Alors que les organisations adoptent de nouveaux outils logiciels pour gérer leur activité, elles rencontrent souvent des systèmes fragmentés, entraînant des inefficacités, des duplications de données et des risques de sécurité. En moyenne, les entreprises utilisent 93 applications différentes, les grandes entreprises (plus de 2 000 employés) en gérant plus de 231 (Okta, 2024), dont la majorité sont des applications de productivité professionnelle. Cette prolifération de logiciels de productivité oblige les employés à perdre près d’une heure par jour à chercher des fichiers, à passer d’un onglet à l’autre et à retrouver les bonnes données (Cornell & Qatalog, 2021).
Une mauvaise intégration entre les applications de productivité non seulement perturbe les flux de travail mais élargit également les surfaces d’attaque, rendant la sécurité plus difficile à gérer : 90 % des documents critiques pour l’entreprise sont partagés au-delà de l’équipe de direction, avec plus de 15 % d’entre eux à risque en raison d’un partage excessif et de permissions mal configurées (Concentric, 2024).
Pour relever ces défis, les organisations ont besoin d’une solution unifiée qui rationalise les flux de travail, améliore la sécurité et minimise la dépendance aux outils SaaS dispersés.
Comment les API de la suite Synology Office aident les entreprises à éliminer les silos de données
La suite Synology Office est une plateforme de productivité tout-en-un qui intègre la collaboration en temps réel, la gestion des fichiers, le courrier électronique et la planification dans un cloud privé sécurisé. En consolidant ces outils dans un seul environnement, elle garantit un contrôle total des données et une sécurité avancée. Contrairement aux solutions SaaS fragmentées, la suite de productivité de Synology est incluse avec votre appareil Synology, éliminant ainsi les coûts d’abonnement continus et offrant une alternative rentable aux outils SaaS dispersés.
De plus, la suite Synology Office prend désormais en charge des fonctionnalités étendues via des API, permettant une intégration transparente avec des applications SaaS tierces et internes. Cela permet aux organisations d’automatiser les flux de travail et d’améliorer l’interopérabilité des données tout en conservant leurs outils familiers.
Les API de la suite Synology Office suivent RESTful, l’une des architectures les plus largement utilisées, connue pour sa haute compatibilité, sa simplicité et sa nature conviviale pour les développeurs. Cela permet aux organisations de créer facilement des intégrations personnalisées adaptées à leurs besoins, qu’il s’agisse d’automatiser les suivis par e-mail, la collecte de données ou la gestion de fichiers. De plus, elle est accompagnée d’un outil WebAPI interactif qui offre des conseils étape par étape, permettant aux développeurs de saisir directement les paramètres et de générer des requêtes curl d’exemple pour les tests et la mise en œuvre. L’API de la suite Synology Office comprend également un outil alimenté par l’IA qui aide les développeurs à générer du code d’exemple, à résoudre les problèmes et à rationaliser l’intégration, en fournissant des schémas de requêtes API personnalisés adaptés à des cas d’utilisation spécifiques.
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Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire avec les API REST de la suite Synology Office :
1. Accéder aux fichiers du Dossier d’équipe Synology Drive directement depuis un logiciel tiers
Si votre organisation utilise des outils de gestion de projet, vous pouvez souvent vous retrouver à copier et coller manuellement des liens de fichiers à partir d’applications distinctes, ce qui est fastidieux et sujet à des erreurs. Avec les API de Synology Drive, vous pouvez rationaliser ce processus en permettant un accès direct aux fichiers de dossier d’équipe Drive depuis votre outil de gestion de projet, vous permettant d’attacher facilement les fichiers de projet pertinents en un seul clic, éliminant ainsi le besoin de basculer entre les applications ou de risquer de copier le mauvais document.
Cela peut également être appliqué aux systèmes de gestion des processus métier (BPM) internes pour rationaliser la gestion des fichiers et les approbations. Par exemple, lors de la vérification des contrats, des factures ou des fiches de paie, vous téléchargez généralement les fichiers manuellement, attendez l’approbation, puis les déplacez dans le bon dossier. Avec les API de Drive, vous pouvez connecter votre BPM à Synology Drive, permettant de charger des fichiers de n’importe où sans avoir besoin de stockage local, et de déplacer automatiquement les documents approuvés vers le dossier d’équipe désigné, créant ainsi un flux de travail plus efficace.
2. Automatisez la collecte et la visualisation des données d’enquête avec les API de Synology Spreadsheet :
Disons que vous recueillez des commentaires de la part des participants à un événement. En général, vous exporteriez les réponses aux enquêtes, les importeriez dans une feuille de calcul, puis dans une plateforme de visualisation des données, nécessitant des mises à jour régulières pour maintenir des rapports à jour. Avec les API de Synology Spreadsheet, les réponses aux enquêtes sont automatiquement importées dans une feuille de calcul, et le tableau de bord se synchronise en temps réel, garantissant que les dernières informations sont toujours affichées. Cela élimine la gestion manuelle des données, permettant aux équipes de se concentrer sur l’analyse plutôt que sur les tâches administratives.
3. Automatisez le suivi des prospects CRM et l’attribution des tâches avec les API Synology MailPlus :
Le suivi manuel des prospects et l’envoi d’e-mails de suivi peuvent ralentir les équipes de vente et entraîner des opportunités manquées. Par exemple, dans une plateforme CRM, les représentants commerciaux vérifieraient généralement les nouveaux prospects et enverraient des e-mails manuellement. Avec les API Synology MailPlus, vous pouvez automatiser ce processus en définissant des conditions de déclenchement pour les nouveaux prospects, en attribuant automatiquement des tâches de suivi et en envoyant des notifications par e-mail. Cela garantit une meilleure supervision et des temps de réponse plus rapides, permettant aux équipes de vente de se concentrer sur la conclusion des affaires au lieu de suivre les prospects.
4. Automatisez la planification et les demandes de congé en utilisant les API de Synology Calendar :
Gérer les horaires de travail et les demandes de congé manuellement peut entraîner des inefficacités et des conflits de planification. En intégrant l’API de Synology Calendar, les demandes de congé sont automatiquement synchronisées avec Synology Calendar, éliminant le besoin d’entrées manuelles et garantissant une planification à jour. L’automatisation du suivi de présence et de la gestion du calendrier réduit la communication répétitive, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus prioritaires.
Commencez à connecter vos applications préférées avec les API de Synology Office Suite
Que ce soit pour automatiser les tâches de feuille de calcul, synchroniser les dossiers d’équipe avec des plateformes de gestion de projet, ou améliorer la collaboration en temps réel, les REST APIs de Synology offrent la flexibilité aux organisations pour s’intégrer avec leurs applications préférées tout en tirant parti de la sécurité et de l’efficacité économique des solutions cloud privées.
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