Zgodność z RODO w praktyce: jak spełnić kluczowe wymagania

Skala konsekwencji za nieprzestrzeganie przepisów jest znacząca. Kary nałożone na firmy takie jak Amazon, Meta czy Google pokazują, że niewłaściwe zarządzanie danymi nie jest już ryzykiem, które można bagatelizować. Do tej pory w Europie nałożono już ponad 2,7 miliarda euro kar za naruszenia przepisów RODO.

RODO określa zasady gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych osobowych na terenie Unii Europejskiej. Regulacje wskazują, jakie dane mogą być zbierane, w jaki sposób należy je zabezpieczać przed naruszeniami oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Ponieważ jednym z głównych założeń RODO jest zapewnienie użytkownikom większej kontroli nad ich informacjami, organizacje ponoszą odpowiedzialność za sposób, w jaki wykorzystują i chronią dane osobowe.

W dalszej części artykułu przedstawimy najważniejsze wymagania RODO oraz sposoby, dzięki którym organizacje mogą skuteczniej zadbać o zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych.

Znaczenie zgodności z RODO

Ponieważ RODO koncentruje się na ochronie prywatności i bezpieczeństwie danych osobowych, osoby fizyczne mają prawo wiedzieć, w jaki sposób ich dane są zbierane, wykorzystywane, przechowywane i zabezpieczane. Brak zgodności z wytycznymi może prowadzić do szeregu problemów, w tym utraty reputacji oraz konsekwencji operacyjnych i finansowych.

Nieprzestrzeganie RODO stanowi istotne ryzyko biznesowe i może realnie zaburzyć ciągłość działania organizacji. W zależności od skali naruszenia, firmy mogą zostać ukarane grzywną do 10 milionów euro lub 2% globalnego rocznego przychodu, a w poważniejszych przypadkach nawet do 20 milionów euro lub 4% światowych przychodów.

RODO przyznaje również osobom, których dane dotyczą, prawo do składania skarg oraz dochodzenia odszkodowań w przypadku niewłaściwego przetwarzania danych. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwa mogą mierzyć się nie tylko z karami finansowymi, ale również z postępowaniami sądowymi. To z kolei wpływa na relacje z klientami i partnerami, którzy mogą mieć obawy dotyczące współpracy z organizacją niepewną pod względem zgodności z przepisami.

Zgodnie z RODO, naruszenia danych, które mogą stanowić ryzyko dla praw i wolności osób, muszą zostać zgłoszone w ciągu 72 godzin. W przypadku wysokiego ryzyka organizacja ma obowiązek poinformować także osoby, których dane dotyczą, wyjaśniając charakter incydentu, jego możliwe skutki oraz działania podjęte w celu ograniczenia szkód. Warto pamiętać, że incydent może zostać ujawniony publicznie, co wiąże się z dodatkową presją medialną i reakcją klientów. Każde naruszenie, nawet o mniejszej skali, musi być również odpowiednio udokumentowane wewnętrznie.

RODO wymaga także podejścia „privacy by design” i „privacy by default”, czyli uwzględniania ochrony danych już na etapie projektowania systemów oraz domyślnego stosowania ustawień zapewniających najwyższy poziom prywatności. Organizacje muszą być w stanie wykazać zgodność z przepisami, ponieważ w przeciwnym razie przyjmuje się, że ich nie spełniają.

Dane mogą być przechowywane tylko tak długo, jak długo istnieje dla nich jasno określony cel. Okres retencji może wynikać również z innych obowiązków prawnych, takich jak przepisy finansowe, które jednak mogą różnić się w zależności od kraju.

Spełnianie wymogów RODO dzięki specjalistycznemu rozwiązaniu do backupu

W obliczu szerokich wymagań RODO organizacje potrzebują niezawodnego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, które pozwala chronić dane i ich kopie w jednym miejscu, a jednocześnie umożliwia ich przechowywanie przez ściśle określony czas, zgodnie z wymaganiami prawnymi.

