Microsoft Teams è ampiamente utilizzato per la comunicazione aziendale, supportando qualsiasi attività, dalla collaborazione su progetti e la condivisione di file alle conversazioni quotidiane. Di conseguenza, i dati generati all’interno di Teams sono ormai fondamentali per le operazioni aziendali.
Teams comprende diversi servizi progettati per varie esigenze di collaborazione, inclusi i canali pubblici del team e le chat private 1:1 o di gruppo. Tuttavia, molte soluzioni di backup si concentrano sui canali del team, mentre le chat private spesso non vengono supportate. Questo non perché i dati delle chat siano poco importanti, ma perché eseguire il loro backup introduce sfide tecniche significative.
La complessità nascosta dietro il backup delle chat 1:1 di Teams
Sebbene il backup delle chat private possa sembrare semplice in apparenza, l’architettura di Microsoft Teams introduce complessità tecniche che limitano il supporto da parte di molte soluzioni di backup.
Architettura di storage frammentata
Le chat private vengono archiviate in modo distribuito. Ogni conversazione viene salvata separatamente nella casella di posta Exchange personale di ciascun partecipante. Il ripristino di una chat completa richiede la raccolta dei dati da più caselle di posta e la loro unione in un unico record, il che aumenta notevolmente la complessità.
Complessità del backup full-fidelity
Una conversazione include più del semplice testo; comprende anche la formattazione, come il testo in grassetto o sottolineato, e le tabelle incorporate. Per garantire un ripristino accurato, i backup devono conservare anche questi dettagli.
Eseguire il backup degli allegati è più complicato, poiché l’API Graph restituisce solo gli URL dei file, che possono diventare non validi se i file vengono spostati o eliminati.
Colli di bottiglia delle prestazioni
Le API di Microsoft impongono limitazioni intrinseche al tracciamento delle modifiche incrementali. Ciò significa che ogni backup richiede il recupero dell’intera cronologia dei messaggi se la soluzione di backup non dispone di un meccanismo efficiente. Questo rallenta le prestazioni e aumenta il carico sulle API con la crescita dei dati.
Inoltre, le chat di gruppo complicano ulteriormente l’efficienza dello spazio di archiviazione. Poiché le chat di gruppo coinvolgono più partecipanti, il backup dei dati per ogni singolo account può comportare la memorizzazione ripetuta degli stessi contenuti. Maggiore è il numero di partecipanti, maggiore è lo spazio di archiviazione utilizzato.
ActiveProtect supera i limiti con un design specializzato
Anziché evitare queste problematiche, ActiveProtect, l’appliance di backup appositamente progettata da Synology, le affronta direttamente attraverso una logica di gestione specializzata, consentendo un backup preciso ed efficiente di Microsoft Teams.
Backup full-fidelity
ActiveProtect cattura i dati di Microsoft Teams oltre ai messaggi di testo, includendo i membri della chat, gli adesivi e i collegamenti OneDrive incorporati, che rimangono cliccabili anche dopo il ripristino. Preserva inoltre la formattazione dei messaggi, come il testo in grassetto o sottolineato, e le tabelle incorporate.
Per gli allegati, anziché affidarsi esclusivamente agli URL dell’API Graph, ActiveProtect scarica proattivamente i file e li archivia insieme ai relativi messaggi. Una logica di tracciamento delle modifiche personalizzata identifica le modifiche agli allegati, garantendo il backup della versione più recente. Questo approccio elimina i link non funzionanti e assicura che le conversazioni possano essere ripristinate in modo affidabile.
Ottimizzazione delle prestazioni su larga scala
Per superare l’incapacità dell’API di monitorare nativamente le modifiche incrementali, ActiveProtect analizza le risposte API per determinare il timestamp dell’ultima modifica di ciascun messaggio. Questo timestamp viene utilizzato come base per il prossimo ciclo di backup incrementale, consentendo un tracciamento efficiente delle modifiche anche senza supporto diretto dell’API.
In uno scenario di chat di gruppo, la deduplicazione integrata evita che i dati duplicati vengano memorizzati tra i partecipanti. Ad esempio, in una chat tra gli utenti A, B e C, il sistema scarica la conversazione una sola volta per l’utente A. Quando viene eseguito il backup dei dati per gli utenti B e C, il sistema riconosce lo stesso contenuto e riutilizza il backup esistente invece di scaricarlo nuovamente.
Maggiore visibilità nelle operazioni di ricerca e ripristino
ActiveProtect migliora l’accessibilità e la visibilità dei dati, andando oltre il semplice ripristino.
Supporta la ricerca full-text in tutte le chat, consentendo agli utenti di individuare rapidamente parole chiave specifiche. Il filtro per intervallo di tempo permette di identificare e scaricare in blocco i messaggi all’interno di un periodo definito, per una revisione più efficiente.
Prima del ripristino, ActiveProtect fornisce anteprime contestuali dei messaggi con supporto completo della formattazione. Gli utenti possono quindi rivedere il contenuto e verificarne l’accuratezza prima di procedere, eliminando la necessità di aprire ogni messaggio singolarmente.
Quando è necessario ripristinare i dati, è possibile esportare messaggi selezionati o intere chat come file HTML. Questa funzionalità è particolarmente utile in contesti di audit e eDiscovery. Ogni esportazione include un timestamp di generazione, che garantisce una chiara tracciabilità della data di creazione del file.
Whitelist di retry per migliorare la stabilità del backup
Il meccanismo di backup dell’API di Microsoft opera in modo sequenziale, il che significa che un singolo errore di messaggio può interrompere l’intero processo di backup. In molte soluzioni, tali errori comportano semplicemente la conclusione del processo di backup.
Per migliorare la stabilità e la percentuale di completamento, ActiveProtect utilizza un meccanismo di whitelist per i tentativi di ripristino che isola gli elementi problematici senza interrompere l’intero processo di backup. Quando si verifica un errore, il problema viene registrato e il sistema continua a elaborare i messaggi rimanenti. Gli elementi interessati vengono quindi prioritizzati e ritentati nel ciclo di backup successivo.
Per affrontare le sfide del backup di Teams, ActiveProtect le risolve da ogni angolazione, dall’acquisizione dei dati all’architettura di archiviazione e alla stabilità del sistema, consentendo alle organizzazioni di proteggere le chat individuali in modo sicuro, efficiente e completo, con licenze convenienti .
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