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Wie Sie in Ihrem Unternehmen die gemeinsame Nutzung von Dateien optimieren
Peter Lauer
3. Juli 2021

Wie Sie in Ihrem Unternehmen die gemeinsame Nutzung von Dateien optimieren

Produktivität steigern und Kosten senken. Standortunabhängiges Arbeiten optimieren. 

Die meisten Unternehmen haben Angestellte in externen Büros, in Tochterunternehmen, im Ausland, o.ä. (Upwork). Schon vor der Corona-Pandemie haben immer mehr Angestellte vermehrt aus Coworking-Spaces, Cafés, Flughäfen oder aus dem Home-Office heraus gearbeitet. Untersuchungen zeigen, dass global gesehen 2/3 der Firmen ihre Angestellten remote, also mobil, einsetzen. In Zeiten der aktuellen, weltweiten Pandemie sind allein in Deutschland rund 25 % der Arbeitnehmer*innen, rund 10 Millionen Menschen, im Home-Office (Bitkom, 2020).

Bei mobilen Teams, die von unterschiedlichen Standorten aus arbeiten, kann aufgrund der geringen Bandbreite die gemeinsame Nutzung von Dateien mühselig sein. Das wiederum kann die Produktivität beeinträchtigt. Ohne zentrales Datenverwaltungssystem steigt die Speichernutzung aufgrund unnötiger Duplikationen. 

Ohne zentrale Sicherung und Wiederherstellung riskieren Sie zudem den Verlust kritischer Geschäftsdaten.

Mit der richtigen Datenmanagement-Strategie können Unternehmen die angesprochenen Herausforderungen jedoch in Vorteile verwandeln, die Ihnen einen Vorsprung vor der Konkurrenz verschaffen.

Wie Sie die richtige Datenmanagement-Strategie finden

Nach wie vor speichern zahlreiche Unternehmen ihre Daten traditionell auf einem Server oder in einer Cloud, sodass im mobilen Office mit einer langsameren Geschwindigkeit gearbeitet werden muss.

Dabei können Unternehmen mit mehreren Standorten eine neue Struktur für die Datenspeicherung und -verwaltung festlegen, indem ein größeres NAS-Gerät (Network Attached Storage) in der Unternehmenszentrale und ein kleineres NAS in jeder Zweigstelle eingesetzt werden. Mit diesem Set-up können Sie problemlos Dateien zwischen NAS-Systemen und Büros synchronisieren.

Unternehmen können zum Beispiel ein NAS der Synology XS- /XS+-Serie, welches mehr als ein Petabyte Speicherkapazität bietet, in der Zentrale einrichten. Für Zweigstellen oder andere entfernte Standorte können sie ein Modell aus der Plus-Serie von Synology nutzen, welche Speicherkapazität und Leistung bietet und für kleinere Büros geeignet ist. Die flexible und einfache Skalierung und Synchronisierung mit dem zentralen NAS – unter Verwendung derselben Software – ist dabei einer der Hauptvorteile der Synology Lösungen.*

Durch die Bereitstellung von NAS-Geräten an jedem Standort müssen sich die Mitarbeiter*innen nicht direkt mit der Hauptzentrale verbinden. Somit erfolgt ein schnellerer Lese-/Schreibzugriff, da die Daten nun schneller übertragen werden. Gleichzeitig können sie direkt auf ein Netzlaufwerk zugreifen und sparen somit Zeit, da keine großen Dateien per E-Mail hin- und herschicken werden müssen.

Ein weiterer Vorteil durch diese neue Infrastruktur ist der reduzierter Ressourcenverbrauch. Durch das lokale NAS, auf dem die Dateien synchronisiert werden, ist es nicht mehr notwendig, dass Mitarbeiter*innen auf ihren Computern alles abspeichern müssen. Da die Dateien auf dem lokalen NAS und nicht auf den einzelnen Computern der Mitarbeiter synchronisiert werden, gibt es weniger redundante Dateien, die Speicherplatz belegen. Daten werden automatisch übertragen. Redundanz wird vermieden und Speicherplatz gespart. Die Gestaltung der Verwaltung und des Netzwerklaufwerkes können dadurch einfacher gestaltet und Ressourcen gespart werden.

Zusätzliche Strategien für die Datenverwaltung an mehreren Standorten

Mit einem Synology NAS ist es möglich, einen Datensicherungs- und Notfallwiederherstellungsplan einzurichten, ohne Speicherplatz von einem anderen Anbieter anmieten zu müssen. Dies schützt nicht nur die Firmendaten im Notfall, sondern erspart auch den Umgang mit mehreren Anbietern, deren Lizenzgebühren sich summieren können.

Auch ein zentrales Management System (CMS) ist wichtig für die Verwaltung der IT-Umgebung. Ein CMS spart den IT-Administratoren Zeit und Mühe, da mehrere NAS-Geräte von einem zentralen Standort aus verwaltet werden können, ohne jedes Büro physisch aufsuchen zu müssen.

Mit dem CMS von Synology können Administratoren mithilfe eines Dashboards den Status jedes Servers überprüfen und die Software auf dem neuesten Stand halten. Zusätzlich können Administratorrechte an bestimmte Mitarbeiter*innen delegiert werden, damit diese bestimmte Einstellungen auf ausgewählten Servern verwalten können.

Zusammenfassend

Mit der richtigen Datenmanagement-Strategie können Sie Ihre Herausforderungen in Geschäftschancen umwandeln, die die Produktivität steigern, die Kosten senken und – was am wichtigsten ist – die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten.

Lesen Sie jetzt die Erfahrungsberichte von Synology Kunden und sehen Sie, wie Synology Unternehmen im Datenmanagement-Prozess unterstützt.




*Bei dem genannten Set-up handelt es sich um ein Beispiel, das individuell an die jeweiligen Unternehmensstrukturen und Anforderungen angepasst werden kann.