El teletrabajo ha llegado durante el ultimo año para quedarse. La pandemia del coronavirus ha obligado a empresas de todo el mundo a impulsar cambios radicales para adaptarse a un nuevo sistema de trabajo, poniendo de relieve las grandes ventajas de apostar por realizar las actividades laborales de forma remota o telemática.
Trabajar desde casa es algo que, en mayor o menor medida, ha estado presente en ciertas empresas durante mucho tiempo, siendo una alternativa minoritaria en muchos casos. Sin embargo, no ha sido hasta la actualidad, cuando las oficinas de todo el mundo han comenzado a dar el salto a la completa digitalización laboral. Un hecho que se ha convertido en obligatorio y forzoso como consecuencia de la actual crisis. Sin embargo, esto es parte de un cambio mucho más radical para el futuro más próximo, el que supondrá la perdida de relevancia de las oficinas como lugar principal para el desempeño del trabajo.
El desarrollo tecnológico a gran escala está permitiendo que el cambio hacia el teletrabajo sea posible y mucho mas sencillo que en el pasado. Además, a esto hay que añadir el incremento en el interés de diferentes sectores empresariales, que buscan tecnologías que simplifiquen el trabajo remoto y que protejan los documentos y datos.
Conseguir altos volúmenes de productividad fuera de la oficina es actualmente más que posible gracias a soluciones y herramientas que favorecen la conectividad y trabajo de forma sencilla.
El inicio de una era de colaboración
En respuesta a la desventaja de los servidores de archivos tradicionales a la hora de satisfacer la creciente demanda de sincronización entre dispositivos y fuera de las instalaciones, así como el acceso a datos móviles, surge una necesidad creciente: la colaboración. Hoy en día, el trabajo en equipo requiere mayores niveles de comunicación, y es posible que a menudo tenga que editar el mismo documento con varios compañeros.
Además el teletrabajo solo se puede entender a través de las diversas soluciones que lo hacen posible. Desde el software dedicado al almacenamiento hasta la infraestructura que lo compone, pasando por los equipos TI necesarios, el conjunto acaba resultando en un entorno de teletrabajo nunca vista hasta el momento.
Synology Drive es una solución propia de los NAS de Synology que permite crear una nube privada y almacenar todo tipo de archivos, crear y editar documentos online con diferentes aplicaciones o compartir los documentos de trabajo con el objetivo de optimizar y mejorar la productividad del trabajo desde cualquier lugar. Además esta solución es adaptable a los diferentes escenarios de trabajo gracias a la sincronización de archivos y copias de seguridad, el acceso multiplataforma y una integración con nubes híbridas. Esta solución esta revolucionando el concepto de solución de gestión de datos. De este modo, Synology no solo redefine los limites de lo que hasta ahora conocíamos como un servidor NAS, sino que con Synology Drive se consigue dar una vuelta de tuerca más en la nueva era de la comunicación empresarial ya que esta solución puede tener un papel fundamental en las operaciones corporativas, creando oficinas virtuales hiperconectadas de forma remota, colaborativa y productiva.
Teletrabajo más eficiente
A través de un NAS de Synology alojado en la oficina y con Synology Drive sirviendo como plataforma principal para centralizar y alojar los datos se consigue resolver los problemas mas comunes de gestión del teletrabajo. Mediante un portal unificado es posible acceder y transferir los archivos alojados en el servidor de la empresa. Con todos los datos almacenados en esta nube privada, los empleados pueden tener acceso fácilmente desde cualquier navegador web.
Synology Drive permite conceder diferentes niveles de privilegio a los usuarios, permitiendo que aquellos que tengan privilegios de lectura y escritura puedan ser sincronizados. De este modo, cuando diferentes personas colaboran en los mismos proyectos es posible determinar específicamente aquello que puedan gestionar en la carpeta de equipo y concediendo accesos de descarga o sincronización. Esto es especialmente interesante cuando es necesario dar privilegios a terceros con o sin cuentas de Synology. Así, se puede compartir archivos protegidos con una contraseña o eliminarlos después de tiempo establecido, añadiendo una capa extra de protección a datos sensibles.
