Schnell ist der Fall eingetreten: Man arbeitet mit zwei, drei oder mehr Personen an einem Projekt zusammen und steht dann vor Fragen wie:
- Wo und wie legen wir unsere Dateien, wie z.B. Präsentationen, Tabellen, Bilddateien o.ä. am besten ab?
- Wie können wir und auch die anderen von überall auf die Daten zugreifen?
- Wer darf überhaupt worauf zugreifen?
- Wie stellen wir sicher, dass das nur für berechtige Personen möglich ist?
Wenn diese Fragen aufkommen, wird es Zeit für einen Fileserver.
Zu Beginn genügt oft eine einfache Festplatte, egal ob intern oder extern per USB angesteckt. Das ändert sich jedoch schnell, je mehr Daten hinzukommen und wenn mehrere Nutzer gemeinsam an den Daten arbeiten. Dann stoßen die klassische Festplatte und der Standardexplorer auf dem PC an ihre Grenzen und ein großes Ordner- und Daten-Chaos ist vorprogrammiert. Das gilt dabei nicht nur für große Unternehmen, wo schnell 10, 100 oder mehr als 1.000 TB zusammen kommen, sondern auch für kleine Teams mit wenigen Terabyte Speicherplatz. Auch diese profitieren schnell von einem organisierter Datenspeicher, der die Arbeit erleichtert. Denn Fileserver-Lösungen gibt es für unterschiedlichste Anforderungen an Speicherkapazität und Nutzerlast.
1. Was ist ein Fileserver? (Definition)
Im Grunde ist ein sogenannter Fileserver (dt. Dateiserver) ein zentraler Server innerhalb eines Computernetzwerks. Mit diesem können Nutzer Dateisysteme oder auch gewisse Teile eines Dateisystems verschiedenen verbundenen Clients – sowohl im lokalen Netzwerk als auch im Internet – zur Verfügung stellen. Um herauszufinden, ob sich ein Fileserver für den eigenen Einsatz lohnt, sollte man die Vor- und Nachteile der Lösung bedacht abwägen.
2. Vor- und Nachteile eines Fileservers
Ein Fileserver bietet neben der Dateifreigabe verschiedene Vorteile für Nutzer. Um diese wirklich ausschöpfen zu können, müssen Nutzer einige Dinge beachten.
2.1 Vorteile eines Fileservers
Mit einem Fileserver können Unternehmen eine zentrale Datenverwaltung und Datenspeicherung aufbauen. Der Fileserver stellt aber nicht nur einen sicheren Knotenpunkt zum Speichern gemeinsamer Daten dar. Er ermöglicht es auch, dass Kollegen und Angestellte online auf einer Plattform gemeinsam arbeiten.
Wenn mehrere Nutzer zeitgleich gemeinsam eine Datei bearbeiten, kann es schnell zu Konflikten bei der Dateispeicherung kommen. Der Fileserver verhindert das, indem üblicherweise mehrere Versionen einer Datei gesichert werden. So werden Dateien nicht mehr unbeabsichtigt überschrieben.
Zudem entlastet der Fileserver als eine Art Sammelsystem die Ressourcen der einzelnen Clients. Dateien werden nur auf dem Fileserver gespeichert und auch nur dort bearbeitet. Somit sparen Nutzer den kostbaren Speicher ihrer eigenen Clients und haben nur ein zentrales Gerät für ihre gesamte Datenverwaltung. Das wiederum spart auch Kosten, um die einzelnen PCs mit größeren HDDs oder SSDs auszustatten.
Weiterhin behalten Unternehmen mit einem Fileserver die Geschäftsdaten in der eigenen Hand. Sie haben die Kontrolle darüber und müssen nicht auf die Informationen von Cloud-Anbietern vertrauen.
Zusammengefasst bieten Fileserver folgende Vorteile:
- Zentrale Datenverwaltung
- Gemeinsames Arbeiten online
- Organisierter, übersichtlicher Dateibestand
- Konfliktfreie Versionen eines Dokuments
- Entlastung von Client-Ressourcen
- Datensicherheit und Datenschutz in eigener Hand
2.2 Nachteile eines Fileservers
Neben den Vorteilen gibt es aber auch einige Aspekte, die Nutzer beachten sollten bevor sich sich für eine Fileserver-Lösung entscheiden. Unter anderem ist der initiale Gesamtkostenaufwand für einen Fileserver oft hoch. Zum einen bedarf ein Fileserver für höhere Anforderungen dedizierte Hardware, wie z.B. einen Server. Hinzu kommen die Kosten für Festplatten und Fileserver-Software. Auf eine solche Fileserver-Software sollten Nutzer nicht verzichten, da der Verwaltungsaufwand sonst viel zu hoch wird.
