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Synology Office 如何協助企業輕鬆達成數位轉型,提高組織生產力?
Samuel Chin
2022-12-7

Synology Office 如何協助企業輕鬆達成數位轉型,提高組織生產力?

自疫情以來,全球數位轉型加速,根據 KPMG 調查,全球 78% 企業 CEO 認為必須儘快加速導入數位工具,才能免於在未來商業賽局中被淘汰,可見企業已陷入強烈的生產力焦慮。

然而,在沒有強力外援的情況下,企業要做到數位轉型並非易事。不只是要將營運資料數位化,還必須完成三階段的生產力轉型:第一,要適應成隨時切換成辦公室及遠距辦公的混合辦公模式;第二,要透過數位方式改變工作流程,達成即時協作,才能提高效率,真正達成數位轉型的願景;第三,當資料成為企業最具價值的資產,如何維持安全性、機密性也成為企業領導者確保企業韌性的重要課題。

為協助全球企業克服這些挑戰,Synology 推出 Office 生產力私有雲,希望成為企業的奧援,從工作型態、工作流程、資料韌性三個轉型面向著手,幫助企業解決上述問題,輕鬆達成數位轉型。

工作型態轉型:任何平台,隨時存取

企業首先碰到的生產力挑戰,就是遠距辦公、員工 BYOD (Bring Your Own Device) 等工作模式轉換的需求。傳統 Office 文書軟體,需一一安裝至每一台員工電腦,並得綁定裝置,無法符合經常跨裝置使用的當代工作情境。

Synology Office 基於私有雲端的架構,只要在瀏覽器輸入網址,或使用行動裝置專屬 App,便能在不同裝置上馬上使用、隨處啟動生產力;而在辦公室內部的時候,又可以享有內網快速存取的優點,非常適合新常態後的混合辦公模式。

另外,Synology Office 的部署流程,相較於其他系統更直覺,更快上手,不但減輕 MIS 人員的訓練負擔,在內部推廣時的也能大幅減少阻礙。

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工作流程轉型:從線性流程變成即時協作,提升數倍效率

滿足不同工作模式後,企業在轉型路上接著應思考的是,如何透過數位工具來改善流程。傳統文件的工作流程中,員工要先從郵件下載檔案到本地、修改過後存檔再透過郵件依序寄給下一個人,協作人數一多,就非常曠日廢時。

相較之下,Synology Office 支援多人即時協作,最多可以同時讓 3,400 個用戶同時連線編輯,徹底簡化原先需要輪流作業的流程。內建的評論、標記、回覆等功能,也可以在對文件內容有疑慮時,讓團隊即時溝通,把所有工作工作流程集中在一點,大幅增進效率,進而達成生產力數位轉型。

此外,Office 支援自動儲存,讓文件不再因為當機、斷電、甚至忘記存檔而前功盡棄。更支援不限數量的歷史版本,無論是操作失誤要復原還是查找編輯紀錄,都輕而易舉。

企業韌性轉型:把數位時代最珍貴的資產──資料,交還企業手上

在企業數位化以後,資料就成了企業最重要的資產。Office 是基於私有雲開發的文書協作軟體,提供更加注重安全和隱私的服務,擁有一般雲端協作的便利性,同時把資料的所有權交還至客戶手上,讓企業完全掌握資料所有權。而一站購足、沒有定期產生的授權費,也讓企業得以擺脫公有雲服務屢見不鮮的用戶政策異動帶來的不預期支出。

此外,配合 Synology 私有雲支援的強大備份生態系,可以在不花額外軟體授權費用的情況下,輕鬆達成 3-2-1 的完整資料保護,確保企業關鍵資料安全。

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Synology 千人跨國企業的 Office 轉型經驗

Synology 總部有約 800 名員工,加上海外分公司全球有千餘名員工,在 Office 完成開發前,Synology 原先也使用市面上常見的文書處理軟體,除了面臨文件四散的問題,MIS 也必須控管每台電腦上軟體的安裝情況及運行版本。

另外,因為無法滿足同步協作需求,Shadow IT 問題更是層出不窮,例如許多團隊會自行使用個人版本的雲端服務,導致無數不受 IT 控管的資料在背後傳遞,無形中也是公司資料管理的風險。

使用了自主開發的 Synology Office 後,所有新進人員透過瀏覽器,便可以馬上編輯各類型文件,不需要 MIS 反覆到 PC 上進行設定,資料也便於統一集中管理。就算人員有所異動,新進人員只要獲得用戶權限,進入對應資料夾,即可看到過往的所有文件,大幅減少工作交接成本。

另外,寄送電子郵件時,也不再使用附件夾帶 Office 檔案,而是使用分享連結、省去下載步驟,不僅簡化協作流程,更徹底解決了檔案下載至本地造成的版本衝突問題,大幅提升辦公效率。

目前,從公司帳務資料、人資管理還是業務行銷例會簡報等,Synology 各種部門的員工已 100% 轉換至 Office 平台,高效率完成日常工作。更重要的是,由於不改變使用者習慣,所以導入時間短,也沒有遇到使用者阻力,非常輕鬆就可以部署,完成企業生產力數位轉型。

Synology Office 協助企業輕鬆達成生產力數位轉型

Synology Office 可以協助企業滿足混合辦公模式需求,並將工作流程轉型至即時協作,確保資料韌性,更重要的是,可以完全掌握數位時代最重要的企業資產──資料。此外,軟硬體一次購足的交付模式可以幫助客戶省下大量的訂閱花費。如果您的企業仍在尋找適合新常態的長期生產力解決方案,Synology Office 將會是協助您企業輕鬆達成生產力數位轉型的選擇!