Uaktualnianie oprogramowania jest trudne, a zwłaszcza w przypadku usług pocztowych, na których opiera się działanie całej firmy. Niezależnie od tego, czy korzystasz z lokalnego serwera, usługi w chmurze czy hybrydowego rozwiązania poczty, w dłuższej perspektywie musisz dokonać trudnych wyborów dotyczących konserwacji, aktualizacji i subskrypcji. W tym roku użytkownicy Microsoft Exchange Server stają przed trudną decyzją.
Jesienią bieżącego roku firma Microsoft opublikuje najnowszą wersję powszechnie używanego rozwiązania dla serwerów pocztowych. Po tej aktualizacji usługa Exchange Server po raz pierwszy przejdzie na model oparty na subskrypcji. Do tej pory zarówno licencje serwera, jak i licencje dostępu klienta (CAL) były ważne przez czas nieokreślony (z aktualizacjami zabezpieczeń dostępnymi do końca okresu wsparcia dla danej wersji), jednak teraz konieczne będzie ich okresowe odnawianie, nawet w przypadku korzystania z serwera lokalnego.
Oprogramowania Exchange Server 2013, 2016 i 2019 są nadal dostępne, ale teraz, gdy dla każdego z nich zbliża się termin zakończenia pomocy technicznej, administratorzy, którzy nie chcą migrować do oprogramowania z subskrypcją, mają ograniczony czas na znalezienie nowego rozwiązania. Jeśli rozwiązania nie uda się znaleźć, a służbowy serwer pocztowy nie zostanie przeniesiony na czas, bezpieczeństwo niezbędnej korespondencji, kontaktów i informacji może zostać narażone, ponieważ zabezpieczenia kolejnych wersji oprogramowania Exchange przestaną być aktualizowane.
W okresie od kwietnia 2023 r. do października 2025 r. miliony obecnych użytkowników programu Exchange Server będą musiały zdecydować, czy przenieść swój serwer poczty na model subskrypcji, czy też przełączyć się na inne lokalne rozwiązanie poczty e-mail
Niektóre organizacje zdecydują się na przeprowadzenie czasochłonnych i kosztownych modernizacji serwerów poczty. Jednak dalsze korzystanie z przestarzałego lokalnego rozwiązania do obsługi poczty wiąże się z wieloma problemami z funkcjonalnością, bezpieczeństwem i zabezpieczeniami. Wiadomości e-mail nie będą docierać do odbiorców, ponieważ ich serwery pocztowe nie rozpoznają źródła jako bezpiecznego. Fala ataków cybernetycznych w 2021 r., która dotknęła ponad 250 000 serwerów korzystających z wersji Exchange Server 2010, 2013, 2016 i 2019, ponownie pokazała ogromne znaczenie aktualizowania zabezpieczeń. Wiele lat po wydaniu oprogramowania luki w zabezpieczeniach mogą nadal narażać organizacje na poważne ryzyko ataków złośliwego oprogramowania i naruszeń danych.
Raport Interaktywnie.pl przygotowany wspólnie z Synology pokazuje jak ogromne zagrożenia czekają na użytkowników sieci oraz jak wiele firm nadal nie jest odpowiednio przygotowanych na atak ransomware.
Bez względu na to, czy obecnie korzystasz z najnowszej, czy starszej wersji programu Exchange Server, nadszedł czas, aby zacząć zastanawiać się, czy i kiedy dokonać uaktualnienia — do następnej wersji, czy też do bardziej przejrzystego i ekonomicznego rozwiązania. Aby pomóc Ci w podjęciu tej decyzji, porównajmy opcje uaktualnienia do nowej wersji Exchange, migracji do alternatywnego rozwiązania opartego na chmurze i inwestycji w Synology MailPlus.
Bardziej skomplikowana struktura kosztów
Nadchodząca aktualizacja programu Exchange Server ma przynieść nie tylko wyższe ceny, ale także bardziej złożoną strukturę cen. Zgodnie z zapowiedziami firmy Microsoft następna edycja będzie oparta na modelu subskrypcji. Przy rocznych cenach opartych na liczbie abonentów samo dodanie bezterminowej licencji klienckiej na dostęp dla każdego nowego użytkownika nie wystarczy. W miarę rozwoju firmy łączny koszt utrzymania będzie się stale podwyższać wraz ze wzrostem opłat rocznych, stanowiąc cykliczne obciążenie finansowe.
