Der Workflow von Kreativen wie Videografen, Fotografen und Designer besteht natürlich nicht nur daraus, Videos und Fotos aufzunehmen und sie zu veröffentlichen. Es ist eine Reihe von Arbeitsschritten nötig, um von der Rohaufnahme zum finalen Video zu gelangen. Zudem arbeiten die wenigsten Kreativen allein. Das heißt, dass auch andere noch auf die Files zugreifen und diese bearbeiten können müssen. Viele greifen dann schnell zu public Clouds, weil es das ist, was sie kennen und einfach direkt nutzen können – ohne große Erstinvestition oder weiteres Wissen. Dabei gibt es für Kreative eine Alternative zur public Cloud: NAS. Damit können sie Daten nicht nur hin und her senden, sondern ihren Workflow wirklich professionalisieren.
Warum sind public Clouds für kreative Workflows praktisch, aber nicht optimal?
Mit public Cloud-Lösungen wie Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder Amazon S3 können Kreative mit sehr wenig Aufwand Video-Files ablegen und teilen. Jedoch entstehen durch das Hoch- und Herunterladen schnell mehrere Versionen eines Files. Zu den Foto-/Video-Files kommen all die anderen Assets, wie Effekte und Sound hinzu. Diese werden bei public Clouds oft als einzelne ZIP-Ordner hinterlegt, welche der Empfänger erst herunterladen und dann entpacken und ordnen muss. In manchen Fällen werden Files im laufenden Prozess automatisch umbenannt. Hierbei reicht schon eine kleine Namensänderung aus und Dateien werden nicht gefunden oder falsch zugeordnet.
Speicherplatz mit Limits
Setzt man z. B. auf Google Drive, liegt der kostenfreie Speicherplatz bei 15 GB. Mit Video-Dateien ist dieser freie Platz schneller gesprengt als man gucken kann. Also bleibt nur die Option, den Speicherplatz kostenpflichtig zu erweitern. Dabei bietet z.B. Google Drive aktuell maximal 2 TB für monatlich 9,99 €* an. Dann könnte man das System theoretisch mit einer zweiten E-Mail-Adresse sozusagen austricksen, um weiteren Speicherplatz zu erhalten. Aber sind wir ehrlich – das macht das Chaos nur noch größer. Je nach Cloud-Anbieter sind die Erweiterungsmöglichkeiten also eingeschränkt. Hinzu kommt, dass die laufenden Kosten oft unterschätzt werden. Je nach Speicherbedarf und User-Anzahl kommt über die Jahre ganz schön was zusammen.
Kontrolle ist besser
Ein wichtiger Faktor rückt bei der Entscheidung für eine Cloud-Lösung aber besonders oft in den Hintergrund: Als Nutzer gibt man seine Daten vollständig in die Hände Dritter. Das erfordert Vertrauen. Werden alle Daten sicher gespeichert? Bleiben Preise stabil? Verändert sich das Angebot des Anbieters? Und was passiert, falls die Cloud-Dienste einmal nicht verfügbar sein sollten?
Kein Internet. Was jetzt?
Des Weiteren muss immer eine Internetverbindung vorhanden sein, um auf die Daten zugreifen und sie bearbeiten zu können. Eine langsame oder unzuverlässige Verbindung kann die Zusammenarbeit erschweren oder sogar unmöglich machen.
Am Ende bieten public Cloud-Lösungen einen Storage für die Videos, Fotos und Designs und eine Möglichkeit, große Dateien an andere zu übermitteln. Ein Tool, um den Workflow für Kreative zu optimieren, sollte aber mehr mitbringen.
Was sollte eine Lösung mitbringen, um den Kreativ-Workflow zu unterstützen?
Eine passende Lösung sollte allem voran einen reibungslosen Zugriff für alle berechtigten Personen und auf allen gängigen Plattformen (auch außerhalb des eigenen Netzwerkes) ermöglichen. Es muss also egal sein, ob der Nutzer auf iOS, Windows oder Linux arbeitet oder ob er gerade im gemeinsamen Office, zuhause, im Hotel oder am Set ist.
