現代職場中，即時通訊已成為團隊協作不可或缺的工具，但即時通訊工具不只是拿來傳遞訊息，如果能緊密連結企業內部系統，更能融入日常營運流程，有效提升團隊工作效率。基於私有雲打造的高安全性通訊平台 Synology Chat，便可透過強大的 Webhook 整合功能，讓企業能輕鬆建立各式聊天機器人，將日常工作流程自動化，大幅提升營運效率。
三大應用情境，建立高效智慧的工作環境
Synology 以下就彙整了眾多客戶最常使用的 3 種情境：
1. 自動 FAQ 回答機制，減少繁瑣重複工作
企業往往擁有大量的標準作業流程與規範，這些資訊查詢起來相當費時，或像是財務、人資等部門人員，得經常回答重複性的問題、無法專注於更重要的任務。因此，當企業建置起一套完整的 FAQ 系統時，還可以再串接 Synology Chat 並建立聊天機器人，便能即時回應這些流程與規範。
舉例來說，報帳是員工經常得跑的內部流程，如果他不清楚特定帳款要檢附哪些文件，可以在Chat 中向聊天機器人提出問題，就能立即得到精確的解答。這不僅提升辦公效率、確保了資訊的一致性，更大幅減輕了上述部門的工作負擔。同時對新進員工相當友善，他們也能更快速熟悉公司體制並融入團隊。
2. 智慧串接系統或營運設備，團隊及時掌握最新資訊
團隊日常運作仰賴著眾多系統與設備，IT 人員能否即時掌握它們的狀態，對組織營運來說至關重要，小至會議室和日曆提醒，大至產線進度及伺服器狀態，Chat 都提供了全方位的系統整合能力，能將各種重要通知集中管理。
舉例來說，一間半導體製造業者就將產線上的每台伺服器，都設置為 Chat 中的使用者，當溫度過高或資源使用異常時，就會以該使用者帳號自動發送訊息給 IT 團隊，讓他們及時處理問題；生產設備也是同理，只要串接好 Chat 後，一旦發生故障，相關負責人便能迅速收到通知並展開檢修作業，這樣的整合不只提升訊息傳遞效率，更讓團隊即時因應各種狀況，大幅降低溝通落差造成的風險。
3. 無縫串接 AI 工具，打造專屬智慧助理
人工智慧快速發展的時代，許多工作者都習慣藉助 AI 的力量增進辦公效率，Chat 同樣可以無縫串接 ChatGPT 等 AI 平台。以 ChatGPT 為例，可以利用 Synology Container Manager 建置專屬的 Docker，並配合相關的開源軟體，就能成功將該服務串接為 Chat 當中的聊天機器人，未來團隊成員在日常工作中，例如要撰寫一則文案或是整理統計數據，都可以隨時向 AI 助理尋求協助，為企業營運效率帶來更多可能性，更能由 IT 團隊把關 AI 使用的情形。
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助 IT 告別繁瑣權限開通工作，將資源投注更重要任務
關於聊天機器人的運用，企業 IT 也無需想得過度複雜，很多看似簡單的功能，其實都能幫助團隊大幅提升效能或降低繁瑣工作。以 Synology 內部為例，便大量運用 Chat 的串接靈活性，創建了不少聊天機器人工具。
以 VPN 服務為例，當員工處於外網環境，得經由 VPN 操作公司內部系統時，過去每天都有數十筆開啟 VPN 權限需求到 IT 人員手中，不僅處理過程細鎖，員工還得等待 IT 處理；若碰到颱風天或特殊情況，更會一次湧入上百名員工提出需求。此外，由於 Synology 相當重視資安，員工若超過指定時間沒使用 VPN 連線，便會自動取消權限、得重新申請。而這一切瑣碎任務在建置 Chat 聊天機器人之後迎刃而解，現在員工只需在聊天視窗輸入「VPN」這組關鍵字，系統就會自動為該名同仁開啟權限。
同時我們還串接了許多系統通知，舉例來說會議室系統自動提醒預約時間；而 HR 與 IT 團隊則建置了諮詢服務機器人，可先由機器人處理相對簡易的疑難雜症，碰到困難的問題再由人工接手。整體來說這些聊天機器人，都為 Synology 不同團隊的成員帶來便利的工作流程。
最後，Chat 除了提供彈性的整合能力，其建構在私有雲的基礎上，更確保企業資料的安全性與隱私保護，不僅為企業打造既安全又高效的現代化溝通環境，還能建置智慧的工作環境，協助組織實踐數位轉型，
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