W miarę jak organizacje przyjmują nowe narzędzia oprogramowania do prowadzenia działalności, często borykają się z rozproszonymi systemami, co prowadzi do nieefektywności, duplikacji danych i zagrożeń bezpieczeństwa. Średnio firmy używają 93 różnych aplikacji, a duże przedsiębiorstwa (ponad 2000 pracowników) zarządzają ponad 231 (Okta, 2024), z których większość to aplikacje do efektywności biznesowej. Ten rozrost oprogramowania do efektywności zmusza pracowników do marnowania prawie godziny dziennie na szukanie plików, przełączanie się między niezliczonymi kartami i śledzenie właściwych danych (Cornell & Qatalog, 2021).
Słaba integracja między aplikacjami do efektywności nie tylko zakłóca przepływy pracy, ale także rozszerza powierzchnie ataku, co utrudnia zarządzanie bezpieczeństwem: 90% dokumentów krytycznych dla biznesu jest udostępnianych poza zespołem wykonawczym, z czego ponad 15% jest zagrożonych z powodu nadmiernego udostępniania i błędnie skonfigurowanych uprawnień (Concentric, 2024).
Aby sprostać tym wyzwaniom, organizacje potrzebują zintegrowanego rozwiązania, które usprawnia przepływy pracy, zwiększa bezpieczeństwo i minimalizuje zależność od rozproszonych narzędzi SaaS.
Jak interfejsy API pakietu Synology Office Suite pomagają firmom przełamywać silosy danych
Synology Office Suite to kompleksowa platforma produktywności, która zapewnia współpracę w czasie rzeczywistym, zarządzanie plikami, e-mail i planowanie w bezpiecznej prywatnej chmurze. Konsolidując te narzędzia w jednym środowisku, zapewnia pełną kontrolę nad danymi i zaawansowane zabezpieczenia. W przeciwieństwie do rozproszonych rozwiązań SaaS, pakiet produktywności Synology jest dołączony do urządzenia Synology — eliminując koszty subskrypcji i stanowiąc ekonomiczną alternatywę dla rozproszonych narzędzi SaaS.
Ponadto, pakiet Synology Office Suite teraz wspiera rozszerzoną funkcjonalność poprzez API, umożliwiając bezproblemową integrację z zewnętrznymi aplikacjami SaaS i aplikacjami wewnętrznymi. To pozwala organizacjom automatyzować przepływy pracy i zwiększać interoperacyjność danych, jednocześnie zachowując znane narzędzia.
Interfejsy API pakietu Synology Office Suite korzystają z REST, jednej z najczęściej używanych architektur, znanej z wysokiej kompatybilności, prostoty i przyjazności dla deweloperów. Umożliwia to organizacjom łatwe tworzenie niestandardowych integracji dostosowanych do ich potrzeb, niezależnie od tego, czy chodzi o automatyzację śledzenia e-maili, zbieranie danych, czy zarządzanie plikami. Dodatkowo, zawiera interaktywne narzędzie WebAPI, które oferuje przewodnik krok po kroku, pozwalając deweloperom na bezpośrednie wprowadzanie parametrów i generowanie przykładowych żądań curl do testowania i wdrażania. Interfejs API pakietu Synology Office Suite zawiera również narzędzie zasilane przez AI, które pomaga deweloperom w generowaniu przykładowego kodu, rozwiązywaniu problemów i usprawnianiu integracji, dostarczając dostosowane schematy żądań API do konkretnych przypadków użycia.
Oto kilka przykładów tego, co można zrobić za pomocą interfejsów API REST pakietu Synology Office Suite:
1. Uzyskuj dostęp do plików w folderze zespołu Synology Drive bezpośrednio z oprogramowania firm trzecich
Jeśli Twoja organizacja korzysta z narzędzi do zarządzania projektami, możesz często znajdować się w sytuacji, w której ręcznie kopiujesz i wklejasz łącza do plików z oddzielnych aplikacji, co jest żmudne i podatne na błędy. Dzięki interfejsom API Synology Drive możesz usprawnić ten proces, umożliwiając bezpośredni dostęp do plików folderów zespołu Drive z narzędzia do zarządzania projektami, co pozwala łatwo dołączać odpowiednie pliki projektowe jednym kliknięciem, eliminując potrzebę przełączania się między aplikacjami lub ryzyko skopiowania niewłaściwego dokumentu.