W poszukiwaniu alternatywnych rozwiązań wiele małych i średnich firm zwraca się do dostawców usług poczty elektronicznej opartych na chmurze, takich jak Google Workspace, Microsoft 365 lub Exchange Online. Niestety, choć miesięczne opłaty za korzystanie z tych usług są wysokie, nie oznacza to, że ich cena jest przewidywalna w dłuższej perspektywie. Weźmy na przykład pocztę Gmail, gdzie przy miesięcznej opłacie w wysokości 6 USD za użytkownika firma zatrudniająca 100 pracowników zapłaciłaby 7 200 USD za 1 rok korzystania z usługi. Jednocześnie zawsze istnieje ryzyko potencjalnego wzrostu cen po stronie usługodawcy.
Nieprzewidywalna cena to nie jedyny problem. Nie wszystkie branże mogą lub chcą powierzać swoje dane dostawcom poczty e-mail w chmurze. Przedsiębiorstwa z sektora usług finansowych i opieki zdrowotnej wymagają większej kontroli nad infrastrukturą obsługującą usługi pocztowe. Audyty i inne wymogi prawne w tym zakresie często są najlepiej spełniane, gdy organizacje zachowują pełną własność danych, co zmniejsza możliwości hostingu.
Bez względu na to, czy rozważasz uaktualnienie lokalnej infrastruktury programu Exchange, czy też migrację do chmury, istnieją poważne obawy dotyczące struktury kosztów, zarządzania i ochrony danych. Dlatego w firmie Synology codziennie dostajemy wiele zapytań dotyczących serwera pocztowego Synology MailPlus od klientów poczty Exchange i SaaS.
Synology MailPlus to prywatna usługa poczty w chmurze, zaprojektowana do działania na serwerach Synology. Oferuje korzyści w zakresie całkowitych kosztów, bezpieczeństwa danych i własności danych.
Przejrzysta inwestycja na cały okres eksploatacji
Najpierw zajmijmy się kwestią całkowitego kosztu posiadania. Model jednorazowej płatności sprawia, że długoterminowe koszty każdego rozwiązania są znacznie bardziej przejrzyste. Synology MailPlus nie wymaga licencji dla serwera poczty, natomiast dostępne są bezterminowe licencje dla skrzynek pocztowych. Aby wdrożyć długoterminowe rozwiązanie poczty, potrzebne jest tylko urządzenie Synology NAS obsługiwane przez aplikację MailPlus, dyski twarde spełniające wymagania wydajności i pojemności pamięci masowej oraz licencja MailPlus dla każdego użytkownika.
Użytkownicy Synology MailPlus nie podlegają opłatom za licencje serwera, a licencje klientów są bezterminowe i można je przenosić.
Przyjrzyjmy się łącznym kosztom korzystania z poczty Exchange Server przez okres 3 lat w przypadku firmy zatrudniających 100 pracowników i porównajmy je z odpowiednikiem Synology MailPlus.
W przypadku usług Microsoft Exchange firma musi zapłacić za sprzęt, licencję na system operacyjny oraz opłatę za licencję kliencką na dostęp w oparciu o liczbę kont. Całkowity koszt użytkowania takiej konfiguracji przez okres 3 lat wynosi 29 500 USD, nie uwzględniając kosztu uaktualnienia do najnowszej wersji programu Exchange Server.
Natomiast w przypadku przejścia na usługę Synology MailPlus firma o tej samej wielkości musiałaby uwzględnić tylko jednorazowe koszty zakupu sprzętu (na przykład DS1621xs+, uniwersalny moduł zaprojektowany dla małych i średnich firm) oraz bezterminowe pakiety licencji klienckich na dostęp (sprzedawane w jednostkach po pięć kont). Całkowity koszt rozwiązania MailPlus wyniósłby jedynie 6 650 USD, a korzystanie z usługi nie wiązałoby się z żadnymi cyklicznymi opłatami za subskrypcję ani odnawianie.
W tym przykładzie rozwiązanie Synology MailPlus oznaczałoby zaoszczędzenie aż 77% na wdrożeniu i obsłudze serwerów poczty.
Porównanie kosztów posiadania za trzy lata użytkowania programów Microsoft Exchange Server i Synology MailPlus dla 100 użytkowników, z wyłączeniem ceny dysków.