Synology Drive permite conceder diferentes niveles de privilegio a los usuarios, permitiendo que aquellos que tengan privilegios de lectura y escritura puedan ser sincronizados
La integración de Synology Drive con Synology Office permite a creadores de contenidos como periodistas y oficinas de comunicación, que comparten constantemente documentos, trabajar de forma colaborativa y directa en proyectos comunes. Synology Office dispone de Documento, Spreadsheet y Diapositivas como herramientas principales de edición. Además, para mayor productividad de forma remota, Synology Office incluye Synology Chat que permite tener una conversación rápida y directa mientras se trabaja sobre un mismo documento.
Desde cualquier lugar y forma
Apps Movil
Synology Drive dispone de aplicaciones móviles nativas tanto en Android como en iOS y es capaz de sincronizar dispositivos locales, lo cual permite acceder a los archivos en cualquier momento y lugar.
Trabaja sin conexión
También es posible trabajar con documentos que se encuentren tanto en Synology Drive como Synology Office sin conexión. Es tan fácil como activar la opción “Disponible sin conexión”. No solo es posible visualizarlos sin conexión, si no también crear, editar y comentar los que tengan esta opción activada. Cuando Synology Drive disponga de conexión a internet, todos los cambios realizados se volverán a sincronizar.
Versiones anteriores
El versionado de datos rastrea los cambios en archivos a lo largo del tiempo permitiendo restaurar versiones anteriores de un mismo documento. Synology Drive es capaz de almacenar hasta 32 versiones anteriores. También aprovecha la eficiencia de la SPR para reducir el consumo de almacenamiento, manteniendo las versiones históricas. La base de datos del servidor de la unidad mantiene una copia de cada archivo presente en la carpeta compartida sincronizada para evitar la pérdida permanente de datos causada por errores operacionales.
Oficinas remotas conectadas
Para las empresas con sucursales u oficinas en diferentes localizaciones, Synology Drive es una solución particularmente eficiente. La integración de Synology Drive Share Sync permite a los empleados conectares y sincronizar archivos a tiempo real. Con tan solo un NAS principal que se encuentre en una de las oficinas se pueden sincronizar datos entre diferentes oficinas, generando al menos una versión de los documentos protegida de forma segura en un NAS remoto.
Synology Drive es una opción muy interesante para empresas con diferentes oficinas conectadas al servidor principal de la oficina central. Por un lado, se consigue reducir el ancho de banda necesario en la oficina principal por los archivos ya que solo tienen que ser sincronizados una vez, lo cual ahorra las molestias de tener que descargar los archivos individualmente. Por otro lado, permite a los empleados que se encuentren en oficinas remotas o en sus propios hogares acceder al servidor local de manera eficiente y sincronizar archivos.
Un nuevo paradigma en el sistema educativo
Ante la nueva realidad que exige la implementación del teletrabajo a marchas forzadas, no solo son las empresas y oficinas las que han tenido que trasladarse su actividad al mundo virtual. El sector de la educación también se está viendo afectado ya que tanto alumnos como profesores no pueden acudir a las aulas.
La docencia de forma telemática supone un verdadero reto tanto para alumnos como profesores. ¿Cómo hacer para que los alumnos trabajen en grupo? ¿Dónde almacenar los documentos? ¿Cómo compartirlos sin tener una duplicación constante de los archivos? ¿Cómo puedo gestionar el trabajo de cada alumno? Muchas son las dudas al respecto.
La tecnología de almacenamiento en la nube privada con los NAS de Synology y Synology Drive es cada vez más imprescindible para profesores y alumnos a nivel académico. Con Synology Drive los profesores pueden almacenar, compartir todo el material didáctico de cada clase para tenerlo accesible de forma remota en los ordenadores o móviles de cada alumno.
Por un lado, todo el trabajo del alumno y del profesor se encuentran ubicados en el servidor de los centros educativos de forma privada garantizando la protección ante cualquier perdida por virus, fallos en los ordenadores o discos duros privados de trabajos transferidos entre alumnos y profesores.
Por otro lado, es posible colaborar entre los alumnos en un documento a tiempo real a través de las diversas herramientas de Synology Office, enviando y recibiendo comentarios del grupo. Utilizar estas herramientas es un método seguro, ya que los cambios se realizan directamente en el documento que se encuentra almacenado en la nube.