Pour les écoles qui ont compté sur des solutions SaaS de productivité pendant des années, c’est un moment crucial pour réévaluer les besoins à long terme et explorer des alternatives offrant une plus grande stabilité, flexibilité et contrôle. Alors que l’adoption du cloud dans l’éducation s’étend, les plans SaaS de productivité continuent d’évoluer. Avec la fin du stockage illimité gratuit de Google Workspace for Education en 2022 et les récentes mises à jour de Microsoft sur les offres 365 Education, les institutions avec des milliers de professeurs et d’étudiants font face à des impacts significatifs sur les coûts et les ressources.
Comment ces plans impactent-ils les institutions éducatives ?
D’ici janvier 2025, Microsoft apportera des changements significatifs à ses plans Microsoft 365 Education, y compris la suppression du plan Office 365 A1 Plus, la réduction des groupes de stockage à 100 To par locataire, et la restriction de certaines licences aux applications web uniquement sans leurs versions de bureau correspondantes, y compris Word, Excel ou PowerPoint.
Ces ajustements peuvent pousser les écoles vers des plans payants à coût plus élevé ou à réaffecter des ressources pour maintenir la fonctionnalité, incitant beaucoup à réévaluer leur dépendance aux solutions SaaS. L’abonnement aux applications de productivité SaaS pose des défis dans trois domaines critiques :
1. Pressions sur le coût
La transition vers des licences à coût plus élevé pour répondre au stockage et à la fonctionnalité d’origine représente un fardeau financier important pour de nombreuses institutions. Avec peu de contrôle sur les changements futurs des offres, l’imprévisibilité continue ajoute à l’instabilité financière, qui est probablement associée à des coûts supplémentaires pour les temps d’arrêt, la migration et la reformation du personnel enseignant et des étudiants.
2. Préoccupations concernant la confidentialité des données
Avec près de 80% des établissements éducatifs ciblés par des cyberattaques chaque année, les établissements éducatifs sont des targets privilégiés étant donné la nature sensible des données qu’ils gèrent ; dossiers des étudiants, informations financières et recherches propriétaires. La dépendance au stockage cloud tiers peut être un risque de sécurité substantiel, car les écoles ont moins de contrôle sur la manière et l’endroit où leurs données sont stockées.
3. Défis de conformité :
Les réglementations spécifiques à l’éducation comme FERPA et GDPR imposent des exigences strictes pour la gestion des données personnelles. Les institutions doivent s’assurer que leurs systèmes sont sécurisés, privés et auditables ; des normes que les solutions de productivité publique peuvent avoir du mal à respecter.
Comment la suite Synology Office est adaptée aux éducateurs
En réponse à ces changements, les institutions cherchant une stabilité à long terme peuvent se tourner vers des suites de productivité hébergées localement telles que Synology Office Suite. Les solutions sur site offrent une plus grande flexibilité de stockage, un meilleur contrôle des données, une confidentialité accrue et une stabilité des coûts, aidant les institutions à rester conformes aux réglementations. Synology Office Suite propose une plateforme tout-en-un, conviviale, avec des outils comme Drive, Office, MailPlus, Chat, Calendar, Contacts et Note Station, facilitant ainsi la prise en main pour les enseignants et les étudiants.
Les étudiants peuvent accéder aux supports d’apprentissage et aux applications de n’importe où sur des ordinateurs portables, des tablettes ou des smartphones en utilisant Synology Drive. Les éducateurs peuvent également l’utiliser pour partager des fichiers de cours et organiser les devoirs sans effort. De plus, les étudiants peuvent collaborer en temps réel avec Synology Document, Spreadsheet et Slides, et partager les fichiers via Synology Chat pour une communication plus fluide.
En savoir plus : Comment des institutions éducatives comme l’Université de Washington et l’Université de Houston gardent leurs données sécurisées et conformes avec Synology Office Suite.
Voici 5 façons dont les solutions de productivité Synology peuvent aider les établissements d’enseignement à répondre à leurs exigences :
1. Stockage évolutif
Avec Synology Office Suite, les écoles peuvent faire évoluer le stockage pour répondre à leurs besoins exacts. À mesure que les demandes de stockage augmentent, les établissements peuvent facilement étendre et adapter leur groupe de stockage, en faisant une solution flexible et pérenne.
2. Efficacité des coûts et stabilité
En éliminant les frais d’abonnement récurrents et en minimisant le risque de changements imprévisibles de fournisseur, Synology Office Suite offre une alternative fiable et stable. Avec un achat unique, les écoles peuvent accéder à une suite de productivité complète qui offre une valeur à long terme et un contrôle sur les dépenses.
3. Outils de collaboration intégrés
La suite Synology Office est livrée avec des outils de collaboration intégrés, y compris Drive, MailPlus, Chat et Calendar, qui permettent aux éducateurs et aux étudiants de travailler ensemble en temps réel. Ces outils sont inclus avec le Synology NAS, offrant une suite de productivité tout-en-un qui assure des flux de travail fluides.
4. Sécurité avancée des données et confidentialité
Les solutions sur site de Synology garantissent une pleine propriété et un contrôle total des données, minimisant ainsi le risque de violations ou d’interruptions de service et facilitant également la conformité des institutions. Avec des fonctionnalités telles que le chiffrement des données et l’authentification multi-facteurs, elles aident à protéger les informations sensibles, telles que les articles de recherche ou les données personnelles des étudiants et du personnel enseignant.
5. Gestion et maintenance simplifiées
Avec une interface similaire aux solutions de productivité grand public, la suite Synology Office assure une transition facile pour les utilisateurs. Les administrateurs peuvent gérer efficacement les appareils, les utilisateurs et les politiques de sécurité via des consoles centralisées comme la console d’administration Synology Drive et Synology MailPlus Server, qui offrent des fonctionnalités essentielles telles que les journaux d’audit client et serveur pouvant être exportés pour la conformité, des permissions d’accès granulaires pour rationaliser l’administration, et des outils de migration pour simplifier la transition vers les solutions Synology.
Construire une infrastructure résiliente pour l’avenir
Les modifications des plans SaaS peuvent perturber les opérations des éducateurs, mais elles offrent également une opportunité pour les institutions de réévaluer leurs systèmes actuels et d’envisager des alternatives plus fiables, sécurisées et flexibles.
La suite Synology Office offre une alternative abordable et fiable pour répondre à ces besoins, permettant aux écoles de maintenir leur productivité sans sacrifier le contrôle ni dépasser les budgets.
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