Ein eigener Mailserver auf dedizierter Hardware ist eine undankbare Aufgabe für die IT kleiner und mittlerer Unternehmen. Der Aufwand für die Administration ist angesichts der hohen Sicherheitsanforderungen einfach enorm. Cloud-Lösungen sind aber nicht die einzige Alternative, denn in der richtigen Konstellation ergibt der Betrieb auf eigener Hardware durchaus Sinn.
NAS-Systeme bieten meist einiges mehr als die Bereitstellung von Datei- und Storage-Diensten für das eigene Firmennetzwerk. So gibt es beispielsweise für die Geräte von Synology eine Vielzahl von Software-Paketen, um weitere Funktionen nachzurüsten. Diese werden bequem über eine einheitliche Weboberfläche administriert und aktuell gehalten. Mit dem Paket MailPlus ist für die NAS-Modelle von Synology eine Alternative E-Mail-Lösung für Unternehmen erhältlich, der sich auch schon auf den Geräten am unteren Rand des Leistungsspektrums einsetzen lässt. Eine Empfehlung für die Eignung je nach der Anzahl der Benutzer oder des täglichen Mail-Volumens für verschiedene Synology NAS liefert die Tabelle auf der Seite zu den Lizenzpaketen.
Funktionsumfang des MailPlus-Servers von Synology
Obwohl der MailPlus-Server nur eine von vielen möglichen Anwendungen auf einem Synology NAS ist, muss er den Vergleich mit der Konkurrenz nicht fürchten. Abstriche gibt es bei den Leistungsmerkmalen kaum. So verfügt MailPlus über folgende Funktionen:
- komfortable Webmail-Oberfläche als Alternative zu lokalen E-Mail-Clients
- kostenlose App für mobile Endgeräte mit iOS oder Android
- Unterstützung der Protokolle POP3 und IMAP für den Zugriff durch beliebige Clients
- integrierter Virenscanner (Clam-AV), optional gegen ein kostenpflichtiges Modul von McAfee austauschbar
- umfangreiche Schutzmechanismen gegen Spam
- Unterstützung mehrerer E-Mail-Domänen
- Migrationswerkzeuge für den Umstieg von beliebigen IMAP-Systemen sowie für Gmail, Google Workspace und Microsoft Exchange
Neben den E-Mail-Diensten bietet MailPlus auch die Möglichkeit, Kontakte und Kalender zu pflegen. Die Lösungen von Google und Microsoft enthalten mehr Komfortmerkmale und eine modulübergreifende Integration. Mit MailPlus bekommen Anwender jedoch sämtliche Grundfunktionen zur Verfügung gestellt.
Ausfallsicherheit und DSGVO-konformer Datenschutz
Ein zentrales Argument für Lösungen in der Cloud ist die damit verbundene Ausfallsicherheit. Die lässt sich aber auch mit MailPlus herstellen. Dazu verbindet man zwei Synology NAS zu einem Failover-Cluster. Fällt dann ein System aus, übernimmt nach kurzer Zeit automatisch das zweite System und sichert so die Verfügbarkeit der Anwendung. Eine vergleichbare Konstellation ist mit Microsoft Exchange zwar auch auf die Beine zu stellen, erfordert aber einen deutlich höheren administrativen Aufwand bei der Einrichtung.
Auch beim Stichwort Datensicherung profitiert MailPlus von seiner Integration in eine komplett ausgestattete NAS-Umgebung: Die verschiedenen lizenzfrei verwendbaren Backup-Lösungen des Grundsystems wie Hyper Backup oder Snapshot Replication lassen sich auch für die Sicherung und schnelle Wiederherstellung des E-Mail-Servers nutzen, damit im Fall der Fälle die kontinuierliche Kommunikationsfähigkeit des Unternehmens gewahrt bleibt.
Die Frage nach der Verarbeitung und Speicherung der E-Mail-Daten gemäß EU-DSGVO kann bei Cloud-Lösungen schnell juristisch unübersichtlich werden, wenn der Provider auch Datacenter im EU-Ausland betreibt. Durch die lokale Vorhaltung aller Daten bei MailPlus, ist das Thema hier dagegen unkritisch, denn das Unternehmen behält die komplette Kontrolle.
So bleiben die Kosten im Rahmen
Der Platzhirsch Exchange war zwar schon immer hochpreisig, aber immerhin ist man bislang für die Server- und Client-Lizenzen nur einmalig zur Kasse gebeten worden. Das wird sich mit der nächsten Version des Programms ändern. Denn damit wird der Software-Riese auf ein Abo-Modell umstellen, also die Unternehmen jährlich zur Kasse bitten, genauso wie es die bekannten Cloud-Anbieter machen.
Dagegen hat Synology mit MailPlus ein anderes Lizenzmodell gewählt. Dabei zahlt man keine Server-Lizenzen und lediglich eine einmalige Gebühr für Client-Lizenzpakete, die es für fünf und für 20 User zu kaufen gibt. Die Höhe dieser einmaligen Kosten entspricht dabei ungefähr den jährlichen Gebühren bei den großen Anbietern von Cloud-Services.
Bei Synology werden die Lizenzen zwar bei der Aktivierung an die derzeitige Hardware gebunden, sind aber übertragbar: Wenn man nach einigen Jahren eine leistungsfähigere NAS-Lösung kauft, lassen sich die bestehenden Lizenzschlüssel für das neue Gerät aktivieren. Damit werden die Lizenzen dem älteren NAS automatisch entzogen.
Eine kostenlose Lizenz für fünf MailPlus-Benutzer ist bei den unterstützten NAS-Systemen schon enthalten. So kann man die Funktionalität ausgiebig ausprobieren, bevor man an einen Lizenzkauf denkt. Einen ausführlichen Beitrag inkl. Kostenvergleich zu Exchange Server gibt es hier.
Fazit
Einen E-Mail-Server mit Software wie MS-Exchange on premise zu betreiben, ist ein Konzept der Vergangenheit, weil es zu viel administrativen Aufwand und hohe Lizenzkosten nach sich zieht. Deutlich weniger Betreuung erfordern Cloud-Lösungen wie Google Workspace – allerdings mit hohen jährlichen Gebühren und komplizierter Rechtslage im Hinblick auf die DSGVO. MailPlus vereint dagegen die Vorteile aus beiden Varianten: Lediglich einmalig anfallende und moderate Lizenzgebühren bei überschaubarem administrativem Aufwand und voller Datenhoheit.
Erfahren Sie mehr über MailPlus hier.
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