對多數企業而言，郵件服務除了用於內部資訊溝通，更是客戶下單、與協作廠商商討的主要管道，可說是決定組織營運績效的關鍵 IT 架構之一。中小企業常見的郵件服務選擇包括硬體式的郵件伺服器、訂閱雲端服務、或架設 Microsoft Exchange 服務……等。然而，隨著組織快速發展，使用人數激增，成長中企業開始面臨原有設備效能、擴充彈性不足，或訂閱服務隨帳號數爆增的高額維運費用，甚至排擠其他重要專案而限縮了企業發展機會。因此，如何依照公司現有資源選擇符合應用情境的郵件伺服器解決方案，也成為 IT 需要思考的新課題。
Synology 基於 NAS 的郵件服務 MailPlus，讓企業只需依效能及容量需求選購合適的 NAS 伺服器及硬碟，再按照實際使用人數採購永久性授權，即可以一次性導入成本，自建一套可永久使用的郵件服務架構，可望為 IT 資源有限的企業，提供更切合預算及維運人力條件的另一選擇。
功能完整且導入成本僅 1/3，性價比更勝 SaaS 及 Microsoft Exchange
許多公司在創立初期採用公有雲郵件服務，然而，隨著組織擴編，依使用人數收費的訂閱機制導致每年需支付巨額費用。德國知名大型視覺特效製作公司 RISE FX GmbH 便曾遇到這個問題， RISE 總經理 Robert Pinnow 指出，「我們原先的郵件服務的儲存空間有限，如果要擴充到 200 名同仁適用的儲存容量，需要花費巨額擴充成本，因此我們一直在尋找高性價比的郵件解決方案。」
同樣面臨成本挑戰的還有台灣知名文創休閒業者中環集團，中環集團原使用 Microsoft Exchange 2003，因微軟終止支援，也不再提供系統更新，如要升級郵件方案，必須連同 AD、 Office 一起升級；另一方面，中環集團有許多關係企業，郵件系統須乘載多達 600 多位使用者的應用資料，整體升級經費非常可觀。
在成本、易用性與擴充性的綜合考量下， RISE 與中環集團決定改用 Synology MailPlus。Robert Pinnow 提到：「MailPlus 提供經濟實惠的授權費和直覺易用的介面，加上每台 Synology NAS 都免費附有五個使用者授權，讓我們在導入前進行完整測試體驗，確認功能符合組織需求後，短時間就完成 MailPlus 導入計畫。」而中環集團 IT 主管曾逸文也表示：「對企業來說導入成本是首要考量，Synology MailPlus 成本有很大優勢，相較於過往郵件服務需要後續維護及升級費用，MailPlus 僅需 1/3 建置成本，為 600 多名同仁提供安全、穩定的郵件服務，且擴充性都可以一併滿足。」
相較於常見郵件解決方案，MailPlus 能為公司省下達 63% – 70% 郵件建置成本
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整合完整商務郵件應用與 IT 管理易用性，MailPlus 幫企業重拾郵件管理自主權
商務郵件往來經常夾帶產品資訊、合約等機密文件，事關組織營運，郵件稽核、資料備份保存等功能是商用郵件解決方案的必要應用之一，然而，市面常見的雲端郵件服務並無法滿足企業級應用。Synology MailPlus 技術顧問邱婉凌提到，過去有多家企業前來諮詢 MailPlus 應用功能，正是因為 SaaS 郵件方案缺乏郵件備份與稽核功能，重要郵件遭誤刪後無法復原；或是發生爭議事件時，無法快速搜尋查找相關信件，只能依日期手動查找。而 Synology MailPlus 是運行於 Synology NAS 的商務郵件服務，管理維運透過直覺簡單的 Web 圖形化介面，即可輕鬆完成，幫助 IT 有限的企業大幅降低維護負擔，且所有商務郵件管理功能均內建於 NAS，IT 可以按需啟用稽核、備份等管理應用。
