Nie każdy backup Microsoft Teams jest taki sam: czego nie mówią dostawcy

Microsoft Teams jest dziś jednym z podstawowych narzędzi komunikacji w organizacjach. Wspiera zarówno współpracę projektową i udostępnianie plików, jak i codzienną wymianę informacji. W efekcie dane generowane w Teams stały się istotnym elementem ciągłości działania biznesu.

Środowisko Teams składa się z wielu usług zaprojektowanych z myślą o różnych scenariuszach współpracy. Obejmuje to zarówno publiczne kanały zespołów, jak i prywatne czaty 1:1 oraz rozmowy grupowe.

W praktyce wiele rozwiązań do backupu koncentruje się głównie na kanałach zespołów, podczas gdy prywatne czaty często nie są w pełni uwzględniane. Nie wynika to z ich mniejszego znaczenia, lecz z faktu, że ich archiwizacja wiąże się z istotnymi wyzwaniami technicznymi.

Ukryta złożoność backupu czatów 1:1 w Microsoft Teams

Choć na pierwszy rzut oka archiwizacja prywatnych rozmów może wydawać się prosta, architektura Microsoft Teams wprowadza szereg technicznych złożoności, które ograniczają wsparcie w wielu rozwiązaniach backupowych.

Rozproszona architektura przechowywania danych

Prywatne czaty nie są przechowywane w jednym miejscu. Każda rozmowa zapisywana jest oddzielnie w skrzynkach pocztowych Microsoft Exchange należących do poszczególnych uczestników.

Aby odtworzyć pełną konwersację, konieczne jest zebranie danych z wielu skrzynek i połączenie ich w jeden spójny zapis. To znacząco zwiększa poziom złożoności całego procesu.

Rozproszona architektura przechowywania danych

Złożoność backupu typu full-fidelity

Rozmowa to nie tylko tekst. Obejmuje również formatowanie, takie jak pogrubienia czy podkreślenia, a także elementy wbudowane, na przykład tabele. Aby przywracanie było wierne oryginałowi, backup musi zachować wszystkie te szczegóły.

Jeszcze większym wyzwaniem są załączniki. Interfejs Microsoft Graph API zwraca jedynie adresy URL do plików, które mogą przestać działać, jeśli plik zostanie przeniesiony lub usunięty. To znacząco utrudnia zapewnienie spójności danych.

Wąskie gardła wydajnościowe

API Microsoftu ma naturalne ograniczenia w zakresie śledzenia zmian przyrostowych. W praktyce oznacza to, że bez odpowiednich mechanizmów wiele rozwiązań backupowych musi każdorazowo pobierać całą historię wiadomości. Wraz ze wzrostem ilości danych wpływa to negatywnie na wydajność i zwiększa obciążenie API.

Dodatkowym wyzwaniem są czaty grupowe. Ponieważ obejmują wielu uczestników, backup wykonywany na poziomie pojedynczych kont może prowadzić do wielokrotnego zapisywania tych samych danych. Im więcej uczestników rozmowy, tym większe zużycie przestrzeni.

ActiveProtect przełamuje ograniczenia dzięki wyspecjalizowanej architekturze

Zamiast omijać te wyzwania, Synology w swoim dedykowanym rozwiązaniu backupowym ActiveProtect podchodzi do nich bezpośrednio. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne i efektywne zabezpieczanie danych z Microsoft Teams.

Backup typu full-fidelity

ActiveProtect zapisuje dane z Microsoft Teams szerzej niż tylko treść wiadomości. Obejmuje to członków czatu, naklejki oraz osadzone linki do Microsoft OneDrive, które pozostają aktywne także po przywróceniu danych. Zachowywane jest również formatowanie wiadomości, takie jak pogrubienia, podkreślenia czy tabele.

W przypadku załączników rozwiązanie nie opiera się wyłącznie na linkach zwracanych przez Microsoft Graph API. Zamiast tego pliki są pobierane i przechowywane razem z odpowiadającymi im wiadomościami. Dodatkowo zastosowano mechanizm śledzenia zmian, który wykrywa modyfikacje załączników i dba o to, by w backupie znajdowała się ich aktualna wersja.

Takie podejście eliminuje problem nieaktywnych linków i pozwala na wiarygodne odtworzenie całych konwersacji.

Backup typu full-fidelity

Optymalizacja wydajności na dużą skalę

Aby poradzić sobie z ograniczeniami Microsoft Graph API w zakresie śledzenia zmian przyrostowych, ActiveProtect analizuje odpowiedzi API i identyfikuje znacznik czasu ostatniej modyfikacji dla każdej wiadomości. To właśnie on staje się punktem odniesienia dla kolejnych cykli backupu przyrostowego, co pozwala skutecznie śledzić zmiany nawet bez natywnego wsparcia po stronie API.

W przypadku czatów grupowych zastosowano mechanizm deduplikacji, który eliminuje powielanie danych między uczestnikami. Dla przykładu, w rozmowie użytkowników A, B i C system pobiera dane tylko raz dla jednego z nich. Przy backupie kolejnych uczestników rozpoznaje te same treści i wykorzystuje już zapisane dane, zamiast pobierać je ponownie.

Lepsza widoczność danych i możliwości odtwarzania

ActiveProtect zwiększa dostępność danych, wychodząc poza standardowe scenariusze przywracania.

Rozwiązanie oferuje wyszukiwanie pełnotekstowe we wszystkich czatach, co pozwala szybko odnaleźć konkretne informacje. Dodatkowo umożliwia filtrowanie wiadomości według zakresu czasu oraz ich zbiorcze pobieranie, co usprawnia analizę większych zestawów danych.

Przed przywróceniem użytkownik ma dostęp do podglądu wiadomości z zachowaniem pełnego formatowania. Dzięki temu może zweryfikować ich zawartość i kontekst bez konieczności otwierania każdej wiadomości osobno.

Lepsza widoczność danych i możliwości odtwarzania

W sytuacji, gdy konieczne jest przywrócenie danych, wybrane wiadomości lub całe czaty mogą zostać wyeksportowane do plików HTML. To szczególnie przydatne w kontekście audytów oraz procesów eDiscovery. Każdy eksport zawiera znacznik czasu wygenerowania, co zapewnia pełną przejrzystość i możliwość śledzenia, kiedy plik został utworzony.

Mechanizm retry whitelist zwiększający stabilność backupu

Mechanizm backupu oparty na Microsoft Graph API działa sekwencyjnie, co oznacza, że pojedynczy błąd w wiadomości może przerwać cały proces. W wielu rozwiązaniach taka sytuacja kończy się niepowodzeniem całego zadania backupowego.

Aby zwiększyć stabilność i skuteczność, ActiveProtect wykorzystuje mechanizm retry whitelist. Pozwala on odseparować problematyczne elementy bez zatrzymywania całego procesu. W przypadku błędu jest on rejestrowany, a system kontynuuje backup pozostałych danych. Elementy, które sprawiły problem, trafiają na listę priorytetową i są ponownie przetwarzane w kolejnym cyklu.

Dzięki takiemu podejściu ActiveProtect adresuje wyzwania związane z backupem Microsoft Teams na każdym etapie, od pozyskiwania danych, przez ich przechowywanie, po stabilność całego procesu. W efekcie organizacje mogą skutecznie zabezpieczać czaty 1:1 w sposób kompleksowy, wydajny i przewidywalny kosztowo.

Dowiedz się więcej

Dowiedz się, jak ActiveProtect odpowiada na potrzeby ochrony danych w Microsoft 365 lub kliknij, aby skonsultować się z ekspertem Synology i przetestować nasze rozwiązanie za darmo tutaj.