W większości firm usługi poczty elektronicznej są wykorzystywane nie tylko do wewnętrznej komunikacji, ale także jako główny kanał kontaktowy ze współpracującymi z firmą dostawcami, parterami handlowymi, czy też potencjalnymi klientami. Można powiedzieć, że jest to jedna z kluczowych struktur IT, które determinują wydajność operacyjną organizacji. Typowe opcje usług pocztowych dla MŚP obejmują sprzętowe serwery poczty, subskrypcyjne usługi w chmurze lub konfigurowanie usług Microsoft Exchange… itd. Jednak wraz z szybkim rozwojem organizacji i gwałtownym wzrostem liczby użytkowników, rozwijające się firmy zaczynają borykać się z brakiem wydajności oryginalnego rozwiązania, niewystarczającą elastycznością rozbudowy, czy wysokimi kosztami utrzymania usług abonamentowych. Często wpływ na to ma szybki przyrost liczby kont, co może powodować wypieranie innych ważnych projektów i ograniczanie możliwości rozwoju firmy. W związku z tym, wybór rozwiązania serwera pocztowego, które pasuje do kontekstu aplikacji zgodnie z istniejącymi zasobami firmy jest ważnym tematem, nad którym musi się zastanowić każdy dział IT.
Usługa pocztowa MailPlus oparta na serwerze Synology umożliwia firmom zakup odpowiednich serwerów NAS i dysków twardych w oparciu o wymagania dotyczące wydajności i pojemności oraz zakup stałych licencji na podstawie rzeczywistej liczby użytkowników. Dodatkowo ustawienie firmowego serwera poczty nie jest skomplikowane i pozwala na samodzielne wdrożenie. Stała architektura usług pocztowych zapewnia przedsiębiorstwom z ograniczonymi zasobami IT opcję, która jest bardziej zgodna z ich z warunkami budżetowymi i możliwościami utrzymania.
Pełna funkcjonalność i migracja kosztują tylko 1/3 ceny popularnych dostawców usług i są bardziej opłacalne niż SaaS i Microsoft Exchange
Wiele firm początkowo korzysta z usług poczty e-mail w chmurze publicznej, jednak wraz z rozwojem organizacji mechanizm subskrypcji oparty na liczbie użytkowników powoduje ogromne opłaty roczne. RISE FX GmbH, znana niemiecka firma produkująca efekty wizualne na dużą skalę, napotkała ten problem. Robert Pinnow, dyrektor generalny RISE, zauważył: „Nasza pierwotna usługa pocztowa miała ograniczoną przestrzeń magazynową, więc szukaliśmy bardziej opłacalnych rozwiązań pocztowych ”.
Także Zhonghuan Group, znana na Tajwanie firma zajmująca się kulturą, kreatywnością i wypoczynkiem, zmaga się z wyzwaniami związanymi z kosztami. Grupa Zhonghuan pierwotnie korzystała z Microsoft Exchange 2003. Ponieważ Microsoft zakończył wsparcie tego pakietu, nie dostarcza już aktualizacji systemu. Jeśli użytkownik chce uaktualnić e-mail, musi zaktualizować go razem z AD i Office. Zhonghuan Group posiada wiele powiązanych firm, a system pocztowy musi przenosić dane aplikacji ponad 600 użytkowników, co powoduje, że ogólny koszt aktualizacji jest bardzo znaczący.
Biorąc pod uwagę koszty, łatwość obsługi i skalowalność, RISE i Zhonghuan Group zdecydowały się na rozwiązanie Synology MailPlus. Robert Pinnow wspomniał: „MailPlus zapewnia przystępną opłatę licencyjną oraz intuicyjny i łatwy w użyciu interfejs. Ponadto każdy serwer Synology NAS jest dostarczany z pięcioma bezpłatnymi licencjami użytkownika. Przed zaimportowaniem przeprowadziliśmy pełne testy i potwierdziliśmy, że funkcje MailPlus są zgodne z wymogami naszej organizacji. Po decyzji o przeprowadzeniu migracji do MailPlus przedsięwzięcie zostało zrealizowane w krótkim czasie. ”Zeng Yiwen, dyrektor IT w Zhonghuan Group, powiedział również:„ Koszt migracji jest najważniejszą kwestią dla przedsiębiorstw. Synology MailPlus ma wielką przewagę kosztową w porównaniu z poprzednią usługą pocztową, która wymagała dalszych działań. W przypadku kosztów konserwacji i aktualizacji MailPlus potrzebuje tylko jednej trzeciej kosztów budowy, zapewniając bezpieczne i stabilne usługi pocztowe dla ponad 600 współpracowników, a mozliwość skalowalności jest również satysfakcjonująca ”.