邱婉凌進一步補充，中國北京住總科貿控股集團便是其中一例，受限於公有雲郵件服務功能不全，郵件審核機制無法滿足組織所需，採用 MailPlus 自建郵件服務不但省下大筆訂閱費用，也成功解決管理挑戰。「郵件審核機制方面，透過 MailPlus 提供全域搜尋功能，幫我們落實完整稽核管理，我們可以設定關鍵字、寄件者、日期等多重條件快速搜尋到電子郵件，還可以先預覽郵件內容再決定是否匯出，大幅提升 IT 管理效率。」，北京住總科貿控股集團資訊主任邱蓓蕾表示。
另一方面，企業評選新的郵件解決方案時，除了審視後台管理功能是否符合組織需求，也需讓 IT 人員實際測試使用後台操作介面，確保維運流程符合 IT 使用習慣，才能最小化 IT 管理負擔，將資源分配在更重要的任務。
以比利時 Zone NAGE 救援組織的導入經驗為例，組織原有 IT 架構零散，缺乏一套可供 370 多名同仁協作溝通的郵件系統，以有限 IT 人力難以管理及維護，直到經介紹得知並測試使用 MailPlus，因 Web 介面管理直覺、符合 IT 使用習慣，測試後立即決議導入。「Synology 的解決方案安裝與管理很直覺，我們能輕鬆快速地設置私有雲郵件架構，確保郵件服務延續時間最大化，提供同仁最安全且可靠的溝通平台。」 ，IT 部門主管 Arnaud Brouwers 進一步補充。
MailPlus 提供直覺易用的 Web 管理介面，幫助多家與 Zone NAGE 同樣 IT 管理人力有限的組織，輕鬆配置系統設定，圖為 HA 高可用欉集設定介面
使用者體驗直覺好上手、支援行動 app，輕鬆打造行動辦公室
郵件服務系統涉及組織內所有使用者，除了企業首要考量的「導入成本」與「服務管理容易性」，導入後是否能在公司內順利推動，「使用者體驗」至關重要。MailPlus 的 Web 操作介面透過 Chrome、FireFox 等瀏覽器即可隨時存取，並且支援 iOS、Android 行動 app，使用體驗與市面 SaaS 相當，公司同仁無須改變使用習慣，即可快速適應，並提升電子郵件管理效率。
MailPlus 提供直覺易用的 Web 用戶端介面，幫助公司同仁快速適應，減輕 IT 教育負擔，並有效提升團隊協作效率
台灣知名食品業者一之軒便有相同經驗，在公司創立初期採用訂閱制的公有雲郵件服務，隨著公司成長，長期訂閱成本形成財務負擔，為節省預算而有意替換為更實惠的郵件方案，但要導入 600 多名同仁均適用的新郵件服務並不容易。而 Synology MailPlus 直覺且流暢的用戶端介面符合一之軒的使用需求與期待，一之軒資訊部經理孫文廷表示：「MailPlus 的介面設計比其他系統更直覺，除了有效提升 IT 人員管理負擔，大多數同仁可以快速上手，大幅減輕我們 IT 的訓練負擔，郵件服務推廣成效也大有斬獲。」
台灣知名食品業者一之軒採用 MailPlus 實建 600 U 郵件服務架構圖
MailPlus 建置預算彈性、最小化維運負擔的郵件服務 全面釋放團隊營運潛能
許多成長中企業因資源有限，被迫遷就功能簡陋的 IT 架構，反而限制發展機會。而 Synology MailPlus 是專為資源有限企業設計的私有雲郵件解決方案，可以依照組織的預算、使用人數、儲存空間等需求，客製最切合使用情境的郵件服務，改善團隊工作流程，進而提升組織產能。如果您正在苦惱，現有的公有雲郵件服務或 Exchange 郵件方案功能不全、鉅額訂閱費用已嚴重影響營運、或是以公司有限 IT 管理人力無法負擔，Synology MailPlus 是您不容錯過的替代方案。