Dowiedz się więcej na temat Pakietów licencji Synology MailPlus
Aktualizacje funkcji i zabezpieczeń jednym kliknięciem
Przy wyborze serwera pocztowego łatwość zarządzania jest równie ważna jak koszt. Główną zaletą Synology MailPlus jest szybkość działania i łatwość zarządzania oraz konserwacji. Aplikacja MailPlus ma bardzo intuicyjny interfejs zarządzania, który umożliwia scentralizowane zarządzanie wszystkimi opcjami konfiguracji i zarządzania w jednym miejscu.
Aktualizacje zabezpieczeń można wykonać jednym kliknięciem i są one całkowicie bezpłatne, a na przykład DKIM (DomainKeys Identified Mail) można skonfigurować bezpośrednio z poziomu tego samego menu. Obsługa administrowania kontami w różnych rozwiązaniach LDAP i AD sprawia, że serwer Synology MailPlus Server jest bardziej elastyczny niż Exchange, z którego można korzystać tylko z usługą Windows AD.
Aplikacja MailPlus Server umożliwia konfigurację DKIM bezpośrednio z menu głównego, podczas gdy program Exchange Server wymaga aplikacji innej firmy.
Wbudowana ochrona i audyt danych
Scentralizowane zarządzanie serwerem Synology MailPlus Server sprawia, że to rozwiązanie sprawdzi się szczególnie dobrze do obsługi informacji związanych z operacjami poufnymi, zapewniając wszystkie narzędzia niezbędne do zachowania zgodności z wymogami prawnymi lub wewnętrznymi w zakresie bezpieczeństwa, kontroli i tworzenia kopii zapasowych.
Na przykład w służbie zdrowia MailPlus Server można wykorzystać do wdrożenia rozwiązania przy użyciu wielu domen. Poufne dane mogą być bezpiecznie przechowywane i wymieniane w sieci lokalnej oraz szyfrowane jeszcze przed ich bezpiecznym wysłaniem do zaufanych odbiorców. Administratorzy lokalni mogą w prosty sposób kontrolować system poczty i w razie potrzeby wykonywać kopie zapasowe, korzystając z natywnych narzędzi administracyjnych wbudowanych w system operacyjny Synology DiskStation Manager (DSM).
System Synology DSM jest wyposażony w bezlicencyjne rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, takie jak Synology Hyper Backup, Snapshot Replication i Active Backup for Business, pomagające wydajnie utrzymywać kopie zapasowe najważniejszych danych aplikacji i systemu, które można wykorzystać do szybkiego przywrócenia wdrożenia w przypadku awarii.
Ponadto Synology MailPlus może nie tylko pomóc osiągnąć własność danych i zgodność z przepisami prawa, ale także znacznie zwiększyć czas pracy systemu i jego dostępność.
Aktualizacje za pomocą jednego kliknięcia w aplikacji MailPlus Server pomagają ulepszyć i chronić system, a jednocześnie skracają czas przestojów do 1 godziny — jest to proces, który w oprogramowaniu Exchange Server może potrwać kilka godzin. Aby zapewnić ciągłość działania firmy w przypadku przestoju w pracy serwera lub zaplanowanej konserwacji, możesz połączyć dwa systemy Synology w klaster przełączania awaryjnego przy użyciu usługi MailPlus High Availability lub Synology High Availability, dzięki czemu jeden serwer przejmie świadczenie usług w ciągu kilku minut, jeśli drugi stanie się niedostępny, i bezpośrednio przywróci dostęp do wszystkich usług poczty elektronicznej.
MailPlus to świetny wybór dla małych i średnich firm, niezależnie od tego, czy wdrażasz serwer poczty po raz pierwszy, czy też chcesz dokonać migracji z usługi Microsoft Exchange. Dzięki wbudowanym w jeden intuicyjny interfejs narzędziom do zarządzania, które zapewniają bezpieczeństwo i wydajność, rozwiązanie poczty firmy Synology oferuje prostą w konfiguracji, niezawodną, zgodną z przepisami, bezpieczną i łatwą w obsłudze pocztę e-mail dla firmy. Poza tym przyrostowy model cen, umożliwiający dodawanie kont w miarę rozwoju firmy, bez cyklicznych opłat rocznych, miesięcznych lub za aktualizację, sprawia, że całkowity koszt posiadania jest niezwykle przejrzysty.