Diese Software hilft zwar bei der Verwaltung, aber sie erspart Nutzern leider oft nicht die aufwändige, sorgfältige Planung die vorab notwendig ist. So müssen sowohl die Ordner- und Benutzerstruktur, als auch die Zugriffsrechte sorgfältig festgelegt werden, um einem möglichen Daten-Chaos und anderen Problemen vorzubeugen.
Zusammengefasst können folgende Nachteile auftreten:
- Hoher initialer Kostenaufwand
- Aufwändige Verwaltung
- Notwendigkeit einer sorgfältigen Planung
- Gefahr unübersichtlicher Struktur
3. Was müssen Unternehmen bei der Wahl einer Fileserver-Lösung beachten?
Im Grunde können Nutzer aus einem handelsüblichen PC einen Fileserver machen. Für Unternehmen und gewerbliche Nutzer ist das aber keine Alternative, da die Datenmengen und die benötigte Leistung hier in der Regel nicht ausreicht. Sie haben hingegen folgende zwei Optionen:
- Cloud-basierte Fileserver-Lösung oder
- Lokale Fileserver-Lösung
3.1 Cloud-basierte Fileserver-Lösung
Zu den Cloud-basierten Fileserver-Lösungen zählt z. B. Microsoft 365. Diese Lösungen sind oft sehr benutzerfreundlich, schnell einsatzbereit und flexibel skalierbar. Zudem entfallen hier die Hardware- und Instandhaltungskosten für die Server. Jedoch verursachen die Cloud-Lösungen laufende Abo-Kosten, welche sich schnell aufsummieren und auch in Zukunft durch die Anbieter erhöht werden könnten. Weiterhin ist es dringend ratsam, dass Unternehmen immer auch ein lokales Backup ihrer Cloud-Daten erstellen, um bei einem Ausfall nicht von der Verfügbarkeit der Anbieter abhängig zu sein. Außerdem empfiehlt es sich mit einer clientbasierten Verschlüsselung zu arbeiten. Zudem geben Unternehmen hier die Kontrolle über ihre Daten an die Cloud-Anbieter ab. Die volle Kontrolle behalten Unternehmen mit einer lokalen Lösung.
3.2 Lokale Fileserver-Lösung
Neben der Hardware erfordert ein professioneller lokaler Fileserver auch Software-seitige Anpassungen und Einstellungen.
3.2.1 Hardware (Leistung)
Welche Hardware-Ausstattung für den lokalen Fileserver benötigt wird, hängt von der Anzahl der Nutzer sowie der Nutzlast ab. Für kleine private Umgebungen kann ein PC mit handelsüblicher Hardware ausreichen, um Dateien für eine bestimmte Anzahl von Nutzern bereitzustellen. Hier müssen sie aber darauf achten, dass der PC die nötige Leistung sowie den nötigen Speicherplatz mitbringt. Größere Umgebungen und Unternehmen sollten zu leistungsstärkeren NAS- (Network Attached Storage) oder SAN- (Storage Area Network) Servern greifen und ihren Fileserver darauf laufen lassen.
Dabei müssen sie neben dem SAN/NAS-Server ebenfalls die verbauten Komponenten (wie Festplatten, Mainboard, Netzteil etc.) beachten. Wird ein Fileserver kontinuierlichem Datenfluss ausgesetzt, ist es besser sich für SSDs zu entscheiden, da diese eine höhere Leistung bringen können als HDDs. Unpassend gewählte HDDs bringen außerdem das Risiko mit sich, unter Dauerbelastung auf Grund von Verschleiß, vorzeitig auszufallen und Datenverlust zu verursachen. Liegt kein kontinuierlicher Datenfluss, also kein durchgehendes Lesen und Schreiben durch den Zugriff auf die Festplatten vor, sind HDDs dennoch ausreichend. Nutzer sollten sich also im Vorfeld bereits bewusst machen, für welche Art von Gebrauch sie den Fileserver in Betrieb nehmen möchten.