W porównaniu ze zwykłymi rozwiązaniami pocztowymi, MailPlus może zaoszczędzić firmie 63% – 70% kosztów budowy poczty
Dzięki połączeniu kompletnej aplikacji biznesowej do obsługi poczty e-mail z prostym zarządzaniem IT, MailPlus pomaga firmom odzyskać autonomię w zarządzaniu pocztą e-mail
E-maile biznesowe często zawierają poufne dokumenty, takie jak informacje o produktach i umowy, które są związane z działaniami organizacyjnymi. Funkcje, takie jak audyt poczty e-mail i przechowywanie kopii zapasowych danych, są jednymi z niezbędnych zastosowań komercyjnych rozwiązań poczty e-mail. Jednak powszechne na rynku usługi poczty e-mail w chmurze nie mogą spełnić wymagań aplikacji na poziomie przedsiębiorstwa. Qiu Wanling, konsultant techniczny Synology MailPlus, wspomniał, że w przeszłości wiele firm zgłosiło się, aby zapoznać się z funkcjami aplikacji MailPlus. Dzieje się tak właśnie dlatego, że w rozwiązaniu pocztowym SaaS brakuje funkcji tworzenia kopii zapasowych i audytu wiadomości e-mail. Ważnych wiadomości e-mail nie można odzyskać po przypadkowym usunięciu; brakuje również funkcji szybkiego wyszukiwania powiązanych wiadomości, można je wyszukiwać tylko według daty. Synology MailPlus to usługa poczty biznesowej działająca na serwerze Synology NAS. Zarządzanie i konserwację można łatwo ukończyć za pomocą intuicyjnego i prostego interfejsu graficznego w przeglądarce internetowej, co pomaga firmom z ograniczoną infrastrukturą informatyczną znacznie zmniejszyć obciążenia związane z konserwacją. Wszystkie funkcje zarządzania pocztą są wbudowane w NAS, zespół IT może włączyć audyt na żądanie , tworzenie kopii zapasowych i inne aplikacje do zarządzania.
Qiu Wanling dodał również, że jednym z przykładów jest China Beijing Zhuzong Technology and Trade Holding Group. Ze względu na niekompletne funkcje usług pocztowych w chmurze publicznej, mechanizm przeglądania poczty nie jest w stanie sprostać potrzebom organizacji. Korzystanie z samodzielnie zbudowanej usługi pocztowej MailPlus nie tylko pozwala zaoszczędzić wiele opłat abonamentowych, ale także skutecznie rozwiązuje problemy związane z zarządzaniem.. „Jeśli chodzi o mechanizm przeglądania poczty, funkcja globalnego wyszukiwania zapewniana przez MailPlus pozwala nam wdrożyć pełne zarządzanie audytem. Możemy ustawić wiele warunków, takich jak: słowa kluczowe, nadawca i data, aby szybko wyszukiwać wiadomości e-mail. Możemy również wyświetlić podgląd treści wiadomości e-mail przed podjęciem decyzji, czy ją wysłać. Te funkcje znacznie poprawiają efektywność zarządzania IT ”- powiedział Qiu Beilei, dyrektor ds. informacji w Beijing Zhuzong Technology and Trade Holding Group.
Z drugiej strony, wybierając nowe rozwiązanie pocztowe, oprócz sprawdzenia, czy funkcje konfiguracyjne i administracyjne spełniają potrzeby organizacji, konieczne jest również, aby personel IT faktycznie przetestował te rozwiązanie. Jest to kluczowe aby proces utrzymania był zgodny z nawykami użytkowania IT, tak aby zminimalizować obciążenie związane z zarządzaniem IT.
Weźmy jako przykład doświadczenie belgijskiej organizacji ratowniczej Zone NAGE. Oryginalna struktura informatyczna organizacji była fragmentaryczna i brakowało jej systemu pocztowego, który można wykorzystać do współpracy i komunikacji z ponad 370 współpracownikami. Posiadając ograniczone zasoby personel IT, trudno jest utrzymywać i zarządzać systemem, dopóki personel nie będzie mógł go w pełni poznać i przetestować. Organizacja ta korzysta teraz z MailPlus. Zarządzanie interfejsem internetowym jest intuicyjne i zgodne z nawykami użytkowania IT, dlatego zdecydowano się go wdrożyć natychmiast po testach. „Instalacja rozwiązania Synology i zarządzanie nim jest bardzo intuicyjne. Możemy łatwo i szybko skonfigurować architekturę poczty e-mail w chmurze prywatnej, aby zapewnić maksymalną dostępność usługi poczty e-mail oraz zapewnić najbardziej bezpieczną i niezawodną platformę komunikacyjną dla współpracowników.”, dodał dyrektor działu IT Arnaud Brouwers.
