Official Blog
揮別郵件服務訂閱費 Synology MailPlus 以 1/3 總體成本幫企業重拾郵件自主權
Phoebe Wang
2021-03-17

揮別郵件服務訂閱費 Synology MailPlus 以 1/3 總體成本幫企業重拾郵件自主權

對多數企業而言,郵件服務除了用於內部資訊溝通,更是客戶下單、與協作廠商商討的主要管道,可說是決定組織營運績效的關鍵 IT 架構之一。中小企業常見的郵件服務選擇包括硬體式的郵件伺服器、訂閱雲端服務、或架設 Microsoft Exchange 服務……等。然而,隨著組織快速發展,使用人數激增,成長中企業開始面臨原有設備效能、擴充彈性不足,或訂閱服務隨帳號數爆增的高額維運費用,甚至排擠其他重要專案而限縮了企業發展機會。因此,如何依照公司現有資源選擇符合應用情境的郵件伺服器解決方案,也成為 IT 需要思考的新課題。

Synology 基於 NAS 的郵件服務 MailPlus,讓企業只需依效能及容量需求選購合適的 NAS 伺服器及硬碟,再按照實際使用人數採購永久性授權,即可以一次性導入成本,自建一套可永久使用的郵件服務架構,可望為 IT 資源有限的企業,提供更切合預算及維運人力條件的另一選擇。

功能完整且導入成本僅 1/3,性價比更勝 SaaS 及 Microsoft Exchange

許多公司在創立初期採用公有雲郵件服務,然而,隨著組織擴編,依使用人數收費的訂閱機制導致每年需支付巨額費用。德國知名大型視覺特效製作公司 RISE FX GmbH 便曾遇到這個問題, RISE 總經理 Robert Pinnow 指出,「我們原先的郵件服務的儲存空間有限,如果要擴充到 200 名同仁適用的儲存容量,需要花費巨額擴充成本,因此我們一直在尋找高性價比的郵件解決方案。」

同樣面臨成本挑戰的還有台灣知名文創休閒業者中環集團,中環集團原使用 Microsoft Exchange 2003,因微軟終止支援,也不再提供系統更新,如要升級郵件方案,必須連同 AD、 Office 一起升級;另一方面,中環集團有許多關係企業,郵件系統須乘載多達 600 多位使用者的應用資料,整體升級經費非常可觀。

在成本、易用性與擴充性的綜合考量下, RISE 與中環集團決定改用 Synology MailPlus。Robert Pinnow 提到:「MailPlus 提供經濟實惠的授權費和直覺易用的介面,加上每台 Synology NAS 都免費附有五個使用者授權,讓我們在導入前進行完整測試體驗,確認功能符合組織需求後,短時間就完成 MailPlus 導入計畫。」而中環集團 IT 主管曾逸文也表示:「對企業來說導入成本是首要考量,Synology MailPlus 成本有很大優勢,相較於過往郵件服務需要後續維護及升級費用,MailPlus 僅需 1/3 建置成本,為 600 多名同仁提供安全、穩定的郵件服務,且擴充性都可以一併滿足。」

相較於常見郵件解決方案,MailPlus 能為公司省下達 63% – 70% 郵件建置成本

延伸了解|Synology MailPlus 如何幫您的公司以 30% 預算自建郵件系統…

整合完整商務郵件應用與 IT 管理易用性,MailPlus 幫企業重拾郵件管理自主權

商務郵件往來經常夾帶產品資訊、合約等機密文件,事關組織營運,郵件稽核、資料備份保存等功能是商用郵件解決方案的必要應用之一,然而,市面常見的雲端郵件服務並無法滿足企業級應用。Synology MailPlus 技術顧問邱婉凌提到,過去有多家企業前來諮詢 MailPlus 應用功能,正是因為 SaaS 郵件方案缺乏郵件備份與稽核功能,重要郵件遭誤刪後無法復原;或是發生爭議事件時,無法快速搜尋查找相關信件,只能依日期手動查找。而 Synology MailPlus 是運行於 Synology NAS 的商務郵件服務,管理維運透過直覺簡單的 Web 圖形化介面,即可輕鬆完成,幫助 IT 有限的企業大幅降低維護負擔,且所有商務郵件管理功能均內建於 NAS,IT 可以按需啟用稽核、備份等管理應用。

