受到 COVID-19 疫情影響，歐美企業從 2020 年開始大規模實施遠距辦公，多數組織經過了一整年的轉換與適應後已經完成部署，以新的辦公型態重現生產力；反觀疫情控制得當的台灣，我們觀察到許多企業直到今年實施三級警戒時才發現遠距辦公 IT 架構並不完善，無法讓同仁在遠端存取工作檔案，造成營運產能缺口，才趕緊規劃升級檔案服務。
過去企業規劃檔案伺服器時，常見起手式會先詢問儲存空間的配置，例如資料量、容錯配置等，不過隨 COVID-19 疫情加速了辦公模式的轉變，傳統「資料儲存」導向的評估方式，可能要改由「使用者需求」出發，也就是先考慮檔案伺服器的用戶端使用情境、IT 管理訴求，並同時將組織長期發展規劃列於評選考量內，才能確保將有限的 IT 資源運用效益最大化。
逾 60% 公司的遠距 IT 服務仍無法兼顧遠端存取及資安要求 *¹
提到遠距辦公檔案服務，不少企業直覺做法是設置 VPN 服務讓同仁連線回公司，再以 SMB 存取內部檔案。然而 SMB 無法多人同時存取檔案的機制，在遠距工作的背景下，帶來的不便會被嚴重放大，例如：每當團隊需要共同編修同一份檔案時，往往需要互相協調順序，或是所有同仁各自編輯後另存新檔，最後再由負責人彙整完成最終版本，當團隊溝通較不即時，這般繁雜流程都將導致事倍功半。
此外，我們也遇過不少公司為了在短時間內實作遠距辦公，採用公有雲檔案協作服務作為防疫期間的過渡方案，但雲端服務通常採訂閱制，長期累計費用十分驚人，中小企業很難能將檔案服務完全轉換至公有雲，反倒造成資料四散在原先的 On-prem 伺服器和雲端服務上，造成檔案管理困擾。
像是我們國外一位客戶──南非海洋生物研究中心 (South African Institute for Aquatic Biodiversity，以下稱 SAIAB) 便曾遇過類似考驗。與多數中小企業相同，SAIAB 長期面臨 IT 經費與管理人力不足的問題，僅有一位 IT 人員得負責整個百人團隊的資訊服務部署與維護。過去因 Windows 伺服器無法支援遠距檔案存取需求，而開放遠距辦公同事使用 Google 檔案協作服務，辦公室工作同仁則維持使用 Windows 伺服器存取資料，然而，這種混合式檔案架構反而導致資料四散、版本不一，使用者難以快速找到所需檔案，更徒增 IT 管理負擔。
* 註 ¹ 資料來源：iThome 2021 年 CIO 大調查
國家級研究中心以 Synology Drive 取代 Windows 及 SaaS 檔案協作服務，簡化遠距協作流程
SAIAB 多方評估混合式遠距存取需求、安全性機制與建置費用後，最終選擇透過 Synology Drive 打造私有雲檔案伺服器，提升混合辦公環境的效率，並保有檔案一致性。
Synology Drive 是安裝在 Synology NAS 上的檔案管理與協作服務，不用另外購買軟體，就可以讓 NAS 整合網頁瀏覽器、行動 App、桌面端應用程式等多元存取入口，不同需求的部門或單位可以自行選擇習慣的存取方式，例如：辦公室同仁可以使用桌面端應用程式，延續原先 SMB 桌面資料夾的操作習慣；外出同仁透過 Web 入口或行動 App，就能遠端存取同一份的同步檔案。此外，內建的整合團隊協作功能 Synology Office，體驗如同市面上 SaaS 服務商提供的 Office 套件，團隊成員可線上共同編輯同一份文件、試算表或簡報，有感提升團隊生產力。
「其他解決方案不是太複雜，就是缺少本地端檔案存取，或是有安全性問題。Synology 除了符合我們 IT 預算較低的限制，更整合完整 IT 部署和管理功能，例如 Active Directory，讓系統資源管理更輕鬆。」── SAIAB
延伸閱讀：南非海洋生物研究中心如何運用 Synology Drive 解決混合辦公檔案存取需求，有感簡化一人 IT 管理流程？
