現代企業朝向雲端及虛擬環境混合的工作負載，創造龐大資料量，數據商機也讓備份還原等資料保護機制成為諸多企業的關鍵課題。研調機構 IDC 統計，有超過半數的亞太地區企業在過去三年內曾面臨資料損毀無法復原的情況；研究機構 Clutch 更指出，有 6 成的中小企業在遭逢資料遺失後的半年內面臨倒閉危機，顯見企業備份方案之重要。
目前市面上備份解決方案的銷售模式可分為兩類，一是備份硬體及軟體分別銷售；另一則是軟硬體整合的備份一體機，考量到兩種解決方案的總體要價，導致部分企業長期忽略其必要性，或直接買斷備份軟體授權以節省成本。然而，導入備份解決方案的過程中存在許多未被納入評估的隱藏支出，如「授權維運」、「人力資源」、「硬體設備添購」等，是多數企業選擇備份方案時最常忽視的龐大潛在成本。
隱藏成本一：買斷軟體授權的後續維運費用
隨著數據量與日俱增，許多企業選擇永久授權的備份軟體，期望藉此降低整體成本，但一次性交易的軟體買斷形式看似划算，卻忽略後續系統維運的隱性支出。據統計，軟體導入後的年維運費用佔永久授權成本的 22% 至 27%，是一筆不容小覷的支出。
此外，這類永久授權的軟體通常只附帶一年軟體升級權及技術支援，當企業需要升級新平台（例如 VMware vSphere 平台升級）或遇技術支援問題時，將無法即時取得原廠協助，需額外負擔相關技術支援費用。
許多企業在 2017 年勒索病毒肆虐期間深受其害，儘管積極導入各大知名品牌的備份軟體，卻面臨花費高昂金額採購，備份效果仍不如預期，導致後續系統優化與維運支出居高不下；台灣專業化工製造業者煜盛股份有限公司資訊中心副理張執中指出：「以煜盛公司的電腦規模，若採用目前市面上針對用戶端的備份軟體，每年光授權費就得支出約 10 萬元，勢必排擠其它重要專案的預算規劃。」顯見數位化時代下，軟體授權與維運費用逐漸成為企業營運的沉重負擔。
（如果比較備份軟體的 3 年總成本，在計入續訂成本後，永久授權與訂閱制之間幾乎沒有成本差異。）
隱藏成本二：管理 IT 系統架構的人事成本
儘管企業基礎架構逐漸朝向實體與虛擬並存的混合環境，多數傳統備份軟體仍只單一適用於實體或虛擬的 IT 架構，導致一套備份方案常須不同軟體與硬體廠商的共同支援，當系統發生問題時，IT 人員將耗費大量時間在多個軟體及硬體系統間來回檢查。
而隨著業務規模持續擴張，許多企業面臨原有 IT 架構無法同步升級，產生更多人員維護與管理的額外成本。以台灣資生堂為例，儘管已透過 VMware vSphere 打造主機虛擬化平台以降低資訊架構的維護成本，並確保分據點、產線、訂單配送等工作的穩定性，但隨著業務量增長，備份工具效能逐漸衰退，導致含有資料庫的虛擬主機群在備份時所需的時間越來越長，而資訊維運的人事成本也隨之攀升。
台灣資生堂情報企劃部主任張家豪指出，除了資料庫的備份檔案外，其他如檔案伺服器、虛擬主機映像檔等資料，也都需要一個可靠且兼具速度與經濟效益的儲存空間，來保存其備份之資料。
隱藏成本三：儲存硬體設備的額外添購費用
許多企業因預算考量而使用免費的備份軟體，但免費軟體通常僅能支援完整備份模式，導致 IT 儲存空間消耗迅速，企業額外添購的儲存設備成為另一筆無謂開銷。以一周間每日備份量 1TB、資料量變化率 5% 為例，選用支援增量備份的解決方案平均所節省的儲存空間，比使用僅支援完整備份模式的免費備份軟體高出 6 倍之多。
對此，重複資料刪除（De-Dupe）技術可以避免存入相同資料所造成的資源浪費，大幅降低備份作業對處理器、記憶體與額外儲存設備的需求。前身為經濟部加工出口區管理處儲運中心的杰鑫國際物流即實測，源自虛擬機、PC 與實體伺服器共計 11.6TB 資料，透過 De-Dupe 程序後縮減為 4.2TB。
張家豪也表示：「台灣資生堂的員工數超過 500 人，每日產生高達 600GB 的資料變動量，藉由導入內建全域重複資料刪除技術並支援異動區塊追蹤（CBT）的 Synology Active Backup for Business，成功將伺服器端 58TB 的備份資料簡化為 28TB。」
買斷軟體授權的後續維運費用、管理 IT 系統架構的人事支出費用，以及儲存硬體設備的額外添購費用，上述這三項隱藏成本皆可能成為企業 IT 支出的龐大負擔，對有高度備份工作負載需求的企業來說，累績的總體成本更為顯著。
根據 2018 年中小企業儲存調查指出，企業資料量平均每年增加近三成，儲存預算卻反倒持平，將儲存空間做有效率的應用更顯重要。而企業在選擇備份解決方案時，除考量軟、硬體採購支出，也應一併計算未來成本，若為避免後續授權維運費並期望擁有單一管理介面，而選擇軟硬體整合備份一體機，則應考量內建全域重複資料刪除技術及異動區塊追蹤（CBT）的解決方案，才能實現跨裝置、平台與版本的去重複化，減少備份所需儲存容量，並有效縮短備份資料的所需時間，以兼顧資料最大化應用及備份最小化支出，最有效益地運用有限資源。
（以一周間每日備份量 1TB、資料量變化率 5% 推估，選用支援增量備份的解決方案平均所節省的儲存空間，比使用僅支援完整備份模式的免費備份軟體高出 6 倍之多。）