邱婉凌進一步補充,中國北京住總科貿控股集團便是其中一例,受限於公有雲郵件服務功能不全,郵件審核機制無法滿足組織所需,採用 MailPlus 自建郵件服務不但省下大筆訂閱費用,也成功解決管理挑戰。「郵件審核機制方面,透過 MailPlus 提供全域搜尋功能,幫我們落實完整稽核管理,我們可以設定關鍵字、寄件者、日期等多重條件快速搜尋到電子郵件,還可以先預覽郵件內容再決定是否匯出,大幅提升 IT 管理效率。」,北京住總科貿控股集團資訊主任邱蓓蕾表示。

另一方面,企業評選新的郵件解決方案時,除了審視後台管理功能是否符合組織需求,也需讓 IT 人員實際測試使用後台操作介面,確保維運流程符合 IT 使用習慣,才能最小化 IT 管理負擔,將資源分配在更重要的任務。

以比利時 Zone NAGE 救援組織的導入經驗為例,組織原有 IT 架構零散,缺乏一套可供 370 多名同仁協作溝通的郵件系統,以有限 IT 人力難以管理及維護,直到經介紹得知並測試使用 MailPlus,因 Web 介面管理直覺、符合 IT 使用習慣,測試後立即決議導入。「Synology 的解決方案安裝與管理很直覺,我們能輕鬆快速地設置私有雲郵件架構,確保郵件服務延續時間最大化,提供同仁最安全且可靠的溝通平台。」 ,IT 部門主管 Arnaud Brouwers 進一步補充。

MailPlus 提供直覺易用的 Web 管理介面,幫助多家與 Zone NAGE 同樣 IT 管理人力有限的組織,輕鬆配置系統設定,圖為 HA 高可用欉集設定介面

使用者體驗直覺好上手、支援行動 app,輕鬆打造行動辦公室

郵件服務系統涉及組織內所有使用者,除了企業首要考量的「導入成本」與「服務管理容易性」,導入後是否能在公司內順利推動,「使用者體驗」至關重要。MailPlus 的 Web 操作介面透過 Chrome、FireFox 等瀏覽器即可隨時存取,並且支援 iOS、Android 行動 app,使用體驗與市面 SaaS 相當,公司同仁無須改變使用習慣,即可快速適應,並提升電子郵件管理效率。

MailPlus 提供直覺易用的 Web 用戶端介面,幫助公司同仁快速適應,減輕 IT 教育負擔,並有效提升團隊協作效率

台灣知名食品業者一之軒便有相同經驗,在公司創立初期採用訂閱制的公有雲郵件服務,隨著公司成長,長期訂閱成本形成財務負擔,為節省預算而有意替換為更實惠的郵件方案,但要導入 600 多名同仁均適用的新郵件服務並不容易。而 Synology MailPlus 直覺且流暢的用戶端介面符合一之軒的使用需求與期待,一之軒資訊部經理孫文廷表示:「MailPlus 的介面設計比其他系統更直覺,除了有效提升 IT 人員管理負擔,大多數同仁可以快速上手,大幅減輕我們 IT 的訓練負擔,郵件服務推廣成效也大有斬獲。」

台灣知名食品業者一之軒採用 MailPlus 實建 600 U 郵件服務架構圖

MailPlus 建置預算彈性、最小化維運負擔的郵件服務 全面釋放團隊營運潛能

許多成長中企業因資源有限,被迫遷就功能簡陋的 IT 架構,反而限制發展機會。而 Synology MailPlus 是專為資源有限企業設計的私有雲郵件解決方案,可以依照組織的預算、使用人數、儲存空間等需求,客製最切合使用情境的郵件服務,改善團隊工作流程,進而提升組織產能。如果您正在苦惱,現有的公有雲郵件服務或 Exchange 郵件方案功能不全、鉅額訂閱費用已嚴重影響營運、或是以公司有限 IT 管理人力無法負擔,Synology MailPlus 是您不容錯過的替代方案。

延伸了解|Synology MailPlus 如何幫您的公司以 30% 預算自建郵件系統…