Der Speicherplatz muss dabei flexibel wählbar sein, damit Nutzer weder zu viel zahlen noch irgendwann an Grenzen stoßen und sich erneut nach einer Lösung umschauen müssen.
Zudem ist es grundsätzlich ratsam, Abo-Kosten zu vermeiden. Zu Beginn ist es verlockend, erst einmal einen kleinen Betrag zu zahlen und flexibel zu bleiben. Aber als professioneller Fotograf oder Videograf kann man davon ausgehen, dass der Speicherbedarf wächst und so lebenslang Zahlungen fällig wären.
Für professionelle Nutzer spielen zudem auch Datensicherheit und Datenschutz eine große Rolle. Ein Datenverlust birgt, wie in jeder Branche, Risiken für den Erfolg: Kann eine Deadline wegen verlorener Daten nicht eingehalten werden, ist der Ärger groß. Dabei ist es egal, ob Daten durch einen Hardware-Defekt, einen Cyber-Angriff oder versehentliches Löschen verloren gingen – haben Nutzer vorgesorgt, sparen sie Zeit, Ärger und Geld. Und wenn vertrauliche Kundendaten ungewollt an Dritte geraten, kann das sogar das Ende des Business bedeuten. Es muss also sichergestellt werden, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff haben.
NAS – die Alternative zu public Clouds
Ohne Remote-Zugriff geht es nicht. Aber hierfür braucht es keine public Cloud, bei der man die Datenkontrolle in die Hände Dritter legt. Alternativ können sich Fotografen und Videografen eine eigene, private Cloud mit einem NAS (Network Attached Storage) erstellen.
Ein NAS lässt sich als große Schwester der Netzwerkfestplatte verstehen. Über LAN mit dem Router verbunden, können Nutzer im gesamten Netzwerk auf ihre Daten zugreifen. Dabei liefert das Synology NAS mit seinem Betriebssystem (DiskStation Manager, kurz DSM) gleich eine Reihe integrierter, kostenloser Software mit, welche den Workflow und Arbeitsalltag von Kreativen massiv erleichtern – egal ob remote oder lokal.
Wie können Fotografen und Videografen ihren Workflow mit NAS professionalisieren?
Synology NAS bieten im Wesentlichen folgend 7 Vorteile, wodurch Kreative ihren Workflow professionaleren können: Zentrale Datenspeicherung, schnelle Bearbeitung direkt vom NAS, nahtlose Zusammenarbeit, Remote-Zugriff, automatische Sicherung, ununterbrochene Verfügbarkeit der Daten, flexibel erweiterbarer Speicherplatz sowie hohe Sicherheit.
1. Daten zentral speichern und direkt vom NAS bearbeiten
Mit einem NAS können Fotografen und Videografen all ihre Foto-/Video-Dateien und Projekte an einem zentralen Ort speichern, welcher für alle Beteiligten, die eine entsprechende Berechtigung haben, leicht zugänglich ist.
Sie können dann direkt über den gewohnten Explorer bzw. Finder ihre Files aufrufen und bearbeiten. Die Dateien bleiben dabei auf dem NAS. Richtig gehört! Die Daten müssen nicht mehr extra herunter- und dann wieder hochgeladen werden. Doppelte Dateien werden so vermieden. Dadurch wird der gesamte Speicherbedarf auf MacBook, Laptop & Co reduziert und ein mögliches Daten-Chaos vermieden. Bei großen Video-Files empfiehlt es sich hierbei, auf ein Netzwerk und ein NAS mit 10 GbE zu setzen.
2. Nahtlos zusammenarbeiten
Mit einem NAS können Benutzer für das gesamte NAS oder einzelne Ordner erstellt werden. So können auch mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselben Dateien zugreifen, daran arbeiten und Dateien hinzufügen. Alternativ können auch lokale Ordner automatisch mit dem NAS synchronisiert werden. So können Nutzer auch ohne Internetverbindung an Dateien arbeiten. Sobald wieder eine Verbindung da ist, werden Änderungen synchronisiert. Das kann vor allem bei laufenden Projekten Sinn ergeben.
