Microsoft wird voraussichtlich im Herbst dieses Jahres die neueste Version seiner weit verbreiteten Mailserver-Lösung veröffentlichen. Mit diesem Upgrade wird Exchange Server zum ersten Mal auf ein Abo-Modell umgestellt. Bisher waren sowohl Serverlizenzen als auch Clientzugriffslizenzen (CLAs) unbegrenzt gültig (inkl. Sicherheits-Updates, die bis zum Ende des Supports für jede Version verfügbar sind). Mit der neuen Version müssen sie nun auch während des Betriebs eines lokalen Servers regelmäßig erneuert werden. Exchange Server 2013, 2016 und 2019 sind weiterhin verfügbar, aber da das Ende des Supports schnell näher rückt, ist es jetzt an der Zeit, dass Administratoren, die nicht auf Abo-Software migrieren möchten, eine Alternative finden.
Software-Upgrades sind schwierig, insbesondere wenn es um den E-Mail-Dienst geht, von dem das gesamte Unternehmen abhängt. Aber ganz gleich, ob Admins einen lokalen Server, einen Cloud-Service oder eine hybride E-Mail-Lösung verwenden, sie müssen langfristig harte Entscheidungen in Bezug auf Wartung, Upgrades und Abonnements treffen. In diesem Jahr stehen Benutzer von Microsoft Exchange Server vor einer besonders schwierigen Entscheidung.
Inhaltsverzeichnis:
- Keine Entscheidung ist keine Option
- 3 Optionen, die Unternehmen jetzt haben
- Microsoft Exchange Server vs. lokale E-Mail-Lösung MailPlus
- Weitere Vorteile der lokalen E-Mail-Lösung MailPlus
- Fazit: Lokale E-Mail-Lösung – eine echte Exchange Server-Alternative
Keine Entscheidung ist keine Option – insbesondere bei der E-Mail-Lösung
Einige Unternehmen entscheiden sich zwangsläufig dafür, zeitaufwändige und kostspielige Upgrades ihrer Mailserver aufzuschieben. Der weitere Betrieb einer veralteten lokalen E-Mail-Lösung ist jedoch mit einer Vielzahl von Funktions- und Sicherheitsproblemen verbunden. So können z.B. E-Mail-Zustellungen fehlschlagen, da die Mailserver der Empfänger die Quelle nicht als sicher erkennen. Eine Welle von Cyberangriffen im Jahr 2021, die über 250.000 Server von Exchange Server 2010, 2013, 2016 und 2019 betraf, hat erneut gezeigt, wie wichtig es ist, Patches (also Softwareupdates) zu erhalten. Denn selbst Jahre nach der Veröffentlichung der Software können immer noch Schwachstellen auftauchen, die für Unternehmen zu ernsthaften Risiken durch Malware-Angriffe und Datenschutzverletzungen führen.
Wenn Unternehmen also keine Lösung finden und ihre geschäftlichen E-Mail-Server nicht rechtzeitig migrieren, können wichtige Korrespondenzen, Kontakte und Informationen gefährdet werden, da Sicherheitsupdates für alte Exchange-Versionen nacheinander abgestellt werden. Zwischen April 2023 und Oktober 2025 müssen sich Millionen aktueller Exchange Server-Benutzer entscheiden, ob sie ihren Mailserver zu einem Abo-Modell migrieren oder zu einer anderen lokalen E-Mail-Lösung wechseln möchten.
Abbildung 1: Übersicht über das Supportende für Microsoft Exchange Server 2010, 2013, 2016, 2019
3 Optionen, die Unternehmen jetzt haben
Unabhängig davon, ob Unternehmen derzeit eine neuere oder ältere Version von Exchange Server verwenden, ist es jetzt an der Zeit, darüber nachzudenken, ob und wenn ja, wann sie ein Upgrade durchführen sollten: Entweder auf die nächste Version ihres Exchange-Servers
oder auf eine alternative Lösung. Unternehmen haben also folgende 3 Optionen:
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Upgrade auf die neue Exchange-Server-Version
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Migration zu einer cloudbasierten Alternative
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Migration zu einer NAS-basierten, lokalen E-Mail-Lösung
1. Upgrade auf die neue Exchange-Server-Version
Das ist wohl die naheliegendste Option. Doch das bevorstehende Exchange Server-Upgrade soll nicht nur höhere Preise, sondern auch eine komplexere Preisstruktur bringen. Laut Ankündigungen von Microsoft stellt das Unternehmen den Dienst in der nächsten Version auf ein Abo-Modell um. Mit einer jährlichen Preisgestaltung, die auf der Anzahl von Abonnenten basiert, kann somit zukünftig nicht mehr einfach eine permanente Client-Zugriffslizenz für einen neuen Benutzer hinzugefügt werden. Für jeden neuen Nutzer werden zusätzlich weitere wiederkehrende Gebühren anfallen. Wenn ein Unternehmen wächst, werden auch ihre Gesamtbetriebskosten weiter steigen, da die jährlichen Gebühren weiter steigen und eine wiederkehrende finanzielle Belastung darstellen.