Des Weiteren muss für die jeweilige Verwendung des Fileservers auch eine entsprechende Mindestleistung gewährleistet werden. Besonderes Augenmerk sollte hier auf der Prozessorleistung und des Arbeitsspeichers liegen. Je nach Anwendungsfall, empfiehlt sich mindestens ein Xeon- oder Ryzen-Prozessor in Servern zu nutzen. Wohingegen die Größe des Arbeitsspeichers variiert, je nachdem wie anspruchsvoll die Aufgaben des Fileservers ausfallen. Für gelegentliche Lese- und Schreibzugriffe sind 4 bis 8 GB RAM Arbeitsspeicher vollkommen ausreichend. Für leistungsintensivere Aufgaben, wie beispielsweise Virtualisierung, sollte eine deutlich höhere RAM-Kapazität eingeplant werden.
3.2.2 Software (Flexibilität und Kompatibilität)
Sobald sich Unternehmen für eine lokale Lösung entscheiden und die Anforderungen an die Hardware festgelegt haben, gilt es den Fileserver auch Software-seitig einzurichten und seine Verwaltbarkeit zu gewährleisten. Um die Verfügbarkeit von Servern in Unternehmen zu sichern, sollte Remote-Zugriff eingerichtet und, wie bereits erwähnt, zur einfacheren Verwaltung eine Fileserver-Software verwendet werden.
Der Remote-Zugriff kann hierbei via WebDAV, (S)FTP oder SCP realisiert werden. Dies sind Netzwerkprotokolle, welche zur Bereitstellung von Dateien dienen. Zudem benötigen Nutzer eine selbst konfigurierte DNS (Domain-Namen-System). Die DNS wird dafür benötigt, um einen Domain-Namen (beispiel.org) einer IP-Adresse zuweisen zu können. Wenn Nutzer dann den Domain-Namen oder die IP-Adresse in die Adresszeile des Browsers eingeben, gelangen sie zum Fileserver.
Theoretisch können Nutzer mit einem normalen Windows PC den ein oder anderen Service zur Verfügung stellen, indem einfach eine Netzwerkfreigabe eingerichtet wird und so eine Art Fileserver entsteht. Dieser ist in seinen Nutzungsmöglichkeiten natürlich extrem limitiert. Zudem müsste der Nutzer immer angemeldet bleiben, damit der Service auch für andere verfügbar bleibt. Besser wäre es also eine spezielle Fileserver-Software zu nutzen, die aber ebenfalls als Voraussetzung mit sich bringt, dass der PC permanent angemeldet und somit der Service verfügbar bleibt. Womit ein schnelles Lebensende des PCs vorprogrammiert wäre. Somit lohnt sich diese Software nur in Kombination mit einem Server oder NAS, welche für einen effizienten Dauerbetrieb konzipiert sind.
Bei der Fileserver-Software ist es wichtig, darauf zu achten, dass diese auch mit der gewählten Hardware kompatibel ist. Es gibt kostenlose Software-Anbieter, bei denen jedoch die Funktionen meist stark eingeschränkt sind. Andere Anbieter (wie Windows Server) bieten zwar ein vollumfängliches Funktionsangebot, verursachen dann aber neben der Anschaffung der Hardware weitere zusätzliche Kosten in Form von Zusatzdiensten und Abonnements oder Lizenzen. Im Gegensatz dazu, ist die Fileserver-Lösung bei Synology SAN-/NAS-Servern bereits kostenlos integriert.
Hardware und Software in einem. Fileserver-Lösung von Synology
Wer ein Synology NAS besitzt, kann dieses direkt auch als Fileserver einrichten – ohne zusätzliche Kosten. Hier sparen Nutzer also langfristig viel Geld. Zudem können Sie auch sicher gehen, dass Software und Hardware perfekt aufeinander abgestimmt sind, da beides aus einer Hand kommt. Auch bietet die Fileserver-Lösung von Synology den vollen Funktionsumfang, wie Dateifreigabe und -Synchronisierung, plattformübergreifende Datennutzung über Browser, Betriebssysteme und Mobilgeräte sowie eine sichere Benutzerverwaltung (inkl. Windows ACL-Unterstützung). Mit der Applikation Drive und den umfangreichen Office-Anwendungen (wie Chat, MailPlus, Calender etc.) holen Unternehmen sogar noch mehr aus ihrem Fileserver heraus und ermöglichen einen unkomplizierten Datenzugriff und standortunabhängige Zusammenarbeit. Synology bietet eine breite Palette an Servern und Storages. Damit findet jedes kleine und große Unternehmen das passende Fileserver-Setup und ist auch für zukünftiges Datenwachstum gewappnet.