Die Aufbewahrung in Microsoft 365 ist kein Backup. Gegen versehentliches Löschen, Ransomware oder Insiderhandlungen hilft nur eine eigenständige, automatisierte Sicherung; sonst drohen Ausfälle, lange Restore-Zeiten und Compliance-Kosten.
Lesen Sie hier, wie Sie eine zuverlässige Backup-Strategie für Microsoft 365 umsetzen und in kurzer Zeit einen stabilen, auditierbaren Schutz etablieren sowie den Betrieb schlank halten.
Schritt für Schritt zum M365-Backup
Schritt 1: Schutzplan anlegen
Definieren Sie den Rahmen für:
- Umfang (Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams),
- Zeitplan (z. B. wöchentlich, samstags 08:00 Uhr),
- Aufbewahrung (z. B. 180 Tage) mit einem Backup-Ziel, welches moderne Sicherheitsfeatures wie Unveränderbarkeit (WORM) unterstützt.
Schritt 2: Microsoft 365 verbinden
- Fügen Sie in Microsoft 365 als Cloud-Anwendung hinzu.
- Authentifizierung via Entra ID: Es wird eine App registriert; die Kommunikation erfolgt zertifikatsbasiert. Kontodaten werden nicht dauerhaft gespeichert.
Schritt 3: Automatischen Schutz aktivieren
- Wählen Sie für M365-Gruppen und SharePoint-Websites den passenden Plan und das Ziel aus; diese Objekte werden fortan automatisch gesichert.
- Beziehen Sie benutzerbezogene Dienste (OneDrive, Exchange, Chat) über Gruppenmitgliedschaften ein: Tritt jemand einer gesicherten Gruppe bei, wird sein Dienst automatisch geschützt.
Schritt 4: Ad-hoc-Backups durchführen
- Führen Sie im Anschluss die initiale Sicherungen sofort durch, um die Basis zu schaffen. Dies kann je nach Umfang einige Zeit in Anspruch nehmen.
Schritt 5: Betrieb vereinfachen
- Sehen Sie in der Workload-Übersicht, was gesichert ist, inklusive Plänen und Zielen (auch externe Kopien).
- Passen Sie Pläne an (z. B. E-Mails der Vertriebsgruppe von wöchentlich auf täglich umstellen), ohne komplizierte Neuaufsetzung.
Best Practices für einen stabilen Betrieb
Verankern Sie Routinen, damit Restore‑Fähigkeit, Sicherheit und Compliance dauerhaft gewährleistet sind.
- Restore‑Drills etablieren und Ergebnisse dokumentieren
- Onboarding automatisieren, damit neue Benutzer, Gruppen und Sites ohne manuelle Schritte in den Schutz fallen
- Zugriffssicherheit pflegen: MFA/SSO durchsetzen, Rollen regelmäßig rezertifizieren, IP‑Allow‑Lists aktuell halten
- Self-Restore: Selbständige Wiederherstellungen durch autorisierte Mitarbeiter ermöglichen, um die IT zu entlasten
- Speicherstrategie steuern: Aufbewahrungsfristen, Immutability‑Fenster und Kapazitäten planen; Offsite‑Redundanz sicherstellen
- Compliance im Blick behalten: Export‑ und Prüfpfade testen; Archivierungspläne für gelöschte Konten definieren
Wichtig: Die „letzte Meile“ ist die Wiederherstellung. Planen Sie nicht nur Backups, sondern vor allem Restores – wiederkehrend, dokumentiert, nachvollziehbar.
Checkliste: Haben Sie an alles gedacht?
- Schutzpläne für alle Workloads aktiv?
- Offsite‑Kopien und Immutability definiert?
- SSO/MFA aktiv und Rollen minimal berechtigt?
- Restore‑Drills dokumentiert und regelmäßig getestet?
Wer diese Punkte abhaken kann, reduziert Risiken signifikant – und stellt sicher, dass Daten im Ernstfall dort sind, wo sie hingehören: verfügbar.
Mit welcher Lösung lässt sich das in die Praxis umsetzen?