2. Migration zu einer cloudbasierten Alternative
Auf der Suche nach Alternativen greifen viele kleine und mittelständische Unternehmen auf cloudbasierte E-Mail-Anbieter wie Google Workspace, Microsoft 365 oder Exchange Online zurück. Diese Dienste verlangen aber ebenfalls hohe monatliche Abo-Kosten. Und trotzdem bleibt ihr langfristiger Preis unvorhersehbar. Am Beispiel von Google Mail mit einer monatlichen Gebühr von 4,68€ (Business Starter Paket) pro Benutzer würde ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern 5.616€ für nur ein Jahr Service bezahlen. Das Risiko einer möglichen Preiserhöhung wurde dabei noch nicht berücksichtigt.
Unvorhersehbare Preisänderungen sind aber nicht das einzige Problem. Nicht alle Branchen können oder wollen ihre Daten cloudbasierten E-Mail-Anbietern anvertrauen. Unternehmen im Finanzdienstleistungs- und Gesundheitssektor benötigen mehr Kontrolle über die Infrastruktur, die ihre E-Mail-Dienste betreibt. Audits und andere gesetzliche Anforderungen in diesen Bereichen können oft am besten erfüllt werden, wenn Unternehmen die vollständige Datenhoheit behalten, wodurch ihre Hosting-Optionen einschränkt werden. Unsicherheiten bei der Datenspeicherung auf ausländischen Servern sowie die DSGVO-Anforderungen spielen für jedes Unternehmen bei der Wahl der E-Mail-Lösung eine große Rolle.
3. Migration zu einer NAS-basierten, lokalen E-Mail-Lösung
Unabhängig davon, ob Unternehmen ein Upgrade ihrer lokalen Exchange-Infrastruktur in Betracht ziehen oder ihre Bereitstellung in die Cloud migrieren möchten, die Bedenken hinsichtlich der Kostenstruktur, Verwaltung und des Datenschutzes bleiben bei beiden Vorgehensweisen bestehen. Die 3. Option – die Migration zu einer NAS-basierten, lokalen Mail-Lösung, wie Synology MailPlus, – stellt hier eine passende Alternative dar.
Synology MailPlus ist ein privater Cloud-Mail-Dienst, der auf Synology Servern ausgeführt wird. Die Vorteile liegen hier vor allem darin, dass Unternehmen durch die Speicherung auf den eigenen Servern die volle Datenhoheit behalten und dass die Gesamtkosten auch langfristig kalkulierbar bleiben, da die Lizenzen bei Synology dauerhaft gültig sind und nicht jedes Jahr neu erworben werden müssen. Darüber hinaus können Synology Server flexibel skaliert werden. Wächst das Unternehmen, können die Server mitwachsen.
Synology MailPlus unterliegt also keinen Serverlizenzgebühren. Clientlizenzen gelten zudem unbefristet und sind übertragbar. Um eine langfristige E-Mail-Lösung mit Synology zu implementieren, benötigen Unternehmen dementsprechend:
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Eine von MailPlus unterstützte Synology NAS-Einheit
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Festplatten, entsprechend Ihrer Speicheranforderungen
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Eine MailPlus-Lizenz für jeden Benutzer
Abbildung 2: Benötigte Bestandteile für eine komplette Mailserver-Lösung mit Synology: NAS, welches MailPlus unterstützt + Laufwerke + MailPlus-Clientlizenzen, welche unbefristet gültig sind
Dieses Einmal-Zahlungsmodell macht die langfristige Kostenkalkulation absolut transparent.
Exchange Server vs. lokale E-Mail-Lösung MailPlus
Exchange Server vs. MailPlus: Ein Kostenvergleich
Bei Microsoft Exchange-Diensten müssen Unternehmen für Hardware, eine Betriebssystemlizenz und eine Client-Zugriffslizenzgebühr zahlen, die sich nach der Anzahl der Konten richtet. Die Gesamtkosten für die Ausführung eines solchen Setups für einen Zeitraum von 3 Jahren betragen rund 24.600 € für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern. Die Kosten für das Upgrade auf die neueste Version von Exchange Server ist da noch nicht mit inbegriffen.
Im Gegensatz dazu müsste ein Unternehmen derselben Größe beim Wechsel zu Synology MailPlus nur einmalige Hardwarekosten (z.B. für eine Synology DS1621xs+, welche gut für KMU geeignet ist) sowie einmalige Clientlizenzen zahlen. Die Gesamtkosten eines solchen Synology MailPlus-Setups belaufen sich auf nur rund 6.900 €. Zudem kommen keinerlei Extrakosten für Updates oder wiederkehrende Abo- oder Verlängerungskosten auf.
In diesem Beispiel würde ein Unternehmen mit Synology MailPlus satte 72% der Kosten für Bereitstellung und Betrieb des Mailservers einsparen.