Auch bietet Synology ein kostenloses, integriertes Office-Tool. Damit können Nutzer einfach gemeinsam über den Browser in Echtzeit an Text-Dokumenten, Präsentationen und Tabellen arbeiten. Gerade wenn es um das gemeinsame Sammeln von Ideen und die Erstellung von Storyboards geht, ist das ein richtig hilfreiches Tool.
3. Remote auf alle Files zugreifen
Mit der integrierten Funktion Synology QuickConnect können Nutzer den Remote-Zugriff mit wenigen Klicks einrichten und sich mittels einer benutzerdefinierten ID oder Adresse wie „quickconnect.to/max-beispiel-fotograf“ über das Internet mit ihrem NAS verbinden. Über den Browser erreichen sie die Daten auf dem NAS auch von unterwegs aus problemlos. Damit das unterwegs auch über den Windows Explorer und Mac Finder möglich ist, können Nutzer zusätzlich VPN auf ihrem NAS installieren. Alternativ zu QuickConnect liefert Synology noch zwei weitere Möglichkeiten, um den Zugriff von extern einzurichten: DDNS oder die Portweiterleitung.
4. Alles automatisch sichern
Jeder, aber vor allem Nutzer, deren Daten ihre berufliche Grundlage bilden, sollten IMMER auf ein Backup setzen. Mit Synology NAS können Dateien automatisch von PC und Mac gesichert werden. Zudem lässt sich auch ein Backup des gesamten NAS erstellen. Die Backup-Ziele können Nutzer flexibel wählen, je nachdem, was am besten zu ihnen passt, ob Cloud (wie C2 Storage), eine externe HDD oder ein zweites Synology NAS. Dadurch können Fotografen und Videografen sicher sein, dass ihre Arbeit stets geschützt ist.
Neben dem Backup der Files, können aber auch alle Einstellungen und Funktionen gesichert werden. Sollte dann z.B. einmal ein PC defekt sein, kann der gesamte PC schnell wiederhergestellt und die Arbeit weitergeführt werden.
Idealerweise setzen Nutzer nicht nur auf ein Backup, sondern sichern auch ihr Backup (auf die gleiche Weise wie oben beschrieben) ein zweites Mal an einem anderen Standort ab. Nur so ist es gewährleistet, dass alle Daten z.B. auch vor Katastrophen wie Brand, Hardware-Defekten oder Cyber-Angriffen geschützt sind. Weitere Informationen zu Datensicherung mit Synology gibt es hier.
5. Daten immer verfügbar halten
Wenn PC oder NAS defekt sind, hilft nur ein Backup. Die Wiederherstellung der Daten kann dabei unter Umständen etwas Zeit in Anspruch nehmen. Wenn man viele zeitkritische Aufträge und Arbeiten hat, lohnt es sich mit dem Thema Datenverfügbarkeit auseinander zusetzen.
Indem man das NAS in einem RAID-Verbund einrichtet, stellt man schon einmal die Verfügbarkeit der Daten sicher, wenn eine Festplatte in dem NAS ausfällt. Ein RAID sollte daher wirklich immer implementiert werden. Mit dem Synology eigenen RAID SHR hat sich das Thema auch in einer Minute erledigt. WICHTIG: RAID ist kein Backup.
Um weiterarbeiten zu können, auch wenn das NAS einmal nicht erreichbar sein sollte, können Nutzer Sync-Ordner auf dem eigenen Mac/PC z.B. für das aktuelle, zeitkritische Projekt einrichten. Wie auch beim RAID schützt das die Daten aber nicht bei Cyber-Angriffen. Wenn Schadsoftware auf das NAS gelangen sollte, wird sie hier auch direkt auf den PC/Mac synchronisiert. Daher ist das auch nur eine Option, um die Datenverfügbarkeit sicherzustellen, aber nicht die Datensicherheit.
