順暢的內外部溝通是企業營運不可或缺的關鍵，而電子郵件系統在其中就扮演重要角色。但近期許多郵件服務供應商大幅調整方案內容，例如 Microsoft Exchange Server 2016 和 2019 都將於 2025 年 10 月終止支援。「企業此時得重新審視既有系統，是否還能滿足成本、管理易用性與隱私等需求。」Synology 企業應用事業群協理黃智廣建議，選擇本地端的 Synology MailPlus 本地端電子郵件系統，不僅免於承擔外部供應商漲價、停止服務或政策變動等突發狀況，更能獲得安全與成本上的諸多效益。
升級服務將面臨複雜訂閱模式，且難以預估未來持有成本
提到轉換系統，黃智廣表示 IT 經常會擔心這將帶來不少挑戰，像是系統搬移不易、使用者能否順利銜接使用等，但繼續使用不受支援的 Exchange 版本，其實會導致更嚴重的後果：失去安全性更新、供應商支援以及與其他 Microsoft 應用程式的兼容性。
然而，轉換至供應商的新版解決方案，也無法保證就能一勞永逸。例如組織要升級到接續推出的 Exchange Server Subscription Edition，便會面臨複雜的訂閱模式，除了傳統的伺服器授權與用戶端存取授權（CAL）之外，還必須具備有效的軟體保證（Software Assurance，SA） 或對應的雲端訂閱授權，缺乏 IT 資源的中小型組織就得承擔沉重的管理成本。
即便企業擁有足夠的 IT 人力，仍得考量預算。黃智廣說明，儘管雲端生產力解決方案可以相對輕鬆地擴展規模，卻會受到供應商的限制，包含調漲訂閱價格，或改變解決方案的內容等，都會是潛在的成本風險。另外，各個產業會接收到愈來愈多的合規要求，尤其在資料的隱私性與安全性的面向，都能凸顯 MailPlus 地端電子郵件系統的優勢。
100% 資料自主權與細緻管理設定，MailPlus 還可滿足高標合規要求
首先 MailPlus 以地端型式，由企業自行架設在組織內部，IT 即可完全掌握基礎設備和郵件資料的所有權，從而減少對外部供應商的依賴，還能確保符合當地或特定行業的標準，例如 GDPR、HIPAA 或 ISO 27001。對於教育、政府或醫療等需嚴格遵循合規與審計要求的產業而言，信任與資料可追溯性至關重要，因此 MailPlus 的架構設計格外契合其需求。
MailPlus 不只確保組織握有資料和硬體設備的自主權，所有郵件服務相關的操作、權限，IT 都可以在管理後台完整設定，例如：誰誤刪了郵件、為什麼收不到客戶來信等等，皆能輕鬆即時處理，大幅降低管理難度。同時，MailPlus 會詳實將所有操作都記錄於日誌當中，便於企業未來進行稽核，滿足日益嚴格的合規性需求。
預算方面，企業採用地端部署的電子郵件系統，可擺脫傳統或雲端郵件服務的複雜定價。像是 MailPlus 運行於 NAS 設備，並採用終身授權模式，IT 人員僅需依據儲存空間與團隊規模規劃即可預估總導入成本，未來無須負擔持續性授權費與漲價風險，大幅降低不可預測的成本支出。同時，MailPlus 也支援從現有郵件系統快速移轉，並具備直覺的管理介面與設定流程，讓企業能無縫完成導入。
黃智廣提醒，當企業已面對既有郵件服務停止支援的情況，應立即採取行動、尋找更適合的解決方案，MailPlus 提供簡單、安全且高度自主權的使用體驗，替企業應對不斷變化的法規，並建構出具成本效益且長期韌性的架構。