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駭客攻擊事件隨遠距辦公普及顯著增加，安全性不得忽視
Check Point 資安報告指出，網路攻擊事件在企業實施遠距辦公後急遽增加，統計亞太地區攻擊事件，較去年同期暴增 168% 之多。這與我們的實務經驗不謀而合，我們近期來碰到很多政府、金融單位主動詢問想以 Synology Drive 取代傳統檔案伺服器的原因，正是想解決勒索軟體的威脅及 SMB 對企業的資安隱憂。
近期因 Windows 系統漏洞，使伺服器曝露在嚴重遠端駭入風險的資安事件有增無減，加上遠距辦公期間，IT 不易確保同仁網路環境安全性，頻傳企業受到因網路釣魚、中間人攻擊，一旦同仁電腦遭感染，便可能透過網路芳鄰、網路磁碟機等 SMB 連線，使區網中其他伺服器遭加密。為了確保數位資產的安全，即便在啟用 VPN 的狀態下，我們也較不建議使用 SMB 作為遠距檔案存取應用，連 Synology 自己也在多年前就停用 SMB 了。
針對讓 IT 最煩惱的檔案服務安全，Synology Drive 可強制啟用安全層級更高的 Https 協定，更能運用 Synology Secure SignIn 全新無密碼驗證，強制同仁透過已信任裝置驗證身分，實踐高安全強度的檔案資訊服務。同時，IT 也能透過定期執行 Synology 安全諮詢中心提供的診斷服務，確保系統安全維持在最佳狀態。
不僅於此，Synology 內建提供多元企業級資料備份功能，企業可針對 Synology Drive 中的重要營運資料設定快照備份，便可於意外發生數秒內成功回復資料，實現秒級 RTO。並可運用 Hyper Backup 針對整台 Synology Drive 伺服器進行多版本備份，並將資料備份至異地目的端，例如另一台 NAS 實體伺服器、或是高性價比的 Synology C2 雲端空間，提升 Synology Drive 檔案資料安全。同樣地，這些備份功能也是免授權費，換言之，只要 Synology NAS 支援這些功能，即可隨時啟用，各規模組織均可彈性依照 IT 政策實作備份策略。
跨點辦公需求與日俱增，檔案架構能否彈性調整以滿足組織成長所需？
在全球化時代，許多企業會在不同市場開設辦公室以掌握當地市場狀態和資源，也產生了跨辦公室檔案同步與分享的需求。例如我們最近就接到不少醫療單位的諮詢，疫情期間醫師與護理師經常得出差支援，必須在各據點即時存取到最新病例資料，並在看診後即時更新，確保其他分點的同仁也都能取得最新資料；另一方面，隨著疫苗普及與疫情控制，一些企業逐步恢復正常出差、外派作業，不少公司甚至已重新啟動擴點計畫。為了確保檔案服務架構長期適用，我們通常建議企業評選 IT 服務時，至少應將 3-5 年的組織擴編計畫也評估進來。
常見跨據點檔案同步架構，多使用如 Site-to-Site VPN 的服務讓各據點同仁連線，存取總部資料。然而，當組織規模成長，隨之增加的連線需求將佔用總部大量頻寬，IT 人員需不時調配 VPN 流量資源，以確保全體同仁享有順暢、高效的存取體驗，同時，VPN 使用授權及升級網路服務等成本支出也勢必增加，對於成長型公司而言，這些費用也是一筆不小開銷。
為了幫助企業解決跨點同步的檔案管理挑戰，Synology Drive 也整合了跨點檔案同步的服務 Synology Drive ShareSync，IT 人員同樣在 Web 管理入口就可配置所有 Synology NAS 間的同步任務。當組織設立新辦公據點，可以部署小型的 Synology NAS 作為分點檔案同步伺服器，接著 IT 只需要於總部伺服器管理入口輸入管理員帳密、連線 NAS IP、同步資料夾等基本資訊，即可輕鬆建立跨點檔案同步任務。
