Microsoft 365 保護機制還不夠？建置專屬備份策略確保生產力不中斷

Microsoft 365 是許多企業不可或缺的生產力平台，但這也讓它成為網路攻擊的首要目標。調查顯示，高達 85% 的 Microsoft 365 使用者，曾遭遇電子郵件資料外洩或受損，這提醒了企業 IT 要重新思考：放在 Microsoft 365 裡的資料究竟是否安全？

Synology 發現，不少企業誤以為微軟會完整保護平台上的資料，因此無需另行備份，然而事實恰恰相反，想確實守護團隊運作不可或缺的資料，就必須釐清 Microsoft 365 是如何保留營運資料。

保留原則不等於備份！透視 Microsoft 365 資料保護的三大盲區

首先，可以從微軟提供的共同責任模型，看到供應商和企業之間的權責：微軟的主要責任，是維護基礎架構的可用性與安全性，讓每位用戶都能順利使用服務。但在資料保護方面，企業才是保護 Microsoft 365 上儲存資料的最終負責人，這意味著如果發生資料遺失事件，使用者必須自行承擔後果。

然而有些 IT 會疑惑，微軟其實有資料保留相關的工具，這樣還不夠嗎？Microsoft 365 確實提供了像是版本控制功能，可以還原 SharePoint 和 OneDrive 的舊版本，卻無法保證能完整復原整個環境，或完好保存所有的歷史資料，一旦帳號授權過期、超過保留期限，或使用者手動刪資料並清空回收站而遺失，就未必能找回完整的資料。

此外，大多數企業須符合 GDPR、HIPAA、ISO 27001 等法規要求，通常會更加嚴謹地規範資料保護的標準，包含留存期間、留存方式還有需定期還原演練等，而 Microsoft 365 的內建保留政策，往往不足以滿足這些合規需求。因此，企業必須為 Microsoft 365 建置一套專屬且全面的資料保護策略。

7 大優勢全面守護：ActiveProtect 為 Microsoft 365 打造最佳防護網

Synology 備份專用一體機 ActiveProtect 正是專為尋求 Microsoft 365 資料保護的企業而生，不僅可以安全地備份資料、滿足法規遵循，更能確保業務不中斷。以下就從 7 個面向，分析 ActiveProtect 為何是守護 Microsoft 365 的最佳解決方案：

Microsoft 365 資料的全面保護：可完整備份所有關鍵的 Microsoft 365 應用程式，包含 Exchange Online、SharePoint、OneDrive 以及 Teams（含一對一聊天紀錄）。
彈性的保留原則：提供多種資料保留選項，包含依天數設定的保留原則、版本控制以及祖父子（GFS）備份策略，確保資料的長期可用性。
確保法規遵循：支援多站點（Multi-site）與跨地域（Multi-geo）的分散式備份架構，企業能將資料儲存於當地機房，遵守各區域的資料落地政策與合規要求。
守護備份資料安全：ActiveProtect 內建防護機制，如不可變保護（WORM）與離線備份（Air-gap），防止備份伺服器資料遭到惡意竄改或刪除。同時，細緻的權限存取控制，也能將備份系統遭攻擊的風險降至最低。
靈活的還原選項：提供精細的還原選項，例如還原單一電子郵件、文件，或進行整批資料還原，協助企業快速恢復營運。另外，組織亦可運用內建虛擬機，操作還原演練且不影響營運環境。
自動化管理任務：ActiveProtect 會自動偵測新帳戶，並將其納入備份保護計畫中，確保新進員工的資料能立即受到保護。同樣地，當員工離職時，系統會自動封存其帳戶資料並停止備份，在保留前員工帳戶以供未來存取的同時，有效節省儲存資源。
集中化管理與監控平台：在直覺、單一的管理平台上，IT 可以輕鬆查看所有備份任務的狀態，還可匯出詳細報表以分析並最佳化備份策略。