Gérer des projets, suivre les progrès et communiquer les tâches sont des éléments essentiels quotidiens pour les organisations, dont beaucoup se tournent vers des solutions de productivité SaaS pour permettre la collaboration en temps réel et stimuler la croissance de l’entreprise. Cependant, l’utilisation de plusieurs services peut disperser les fichiers, réduire l’efficacité et augmenter le risque de fuites de données. De plus, maintenir diverses plateformes est coûteux en termes de temps et de ressources pour les équipes informatiques.
Selon un rapport de Varonis, plus de 80 % des organisations ont involontairement exposé des données sensibles via des outils de productivité SaaS. Cette statistique alarmante révèle que les fuites de données pourraient potentiellement entraîner des pertes dépassant 28 millions USD pour une seule entreprise, soulignant une vulnérabilité de sécurité critique qui ne peut être ignorée. En conséquence, de nombreuses entreprises réévaluent leur dépendance aux services SaaS. Par exemple, Disney a récemment été piraté par un groupe de cybercriminels qui a volé plus de 1 To de messages et de fichiers de Slack, incitant l’entreprise à interrompre le service.
Les autorisations décentralisées et la gestion inadéquate des outils de productivité SaaS peuvent entraîner des vulnérabilités de sécurité
L’utilisation non sécurisée des outils SaaS est la principale cause de l’exposition des données sensibles des entreprises, comme l’absence d’authentification multifacteur (MFA) et de paramètres d’autorisation détaillés. Ces lacunes peuvent laisser les données cloud de l’entreprise largement ouvertes aux menaces externes, entraînant une violation majeure des défenses de cybersécurité.
Du point de vue des outils SaaS eux-mêmes, ils améliorent la collaboration d’équipe et à distance, permettant aux employés de partager et d’accéder facilement aux données de l’entreprise. Cependant, cette commodité conduit souvent à l’informatique fantôme, où les départements adoptent indépendamment plusieurs outils SaaS sans en informer l’équipe informatique. En conséquence, de nombreuses applications tierces contournent les politiques de sécurité de l’entreprise. Bien que les outils SaaS incluent des fonctionnalités de sécurité intégrées, les utilisateurs réguliers peuvent manquer de l’expertise technique des professionnels de l’informatique pour configurer correctement ces paramètres, exposant l’organisation à des vulnérabilités potentielles et des risques de cybersécurité.
De plus, de nombreux travailleurs ne sont pas conscients des types de données appropriés pour le stockage dans les plateformes SaaS, des autorisations d’accès et de la gestion des processus, ce qui entraîne des vulnérabilités de sécurité et des fuites de données. Les scénarios d’exemple incluent le partage de documents internes et externes sans définir de mots de passe pour les fichiers, d’autorisations de téléchargement et d’édition, ou de dates d’expiration de lien, permettant un accès malveillant aux données sensibles.
Cependant, les outils de productivité jouent toujours un rôle vital dans les opérations des organisations. Synology Office Suite, construit sur une architecture de cloud privé, offre la solution idéale qui combine sécurité et efficacité, libérant les capacités de collaboration en équipe tout en donnant à l’entreprise un contrôle total des données.
Le déploiement d’outils de productivité sur un cloud privé peut améliorer la sécurité et l’efficacité pour les entreprises
L’utilisation du déploiement de cloud privé pour les outils de productivité au sein d’une organisation est plus adaptée aux industries qui traitent de grandes quantités de données sensibles, telles que la finance, la santé et l’éducation. Synology Office Suite fournit des solutions de productivité allant de la gestion de fichiers avec Synology Drive, des plateformes de collaboration comme Synology Office, des systèmes de messagerie comme Synology MailPlus, à la communication en temps réel avec Synology Chat, offrant quatre avantages majeurs pour les entreprises :
1. Récupérez 100% du contrôle des données : Tous les outils de productivité fonctionnent au sein d’un cloud privé, permettant aux équipes de bénéficier de la même commodité, mais avec une confidentialité totale grâce au réseau local de l’organisation. Cela garantit que les fichiers confidentiels ne sont pas téléchargés vers des clouds publics externes, réduisant ainsi le risque de fuite de données.
2. Expérience de gestion informatique centralisée : la suite Synology Office propose une plateforme de gestion centralisée qui simplifie la configuration et la surveillance des activités des utilisateurs pour le personnel informatique. Cela répond aux défis de la gestion des outils SaaS décentralisés et de leurs complexités associées. Par exemple, dans la console d’administration Synology Drive, le personnel informatique peut voir l’état actuel du serveur de fichiers, vérifier les fichiers avec un nombre anormalement élevé de partages ou d’accès, supprimer à distance les périphériques connectés de manière suspecte et supprimer les fichiers synchronisés téléchargés localement.
Dans MailPlus Server, les administrateurs informatiques peuvent surveiller la santé du serveur de messagerie via un tableau de bord et repérer rapidement les événements anormaux à l’aide de journaux d’audit détaillés, aidant ainsi le personnel informatique à assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes avec un minimum de temps et d’efforts.
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3. Contrôle granulaire des autorisations de fichiers : Synology offre des autorisations d’accès aux fichiers complètes. Les employés peuvent modifier, supprimer et partager des fichiers configurés selon les politiques de l’entreprise. De plus, les journaux d’accès et de suppression de chaque fichier peuvent être surveillés et exportés pour garantir la conformité des audits. Lors du partage de fichiers externes, les employés peuvent définir des mots de passe personnalisés et des dates d’expiration, ainsi qu’ajouter des filigranes et restreindre les téléchargements pour les fichiers ou dossiers sensibles.
4. Ajouter une couche de protection supplémentaire avec des sauvegardes : En plus d’améliorer la sécurité et l’utilisabilité des outils de productivité eux-mêmes, les fichiers stockés sur Synology Office Suite sont naturellement protégés par le service de sauvegarde intégré de Synology. Que le personnel informatique ait besoin de sauvegarder sur un autre serveur ou choisisse la sauvegarde cloud pour une sauvegarde à distance, il peut compter sur les outils intégrés pour assurer une protection robuste des données opérationnelles critiques.
De plus, la plupart des fournisseurs de services cloud facturent en fonction du nombre d’utilisateurs, et les entreprises doivent être prudentes face aux augmentations soudaines des prix dans les plans d’abonnement SaaS. Surtout pour les grandes organisations, les dépenses peuvent augmenter considérablement à tout moment, posant un défi gênant pour la réévaluation du budget. Les avantages de l’adoption de la solution de productivité cloud privé de Synology Office Suite incluent un coût d’implémentation matériel unique, sans frais d’abonnement récurrents. Même lorsque l’expansion de l’infrastructure est nécessaire, le budget peut être planifié à l’avance, réduisant ainsi considérablement les fluctuations de coût.
Par conséquent, Synology Office Suite représente l’intersection de la sécurité, de l’efficacité et de la rentabilité pour les entreprises modernes, faisant confiance à des entreprises leaders dans divers secteurs tels que l’éducation, la santé et la finance à l’échelle mondiale. Actuellement, il y a plus de 13 millions d’utilisateurs actifs dans le monde qui profitent de services de collaboration sécurisés et efficaces avec Synology Office Suite, prouvant qu’il améliore considérablement la productivité des équipes d’entreprise, tant pour la collaboration interne qu’externe.
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