Um beides (Datensicherheit und Datenverfügbarkeit) zu gewährleisten, bietet Synology verschiedene integrierte und lizenzkostenfreie Optionen, wie Snapshot Replication oder Synology High Availability (SHA). Das sind richtige Profi-Lösungen. Aber gerade als Profi-Video-/Fotograf sollte man seine Assets auch entsprechend professionell sichern. So können mit der Applikation Snapshot Replication Daten bis zu alle 5 Minuten gesichert werden. Diese können im Notfall praktisch sofort wiederhergestellt werden, sodass es bei einem Serverausfall nicht zum Stillstand kommt. Mit Synology High Availability (SHA) können Nutzer auch zwei Synology NAS-Geräte miteinander zu einem Zwillings-Cluster verbinden. Fällt der eine aktive Server aus, springt der zweite, passive Server sofort ohne Verzögerung ein und stellt alle Daten und Services direkt zur Verfügung. Weitere Details zu den verschiedenen Backup-Lösungen von Synology gibt es hier.
6. Speicherplatz flexibel erweitern
Für Fotografen und Videografen eigenen sich Synology NAS ab der Plus-Serie. Nutzer mit weniger Speicherplatzbedarf genügt das kleinste Plus-Modell, die DS220+. Mit SHR und z. B. 2x 18 TB HDDs stehen dann 18 TB Speicherplatz zur Verfügung. Wenn es absehbar ist, dass die Daten schnell wachsen werden, lohnt sich der Erwerb eines NAS mit 4 Einschüben, z. B. die DS423+. Auch hier kann man mit 2 Festplatten starten, also 2 Einschübe frei lassen und diese einfach später füllen und den Gesamtspeicherplatz schnell erweitern. Und für noch mehr Leistung und Speicherplatz eignen sich die Modelle der xs-Serie, wie die DS1823xs+.
Für viele Synology NAS gibt es auch Erweiterungseinheiten, die einfach an das NAS angeschlossen werden können und so den Speicherplatz schnell vergrößern. Und selbst wenn das oder die Leistung einmal nicht mehr genügen, kann man sein altes NAS wirklich einfach auf ein neues großes NAS migrieren. Das ist weder kompliziert noch aufwendig.
Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Da es keinerlei laufende Kosten gibt, bleiben diese leicht überschaubar. Die Investition ist einfach eine fürs Leben. Zudem können auch NAS-Nutzer klein starten und flexibel mit ihrem Business wachsen.
7. Maximalen Datenschutz sicherstellen
Backup, Benutzer mit Passwörtern, RAID. Hier hört es noch lang nicht auf! Synology hat unzählige integrierte Security-Lösungen, damit Nutzer ihre Daten maximal schützen können. Dazu zählen z. B. Firewall, IP-Blocking, 2-Faktor-Authentifizierung, automatische Malware-Scans AES-256-Verschlüsselung und Hardware-Verschlüsselung.
Fazit: Profi-Ausrüstung nur mit Profi-Storage
Durch den Einsatz eines Synology NAS können Fotografen und Videografen ihren Workflow wirklich professionalisieren, indem sie Daten nicht mehr ständig hoch- und herunterladen müssen, sondern direkt auf dem NAS arbeiten. Damit vermeiden sie, doppelte Dateien oder ein großes Daten-Chaos auf verschiedenen Datenträgern. Auch der kostbare Speicherplatz auf Mac und PC wird mit einem NAS geschont. Durch die Erstellung von verschiedenen Benutzern und die Einrichtung des Remote-Zugriffs ist die sichere Basis für eine unkomplizierte Zusammenarbeit geschaffen. Zudem sparen sie mit einer eigenen Cloud laufende monatliche Kosten für die public Cloud und können zugleich ein richtiges Backup ihrer Daten durchführen und die Sicherheit und Verfügbarkeit auch im Notfall gewährleisten.
Mit Synology NAS können Fotografen und Videografen ihre Daten effizienter organisieren, die Zusammenarbeit erleichtern und ihre Arbeit besser absichern.
Weitere Details zu Synology NAS für Fotografen und Videografen gibt es hier.
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