如此一來，當檔案一經改動，會同步更新至指定據點的 Synology NAS 同步伺服器上，該地同仁只需要連線到本地端 Synology NAS 即可迅速存取所需檔案，有效解決跨網際網路的連線延遲問題，改善同仁工作體驗與效率。
《澳洲好聲音》製作公司運用 Synology Drive ShareSync 部署跨海檔案同步架構，有感提升遠距協作生產力
製作《澳洲好聲音》、《廚神當道》等多部人氣節目的 Endemol Shine Australia ，在雪梨、墨爾本和多個海外城市均設有工作室，每天多達 250 台 Mac 需同時連線至雪梨總部檔案伺服器，處理超過 1000 TB 的影片與音效檔案，受限原檔案架構，遠距協作效率低落。為了滿足如此大量的儲存需求、同時讓各地團隊保有檔案同步，提升遠距協作生產力， 在考量到可否快速部署及管理功能完整性，Endemol Shine Australia 最終選擇 Synology 私有雲檔案管理與協作方案。
實際導入後，團隊運用 Synology Drive ShareSync 輕鬆實踐多元檔案同步需求，在雪梨、墨爾本、布里斯本等境內工作室，即時將當地工作檔案同步回總部，進行歸檔與異地保存；針對海外分公司，除了設置 Synology NAS 作為本地專案檔案儲存，也會定期備份回總部 NAS，確保資料完整性與總部掌控性。此外，在《廚神當道》這類大型製作專案，也會在拍攝現場設置便攜 NAS，每日將巨量毛片即時同步至總部，相關成員可即時存取最新檔案，最佳化遠距協作效率。
「Synology 的每 TB 儲存成本比其他方案更為實惠，讓製作團隊在預算上有更多選擇。」── 技術主任 Ben Trinder
結合地端 NAS 與雲端服務優勢，Hybrid Share 幫企業依營運資本與擴展階段彈性配置同步架構
此外，Synology 也提供另一種更高擴充彈性的多站點檔案同步解決方案 Hybrid Share，整合 Synology NAS 與我們自有雲端服務 Synology C2──由 C2 擔任同步資料儲存中心，組織可依使用人數在各站點設置適用的 NAS，所有資料同步串流任務均由資料中心的高速頻寬進行處理，由於本地 NAS 僅需保存自 C2 下載的資料，能大幅節省硬體與儲存空間建置成本，同時 Hybrid Share 更支援快取資料訂選功能，使用者可自訂將經常存取資料存於本地 NAS 空間，享有快速且無延遲存取體驗。
針對總部需保存完整檔案資料的組織，可運用 Synology Drive ShareSync 將資料同步至跨站點 Synology NAS；若是預算較有限的單位，則可利用 Hybrid Share 將資料集中保存於 Synology C2 雲端資料中心，各據點同仁同樣可檢視所有可用資料目錄，且檔案於用戶點選下載後，才會實際下載至本地端 NAS，有效節省 NAS 硬體設備與儲存空間成本，企業可將預算調配於更急迫的專案上。
疫情催生現代化辦公新挑戰，檔案管理與協作評選標準也應與時俱進
疫情不只影響常態生活，連公司營運辦公模式也必須改變。我們在 2021 年也深刻感受到強勁的需求，從小型工作室、百人至千人企業，都在詢問如何改變協作方式，唯恐 IT 部署會拖慢組織的營運步調。綜觀來看，上述的遠距存取與協作、檔案服務與資料安全，以及因應組織成長的跨據點檔案同步擴張性，都是企業部署時必須納入的重點，而 Synology Drive 就是我們給出的解答。
IT 架構部署跟防疫一樣，急迫性不容忽視，如何運用當前資源，找出最佳解決方法，已是許多組織的現在進行式。
如果您的組織仍不確定如何評估部署需求？或是如何以有限的預算導入現代化檔案伺服器，歡迎免費索取《Synology Drive 應用介紹與功能展示影片》，了解 Synology 如何幫您的組織解決檔案管理與協作挑戰：
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