Wymagania RODO	Jak spełnić wymagania RODO
Art. 5 ust. 1 lit. e: Dane osobowe powinny być… „przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane…”	Polityki retencji
Art. 5 ust. 1 lit. f: Dane osobowe powinny być… „przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych…”	Kontrole integralności danych Niezmienne kopie zapasowe Izolacja (air-gapping) Bezpieczeństwo transmisji end-to-end Kontrola dostępu Weryfikacja kopii zapasowych i testy DR
Art. 30: „…prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych, za które odpowiada organizacja.”	Raport podsumowujący ochronę danych Dzienniki audytowe
Art. 32 ust. 1: „…wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poziom bezpieczeństwa adekwatny do ryzyka.”	Wdrażanie polityk cyberbezpieczeństwa

Retencja danych

Zgodnie z RODO organizacje nie mogą przechowywać danych dłużej, niż jest to konieczne. ActiveProtect umożliwia definiowanie polityk retencji, które pozwalają zabezpieczać kopie zapasowe oraz dane warstwowe zarówno w środowisku lokalnym, jak i w zdalnej chmurze. Zasoby, które nie wymagają już ochrony, mogą być automatycznie wycofywane z użycia. Dowiedz się więcej.

Odporność danych

RODO wymaga zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, co oznacza konieczność wdrożenia mechanizmów chroniących je przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

ActiveProtect oferuje szereg funkcji wspierających bezpieczeństwo danych. Wbudowane mechanizmy niezmienności (immutable) chronią kopie przed modyfikacją lub usunięciem, a funkcje air-gap pozwalają przechowywać je w odizolowanym środowisku, co umożliwia bezpieczne odtworzenie danych w razie potrzeby.

Rozwiązanie wykorzystuje bezpieczną transmisję danych typu end-to-end, a podczas przesyłania do zdalnych lokalizacji stosowane jest szyfrowanie AES-256.

Dostęp do danych jest kontrolowany za pomocą mechanizmów opartych na rolach, dzięki czemu tylko uprawnione osoby mogą je przeglądać lub nimi zarządzać. Użytkownikom można przydzielać różne poziomy uprawnień, takie jak podgląd, tworzenie kopii zapasowych czy odtwarzanie danych. Centralne zarządzanie użytkownikami możliwe jest dzięki integracji z Windows AD i LDAP, a uwierzytelnianie odbywa się przez SSO oraz istniejące mechanizmy MFA skonfigurowane w systemie tożsamości. Dowiedz się więcej.

ActiveProtect oferuje również automatyczną weryfikację kopii zapasowych, co pozwala sprawdzać ich poprawność zaraz po utworzeniu. Dodatkowo dostępne są funkcje samonaprawy, które umożliwiają wykrywanie i automatyczne korygowanie uszkodzonych danych.

Wbudowany hypervisor pozwala także testować scenariusze odzyskiwania danych, co ułatwia weryfikację gotowości systemu na sytuacje awaryjne.

Rejestry danych

Aby wspierać zgodność z RODO i lepsze monitorowanie operacji backupowych, ActiveProtect umożliwia generowanie podsumowań działań związanych z tworzeniem i odtwarzaniem kopii zapasowych. Logi mogą być przeglądane i eksportowane na potrzeby audytów, co pozwala IT śledzić aktywność użytkowników i wykrywać potencjalne zagrożenia.

Polityki cyberbezpieczeństwa

Synology przykłada dużą wagę do kwestii bezpieczeństwa. W ramach organizacji działa zespół PSIRT, który zajmuje się analizą i reagowaniem na podatności wykryte w produktach, w tym w ActiveProtect. W przypadku zgłoszenia luki firma weryfikuje problem i publikuje odpowiednie poprawki lub aktualizacje. Dzięki temu użytkownicy mogą ograniczyć ryzyko naruszeń danych i łatwiej utrzymać zgodność z wymogami RODO. Dowiedz się więcej.