Die Anforderungen an IT-Infrastrukturen in Bildungseinrichtungen steigen: Steigende Kosten, neue Compliance-Vorschriften und Sicherheitsbedenken fordern von Schulen und Universitäten, ihre Systeme zu hinterfragen. Gerade Cloud-Lösungen (sogenannte Saas-Tools) wie Microsoft 365 und Google Workspace, die lange als Standard galten, verlieren aufgrund signifikanter Änderungen an Attraktivität.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum es für Schulen und Universitäten jetzt wichtig ist, ihre IT-Strategie zu überdenken – und wie alternative Lösungen wie die Synology Office Suite helfen können, langfristig Kosten zu senken, Sicherheit zu erhöhen und flexibel zu bleiben.
Veränderungen der Cloud-Angebote für Schulen
Bildungseinrichtungen, die auf cloud-basierte SaaS-Lösungen setzen, stehen vor Herausforderungen:
- Microsoft: Im Januar 2025 laufen alle bestehenden Office 365 A1 Plus-Lizenzen aus. Nutzer verlieren den Zugriff auf die Office 365 Desktop-Anwendungen und werden automatisch auf A1-Lizenz umgestellt. Um Desktop-Apps weiter nutzen zu können, müssen sie kostenpflichtig auf A3- oder A5-Lizenzen wechseln. (1) Speicherpools werden auf 100 TB pro Tenant begrenzt.
- Google: Bereits 2022 endete der kostenlose unbegrenzte Speicherplatz für Google Workspace for Education, was zusätzliche Kosten für Schulen mit hohem Datenaufkommen bedeutet.
Diese Änderungen treffen viele Institutionen hart. Schulen und Universitäten müssen sich entscheiden: Höhere Kosten für erweiterte Lizenzen in Kauf nehmen – oder Alternativen prüfen.
Drei zentrale Probleme mit Cloud-Lösungen
1. Kosten und Planungsunsicherheit
Steigende Lizenzgebühren bringen viele Bildungseinrichtungen an ihre Grenzen. Auch zukünftig wird es Änderungen an Angeboten geben. Die anhaltende Unvorhersehbarkeit führt weiter zu finanzieller Instabilität, die wahrscheinlich zusätzliche Belastungen für Downtime, Migration und Schulung von Lehrkräften bedeuten.
2. Datenschutz und Sicherheit
Der Bildungs- und Forschungssektor gehört weltweit zu den bevorzugten Zielen von Hackern und führt regelmäßig Statistiken zu Cyberangriffen an. (2) Besonders brisant ist dies, da hier hochsensible Daten wie Studentenakten, Finanzinformationen und Forschungsergebnisse verwaltet werden. Der Schutz der Einrichtungen und ihrer Daten ist daher von größter Dringlichkeit. Die Nutzung externer SaaS-Anbieter birgt dabei zusätzliche Risiken, da Schulen oft nur eingeschränkt kontrollieren können, wie und wo ihre Daten gespeichert werden.
3. Einhaltung von Compliance-Vorgaben
Bildungsspezifische Vorschriften wie DSGVO oder FERPA verlangen strenge Sicherheits- und Audit-Prozesse. Institutionen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme sicher, privat und überprüfbar sind. Öffentliche Cloud-Lösungen stoßen hier oft an ihre Grenzen.
Die Alternative für Bildungseinrichtungen: Synology Office Suite
Für Schulen und Universitäten, die langfristig unabhängig und stabil bleiben wollen, bieten lokal gehostete Lösungen wie die Synology Office Suite viele Vorteile.
1. Kostenstabilität und Skalierbarkeit
Statt jährlicher Abogebühren investieren Bildungseinrichtungen einmalig in Synology-Hardware. Sie erhalten eine flexible, skalierbare Lösung mit integrierte, lizenzfreier Software. Der Speicher kann jederzeit erweitert werden.
2. Volle Datenkontrolle und Sicherheit
Alle Daten verbleiben vor Ort. Das erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern vereinfacht auch die Einhaltung der Compliance-Anforderungen. Funktionen wie Datenverschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung minimieren Risiken.
3. Komplettlösung für Zusammenarbeit
Synology bietet mit Drive, MailPlus, Chat und Office eine integrierte Plattform, die Schulen alles bietet, was sie für eine effiziente Zusammenarbeit brauchen. Lehrende und Schüler*innen können in Echtzeit an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen zusammenarbeiten.
4. Einfache Migration und Verwaltung
Mit intuitiven Tools wie der Synology Drive Admin Console können IT-Teams Daten und Nutzer effizient verwalten. Der Umstieg wird durch Migrationshilfen und eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert, die Lehrkräfte und Schüler ohne großen Schulungsaufwand nutzen können.
5. Erprobte Praxistauglichkeit
Bildungseinrichtungen wie die University of Washington und das Christoph-Probst-Gymnasium in Gilching (Bayern) setzen bereits auf Synology und zeigen, dass sie seit Jahren von den lokalen Lösungen profitieren.
Warum Sie jetzt handeln sollten
Die Änderungen bei Microsoft und Google zwingen viele Schulen, ihre IT neu zu denken. Gleichzeitig bietet der Wechsel zu einer lokal gehosteten Lösung wie der Synology Office Suite die Chance, langfristig unabhängiger, sicherer und kosteneffizienter zu arbeiten.
Sie wollen mehr erfahren?
Lassen Sie sich beraten und sehen Sie, wie Sie Ihre Bildungseinrichtung zukunftssicher machen mit der Synology Office Suite.