Można to również zastosować do wewnętrznych systemów zarządzania procesami biznesowymi (BPM), aby usprawnić zarządzanie plikami i zatwierdzenia. Na przykład, podczas weryfikacji umów, faktur lub list płac, zazwyczaj przesyłasz pliki ręcznie, czekasz na zatwierdzenie, a następnie przenosisz je do właściwego folderu. Dzięki interfejsom API Drive możesz połączyć swój BPM z Synology Drive, co pozwala na przesyłanie plików z dowolnego miejsca bez potrzeby lokalnego przechowywania i automatyczne przenoszenie zatwierdzonych dokumentów do wyznaczonego folderu zespołu, tworząc bardziej efektywny przepływ pracy.
2. Zautomatyzuj zbieranie i wizualizację danych z ankiet za pomocą Synology Spreadsheet APIs:
Załóżmy, że zbierasz opinie od uczestników wydarzenia. Zazwyczaj eksportujesz odpowiedzi z ankiety, importujesz je do arkusza kalkulacyjnego, a następnie do platformy wizualizacji danych, co wymaga regularnych aktualizacji, aby utrzymać aktualne raporty. Dzięki Synology Spreadsheet APIs odpowiedzi z ankiety są automatycznie importowane do arkusza kalkulacyjnego, a pulpit nawigacyjny synchronizuje się w czasie rzeczywistym, zapewniając, że najnowsze informacje są zawsze wyświetlane. To eliminuje ręczne przetwarzanie danych, pozwalając zespołom skupić się na analizie zamiast na zadaniach administracyjnych.
3. Automatyzuj śledzenie potencjalnych klientów CRM i przypisywanie zadań za pomocą Synology MailPlus APIs:
Ręczne śledzenie potencjalnych klientów i wysyłanie wiadomości e-mail z przypomnieniami może spowolnić zespoły sprzedażowe i prowadzić do utraty okazji. Na przykład na platformie CRM przedstawiciele handlowi zazwyczaj sprawdzają nowe potencjalne kontakty i wysyłają wiadomości e-mail ręcznie. Dzięki Synology MailPlus APIs możesz zautomatyzować ten proces, ustawiając warunki wyzwalające dla nowych potencjalnych klientów, automatycznie przypisując zadania związane z przypomnieniami i wysyłając powiadomienia e-mail. To zapewnia lepszy nadzór i szybsze czasy reakcji, pozwalając zespołom sprzedażowym skupić się na finalizowaniu transakcji zamiast na śledzeniu potencjalnych klientów.
4. Zautomatyzuj planowanie i wnioski urlopowe przy użyciu Synology Calendar API:
Ręczne zarządzanie harmonogramami pracy i wnioskami urlopowymi może prowadzić do nieefektywności i konfliktów w harmonogramie. Dzięki integracji z Synology Calendar API, wnioski urlopowe są automatycznie synchronizowane z Synology Calendar, eliminując potrzebę ręcznych wpisów i zapewniając aktualność harmonogramu. Automatyzacja śledzenia obecności i zarządzania kalendarzem redukuje powtarzalną komunikację, pozwalając pracownikom skupić się na zadaniach o wyższym priorytecie.
Rozpocznij łączenie swoich ulubionych aplikacji z Synology Office Suite API
Niezależnie od tego, czy automatyzujesz zadania w arkuszu kalkulacyjnym, synchronizujesz foldery zespołowe z platformami do zarządzania projektami, czy zwiększasz współpracę w czasie rzeczywistym, REST API Synology oferują elastyczność dla organizacji do integracji z preferowanymi aplikacjami, jednocześnie korzystając z bezpieczeństwa i opłacalności rozwiązań chmurowych prywatnych.
Dowiedz się więcej | Zarejestruj się teraz w WebAPI Synology Office Suite
Uzyskaj fachowe porady, jak rozwiązania Synology mogą usprawnić przepływy pracy i zwiększyć produktywność Twojego przedsiębiorstwa