Abbildung 3: Kostenvergleich Microsoft Exchange Server vs. Synology MailPlus als Alternative für 100 Benutzer, über 3 Jahre, ohne die Kosten für Laufwerke. (*ungefähre Angaben)
Exchange Server vs. MailPlus: Ein Vergleich der Funktions- und Sicherheits-Updates
Bei der Entscheidung für eine bestimmte Mailserver-Lösung sind ein einfaches Management, hohe Geschwindigkeit, geringer Wartungsaufwand genauso wichtig wie die kalkulierbaren Gesamtkosten. Synology MailPlus verfügt – wie auch Microsoft Exchange Server und die cloudbasierten Lösungen – über eine intuitive Verwaltungsoberfläche, bei der alle Konfigurations- und Verwaltungsoptionen an einem Ort zentralisiert sind. User können auch bei Synology Sicherheitsupdates absolut kostenlos mit einem Klick ausführen. Sowohl bei Exchange Server als auch bei Synology können DKIM eingerichtet werden. Hierbei benötigen User von Exchange Server eine Drittanbieteranwendung. Synology-User können dies direkt über das Hauptmenü – ohne weitere Drittanwendung erledigen.
Abbildung 4: Synology MailPlus: DKIM können direkt über das Hauptmenü eingerichtet werden – ohne Drittanbieteranwendung
Microsoft Exchange kann in Verbindung mit Windows AD verwendet werden. Synology MailPlus unterstützt die Kontoverwaltung durch Windows AD sowie LDAP und macht somit die Entscheidung für eine Mailserver-Lösung noch flexibler.
Weitere Vorteile der lokalen E-Mail-Lösung MailPlus
1. Datenschutzkonforme Mailserver-Lösung
Mit Synology MailPlus Server können Nutzer Daten zentral verwalten. Dadurch ist die Lösung besonders für den Umgang mit sensiblen Informationen geeignet. Zudem bietet Synology MailPlus alle Tools, die Unternehmen und Einrichtungen benötigen, um gesetzliche oder interne Sicherheits-, Kontroll- und Backup-Anforderungen einzuhalten.
Im Gesundheitswesen kann Synology MailPlus beispielsweise genutzt werden, um eine Lösung mit mehreren Domänen zu implementieren. Nutzer können sensible Daten sicher im lokalen Netzwerk speichern, austauschen und verschlüsseln, bevor sie sie sicher an vertrauenswürdige Empfänger senden.
2. Integrierte Backup-Lösungen
Admins können mit Synology nicht nur die Hoheit über ihre Daten beibehalten, Rechtskonformität erreichen und ihr E-Mail-System mühelos prüfen, sie können auch die Betriebszeit und Verfügbarkeit ihrer Systeme erheblich verbessern, indem sie bei Bedarf Backups ausführen. Denn das Synology NAS-Server-Betriebssystem DiskStation Manager (DSM) liefert lizenzfrei verschiedene Backup-Lösungen mit. Zu den integrierten Synology Backup-Lösungen gehören Synology Hyper Backup, Snapshot Replication und Active Backup for Business. Mit all den Tools können User Notfallkopien ihrer wichtigen Anwendungs- und Systemdaten effizient verwalten, welche sie dann zur schnellen Wiederherstellung im Katastrophenfall verwenden können.
Ein-Klick-Upgrades in MailPlus-Server tragen dazu bei, einerseits Systeme zu verbessern und zu schützen, andererseits die Ausfallzeit auf 1 Stunde oder weniger zu reduzieren – ein Vorgang, der in Exchange Server mehrere Stunden dauern kann.
Zudem könnnen zwei Synology-Systeme mit MailPlus High Availability oder Synology High Availability zu einem Failover-Cluster zusammengeschlossen werden. So wird die Geschäftskontinuität im Falle eines Serverausfalls oder einer geplanten Wartung gewährleistet, da ein Server innerhalb weniger Minuten übernimmt, wenn der andere nicht verfügbar ist. Der Zugriff auf alle E-Mail-Dienste wird so direkt wiederhergestellt.
Fazit: Lokale E-Mail-Lösung MailPlus – eine echte Exchange Server-Alternative
Die lokale, NAS-basierte Mailserver-Lösung Synology MailPlus ist eine gute Exchange Server Alternative für Unternehmen. Egal, ob Unternehmen zum ersten Mal eine Mailserver-Lösung implementieren oder von Microsoft Exchange migrieren möchten, sich also gegen das Update entscheiden. MailPlus bietet Sicherheits- und Verwaltungstools, die alle in eine intuitive Benutzeroberfläche integriert sind, und eine einfache Möglichkeit, einen sicheren und zuverlässigen Mailserver einzurichten. Das Einmal-Investitionsmodell ermöglicht eine transparente, langfristige Kostenkalkulation, auch wenn Unternehmen und somit ihr Mailserver-Setup wachsen – eben ohne jährliche, monatliche Abo- oder Upgrade-Gebühren.
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