E-Mail ist für viele Menschen die wichtigste Internet-Anwendung überhaupt, wichtiger oft als Telefon und Messenger-Dienste. Das gilt insbesondere für Unternehmen: Dort sind die elektronischen Nachrichten unverzichtbar für den Informations- und Datenaustausch, für die Übermittlung von Terminen und den Kontakt zu Kunden und Partnern.
Während kleine Unternehmen meist auf die Angebote von E-Mail-Providern zurückgreifen, suchen mittelständische Firmen häufig nach Möglichkeiten, die E-Mail-Verwaltung zu sich ins Haus zu holen. So können sie einerseits sicher sein, dass sie die Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) erfüllen, die unter anderem strenge Regeln für die Verlagerung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU definiert. Zum anderen behalten sie auf diese Weise die Kontrolle über ihren E-Mail-Verkehr, können gezielt Richtlinien für einzelne Benutzer oder Gruppen vergeben, Bedrohungen durch Schadsoftware frühzeitig erkennen und abwehren und den IT-Administratoren die erforderlichen Rechte für die Verwaltung des Systems einräumen.
Mailserver für kleine und mittlere Unternehmen
Zur Software-Ausstattung der NAS-Systeme von Synology gehören gleich zwei E-Mail-Server:
- Der Synology Mail Server ist eine lizenzfrei nutzbare Applikation für den semi-professionellen Bereich und Kleinunternehmen.
- Der Synology MailPlus Server hingegen ist eine erweiterte, professionelle Version des Mail Server und richtet sich an kleine und mittelständische Firmen.
Synology MailPlus können bis zu 2.200 Mitarbeiter gleichzeitig nutzen. So eignet sich die Lösung für mittelständische, aber auch kleine wachsende Unternehmen, da diese mit einem kleinen NAS-Modell und einem kleinen Budget starten und dann unkompliziert erweitern können, wenn der Platz nicht mehr ausreicht.
MailPlus erlaubt zudem die Einbindung mehrerer Domains in sein Mail-System. Das ist vor allem für größere Unternehmen häufig von großer Bedeutung. Auf diese Weise können Firmen, die aus mehreren Organisationseinheiten bestehen, jeweils eigene Mail-Adressen vergeben.
Der MailPlus Server ist nicht auf jedem Synology NAS verfügbar. Eine Kompatibilitätsliste gibt es hier.
E-Mail-Lösung MailPlus im Überblick
Neben MailPlus Server gehören der intuitive Web-Client sowie die mobile App für iOS und Android zu der E-Mail-Lösung von Synology. Alle Komponenten sind kostenlos. Lizenzen müssen ausschließlich einmalig pro aktive Anwender erworben werden. Diese sind unbefristet gültig und übertragbar. Mit einmaligen Hardwarekosten sowie einmaligen Lizenzkosten für Benutzer und ganz ohne laufende Kosten können Unternehmen die Gesamtkosten für ihre E-Mail-Lösung im Vergleich zu der Konkurrenz einfach kalkulieren und langfristig planen.
Der MailPlus Server ist perfekt auf die NAS-Technik von Synology abgestimmt. So hat der Administrator beispielsweise die Möglichkeit, den Server auf einem High-Availability-Cluster aus zwei NAS-Systemen zu installieren. Ein solcher Cluster besteht aus einem primären und einem sekundären Server. Fällt einer von beiden etwa aufgrund eines Gebäudebrands aus, springt sofort der zweite Server ein, ohne dass es zu Funktionsausfällen oder Datenverlusten käme.
Für die Administration des E-Mail-Systems sind vor allem die Funktionen für die Definition von individuell angepassten Benutzerrichtlinien und die Delegation von Rechten und Aufgaben des Administrators an Vertretungen von Bedeutung. E-Mail-Protokolle ermöglichen eine eingehende Analyse von Störungen, mit Benutzerkontingenten kann die Auslastung der Hardware gezielt gesteuert werden.
Datensicherheit hat höchste Priorität
Synology hat bei der Konzeption von MailPlus der Datensicherheit höchste Bedeutung beigemessen. Ein Bedrohungsmonitor liefert ständig aktuell Statistiken zu Gefahren durch ein- und ausgehende Nachrichten. Der Administrator kann unter anderem ablesen, aus welchen Quellen die meisten geblockten E-Mails kamen und an welche Empfänger innerhalb der Firma sie gerichtet waren. Er kann den Virenscanner von ClamAV oder McAfee (kostenpflichtig) in das System einbinden, so dass ein ständig aktualisierter, moderner Schutz vor Schadsoftware infizierte E-Mails erkennt. Anschließend werden die Nachrichten wahlweise gelöscht oder in einen sicheren Quarantäne-Speicher verschoben, außerdem bekommt der Adressat eine entsprechende Benachrichtigung. Die Virendefinitionen werden nach einem konfigurierbaren Zeitplan automatisch aktualisiert.
Umfassende Optionen gibt es weiterhin für den Schutz vor Spam-Mails. MailPlus ist lernfähig, die Erkennungsrate bei unerwünschten Nachrichten wird mit der Zeit immer besser. Der Server arbeitet mit einem Greylisting, das eine verdächtige E-Mail zunächst abweist und beim Absender eine zweite, wiederholte Übermittlung anfordert – was Spam-Versender in der Regel ignorieren. Zudem greift er auf die vom DNS-System des Internet veröffentlichte DNSBL (DNS-based Blackhole List) zu, welche die IP-Adressen von identifizierten Spam-Versendern zusammenfasst. Damit ausgehende Nachrichten bei den Empfängern nicht im Spam-Ordner landen, unterstützt MailPlus standardisierte Authentifizierungs-Mechanismen wie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (Domainkeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance).
Ausführliche Anleitungen für MailPlus verfügbar
Synology liefert über seine Website detaillierte deutschsprachige Anleitungen für die Installation, Konfiguration und den Betrieb des MailPlus Servers. Ein Tool hilft Administratoren bei der Migration von Postfächern bei IMAP-basierten Diensten wie beispielsweise von Gmail, Google Workspace, Microsoft Exchange oder Yahoo. Die grundlegende Konfiguration des Servers wird in einem Tutorial auch für Benutzer ohne IT-Ausbildung verständlich erklärt. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Anleitungen zu einzelnen Aspekten wie der Migration, der Mail-Übermittlung oder der Bildung eines High-Availability-Clusters.
Einen schnellen Überblick können sich Interessenten auch am 29.09.2022 um 15 Uhr in einem Live-Webinar verschaffen. Hier geht es zur kostenlosen Anmeldung.