MailPlus zapewnia intuicyjny i łatwy w użyciu interfejs zarządzania, pomagając wielu organizacjom z ograniczonymi zasobami ludzkimi, takimi jak Zone NAGE, w zarządzaniu IT i w łatwej konfiguracji ustawień systemu. Zdjęcie przedstawia interfejs ustawień wysokiej dostępności HA
Interfejs użytkownika jest intuicyjny i łatwy w użyciu, obsługuje aplikacje mobilne i ułatwia pracę zdalną,
System usług pocztowych obejmuje wszystkich użytkowników w organizacji. Oprócz „kosztów migracji” i „łatwości zarządzania usługami”, które są głównymi celami przedsiębiorstwa, ważne jest również czy można go bezproblemowo rozpowszechniać w firmie po wprowadzeniu. Łatwość w obsłudze jest bardzo ważna. Interfejs operacyjny MailPlus jest dostępny w dowolnym momencie za pośrednictwem przeglądarek, takich jak Chrome i Firefox, i obsługuje aplikacje mobilne iOS i Android. Doświadczenie jest porównywalne z tym, jakie oferuje SaaS na rynku. Pracownicy firmy mogą szybko dostosować się bez zmiany nawyków i ulepszać zarządzanie pocztą elektroniczną.
MailPlus zapewnia intuicyjny i łatwy w użyciu interfejs dostępny przez przeglądarkę, który pomaga współpracownikom w firmie w szybkim dostosowaniu się, zmniejszeniu obciążenia związanego z edukacją informatyczną i skutecznej poprawie wydajności współpracy zespołowej
Znana tajwańska firma z przemysłu spożywczego, Yizhixuan, ma takie same doświadczenia. Na początku tworzenia firmy wdrożono usługę poczty e-mail w chmurze publicznej opartą na subskrypcji. Wraz z rozwojem firmy długoterminowy koszt subskrypcji powodował obciążenie finansowe. W celu zaoszczędzenia budżetu, zdecydowano się zastąpić go bardziej przystępnym cenowo rozwiązaniem pocztowym. Nastąpiły obawy odnośnie tego, czy łatwo będzie zaimportować nową usługę pocztową, która ma obsłużyć 600 współpracowników. Intuicyjny i płynny interfejs klienta Synology MailPlus spełnia potrzeby i oczekiwania Yizhixuan. Yizhixuan Information Manager Sun Wenting powiedział: „Projekt interfejsu MailPlus jest bardziej intuicyjny niż inne systemy. Współpracownicy mogą szybko rozpocząć pracę, znacznie zmniejszając obciążenie związane z naszymi szkoleniami informatycznymi, a także osiągając skuteczność promocji usług poczty elektronicznej ”.
Znana tajwańska firma z przemysłu spożywczego Yizhixuan wykorzystuje MailPlus do stworzenia architektury usługi pocztowej dla 600 użytkowników.
MailPlus tworzy usługę pocztową z elastycznym budżetem i minimalizacją obciążenia związanego z konserwacją, aby w pełni uwolnić potencjał operacyjny zespołu
Wiele rozwijających się firm jest zmuszonych dostosować się do podstawowej architektury IT ze względu na ograniczone zasoby, czego skutkiem jest ograniczenie możliwości rozwoju. Synology MailPlus to prywatne rozwiązanie pocztowe w chmurze przeznaczone dla firm z ograniczonymi zasobami. Zgodnie z budżetem organizacji, liczbą użytkowników, przestrzenią dyskową itp., można dostosować usługę pocztową, która najlepiej pasuje do sytuacji użytkowania, usprawnić pracę zespołu i zwiększyć produktywność organizacji. Jeśli istniejąca usługa poczty w chmurze publicznej lub rozwiązanie pocztowe Exchange nie są w pełni funkcjonalne, a ogromna opłata abonamentowa ma poważny wpływ na działanie i ogranicza fundusze, które możnaby przeznaczyć na dodatkowy personel zarządzający IT, Synology MailPlus jest alternatywą, którą warto się zainteresować.