Synology Office 10 周年里程碑：我們如何幫團隊締造安全又高效的協作流程？

「過去十年來，Synology Office 與 Synology Drive 已成長至服務超過 1800 萬名使用者。我們為此里程碑感到自豪，更對這一路上的支持滿懷感激。」
— Synology 企業應用事業群總監黃智廣

距離我們首次發布 Synology Office 的前身，至今已屆滿十年。回到 2015 年，這個套件最初是以「Spreadsheet」（試算表）的雛形問世，是一款主打即時協作的試算表工具。隨著推出 DSM 6.0，我們迅速加入了文件（Document）與簡報（Slides）功能，逐步演變成今日不少企業所熟知的 Synology Office。

這十年來，我們持續穩健地擴充功能：新增函數、樞紐分析表、API、AI 整合，以及數十項細微但重要的最佳化。在這些演進過程中，我們始終堅守最初的承諾：提供所有必備功能，確保企業可用私有雲部署生產力架構，且不收取以使用者人數計價的授權費用。

關於必備功能，都得經過內部完整測試

事實上， Synology 也曾仰賴本地端（on-prem）的 Microsoft Office 與 Google Workspace，作為內部協作的平台。儘管這些工具十分便利，卻意味著我們必須將資料託付給外部服務，或是得忍受繁雜且缺乏效率的檔案分享流程。隨著公司規模擴張，相關成本也迅速疊加。

因此，我們不禁自問：「Synology 的客戶如此重視資料隱私，但我們的資料卻依賴公有雲服務。如果連自身都無法做出改變，又該如何說服客戶？」

這正是 Spreadsheet 以及後來的 Synology Office 誕生的初衷，最初是由我們的工程團隊率先採用，其簡易的分享機制、即時協作編輯、支援加密檔案，加上直覺的網頁介面，也便於在當時在內部推廣，時至今日各種新功能的改版，也都會經過內部測試並蒐集回饋，才會進入外部測試或正式上線階段，確保各項機制都能符合需求。

關於您的資料，都能掌握 100% 所有權

Synology Office 不只是涵蓋了協作的必備功能，還將組織與團隊的資料，完全放入本地端的桌上型或或機架式伺服器中。資料的所有權完全屬於您，只有您能決定如何備份、分享或進行其他處置。

同樣的理念延伸至 AI 應用。Synology Office 現已提供生成式 AI 功能，但這完全可由企業自行選擇：您可以選擇串接外部 AI 服務，若因爲不信任或法規限制而無法使用，也可以將 AI 工作負載導向至任何與 OpenAI 相容的內部系統。

其他功能如 Synology Drive 的 OCR（光學字元辨識）與 STT（語音轉文字），則完全在您的裝置上私密運作。此外，去識別化機制確保在任何資料離開您的系統前，會遮蔽潛在的敏感個人識別資訊（PII）。

這也是為什麼許多 Synology Office 的部署案例，來自政府機關、金融機構、醫療院所，甚至是大型航太公司——在這些領域，資料隱私是絕對無法妥協的堅持。

關於成本，讓所有人都能享有協作權利

並非每個組織有能力為每一位員工，採購完整的生產力工具授權，特別是針對那些僅需偶爾使用的同仁。舉例來說，我們在製造業環境中經常觀察到這種情況：部分產線員工可能不需要製作簡報或試算表，但他們確實需要閱讀操作文件、教育訓練資料或內部公告。然而，受到了成本的限制，這些員工往往無法獲得授權，這不僅拖慢了工作效率，有時甚至阻礙了關鍵資訊傳遞給正確的人員。

若企業擁有如此困擾，那就一定要導入 Synology 協作解決方案，這時候必定會驚喜地發現：Synology Drive 與 Office 可供無限數量的使用者免費使用。這意味著每位員工都能擁有自己的帳號並存取所需檔案，企業無需再為「席次」（Seat counts）多寡而煩惱。

精益求精，展望未來

走到第 10 個年頭，Synology Drive 與 Office 也將迎來更便利的功能：語意搜尋。未來團隊可以能利用自然語言描述欲尋找的內容，而無需死記確切的檔名或特定詞彙。在這項功能已經在我們公司內部實作，無論是跨國團隊共用的資料夾，還是行銷與設計團隊要從多年來產製的數百萬張活動照片、網頁素材與設計圖中，精準撈取特定影像，都證明是不可或缺的救星。

展望 2026 年，我們還將迎接 Synology Office 兩位新成員：Synology ChatPlus 與 Synology Meet。這兩款產品經過徹底的重新設計，將提供強大的本地端即時通訊、通話與會議功能，並可整合私有雲 AI 進一步強化體驗。總體而言，Synology Office 正逐步發展為更加成熟的多合一解決方案，透過私有雲部署，維護組織的資料自主權，並擺脫不斷波動且持續上漲的公有雲訂閱價格。