La gestión de proyectos, el seguimiento del progreso y la comunicación de tareas son esenciales en el día a día de las organizaciones. Por eso, muchas optan por soluciones de productividad SaaS que facilitan la colaboración en tiempo real y promueven el crecimiento empresarial. Sin embargo, el uso de múltiples servicios puede dispersar archivos, reducir la eficiencia y aumentar el riesgo de fugas de datos. Además, mantener varias plataformas es costoso en términos de tiempo y recursos para los equipos de TI.
Según un informe de Varonis, más del 80% de las organizaciones han expuesto involuntariamente datos sensibles a través de herramientas de productividad SaaS. Esta alarmante estadística revela que las filtraciones de datos podrían potencialmente llevar a pérdidas que superen los $28 millones USD para una sola empresa, destacando una vulnerabilidad crítica de seguridad que no puede ser ignorada. Como resultado, muchas empresas están reevaluando su dependencia de los servicios SaaS. Por ejemplo, Disney fue recientemente hackeado por un grupo de ciberdelincuentes que robó más de 1TB de mensajes y archivos de Slack, lo que llevó a la empresa a descontinuar el servicio.
Los permisos descentralizados y la gestión inadecuada de las herramientas de productividad SaaS pueden llevar a vulnerabilidades de seguridad
El uso inseguro de herramientas SaaS es la principal causa de que las empresas dejen datos sensibles expuestos, como la falta de autenticación multifactor (MFA) y configuraciones de permisos detalladas. Estas brechas pueden dejar los datos en la nube de la empresa completamente abiertos a amenazas externas, llevando a una gran infracción en las defensas de ciberseguridad.
Las herramientas SaaS, por su naturaleza, mejoran la colaboración tanto en equipo como a distancia, permitiendo a los empleados compartir y acceder fácilmente a los datos de la empresa. Sin embargo, esta comodidad a menudo da lugar al fenómeno de los sistemas de información en la sombra, donde los departamentos adoptan de manera independiente múltiples herramientas SaaS sin notificar al equipo de TI. Como resultado, muchas aplicaciones de terceros eluden las políticas de seguridad de la empresa. Aunque las herramientas SaaS incluyen características de seguridad integradas, los usuarios regulares pueden carecer de la experiencia técnica de los profesionales de TI para configurar estos ajustes correctamente, exponiendo a la organización a posibles vulnerabilidades y riesgos de ciberseguridad.
Además, muchos trabajadores no son conscientes de los tipos de datos apropiados para el almacenamiento en plataformas SaaS, permisos de acceso y gestión de procesos, lo que lleva a vulnerabilidades de seguridad y filtraciones de datos. Ejemplos de escenarios incluyen compartir documentos internos y externos sin establecer contraseñas de archivo, permisos de descarga y edición, o fechas de caducidad de enlaces, permitiendo el acceso malintencionado a datos confidenciales.
Sin embargo, las herramientas de productividad siguen desempeñando un papel vital en las operaciones de la organización. Synology Office Suite, construido sobre una arquitectura de nube privada, ofrece la solución ideal que combina seguridad y eficiencia, liberando las capacidades de colaboración del equipo mientras otorga a la empresa un control del 100% sobre los datos.
Desplegar herramientas de productividad en la nube privada puede mejorar la seguridad y la eficiencia para las empresas
Utilizar el despliegue de nube privada para herramientas de productividad dentro de una organización es más adecuado para industrias que manejan grandes cantidades de datos sensibles, como finanzas, salud y educación. Synology Office Suite proporciona soluciones de productividad que van desde la gestión de archivos con Synology Drive, plataformas de colaboración como Synology Office, sistemas de correo electrónico como Synology MailPlus, hasta la comunicación en tiempo real con Synology Chat, ofreciendo cuatro ventajas principales para las empresas:
- Recuperar el control del 100% de los datos: Todas las herramientas de productividad operan dentro de una nube privada, lo que permite a los equipos tener la misma conveniencia, pero con total privacidad a través de la red local de la organización. Esto asegura que los archivos confidenciales no se carguen en nubes públicas externas, reduciendo el riesgo de fuga de datos.
- Experiencia de administración de TI centralizada: Synology Office Suite cuenta con una plataforma de administración centralizada que simplifica la configuración y monitorización de las actividades de los usuarios para el personal de TI. Esto aborda los desafíos de gestionar herramientas SaaS descentralizadas y sus complejidades asociadas. Por ejemplo, en la Consola de administración de Synology Drive, el personal de TI puede ver el estado actual del servidor de archivos, verificar archivos con un número anormalmente grande de comparticiones o accesos, eliminar remotamente dispositivos conectados sospechosos y eliminar archivos sincronizados descargados localmente.
En MailPlus Server, los administradores de TI pueden supervisar la salud del servidor de correo electrónico a través de un panel de control y detectar rápidamente eventos anormales utilizando registros de auditoría detallados, ayudando al personal de TI a asegurar operaciones diarias fluidas con un mínimo de tiempo y esfuerzo.
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- Control granular de permisos de archivos: Synology ofrece permisos de acceso a archivos completos. Los empleados pueden editar, eliminar y compartir archivos configurados de acuerdo con las políticas de la empresa. Además, se pueden monitorear y exportar los registros de acceso y eliminación de cada archivo para asegurar el cumplimiento de auditoría. Al compartir archivos externos, los empleados pueden establecer contraseñas personalizadas y fechas de caducidad, así como agregar marcas de agua y restringir descargas para archivos o carpetas sensibles.
- Añadiendo una capa extra de protección con copias de seguridad: Además de mejorar la seguridad y la usabilidad de las herramientas de productividad en sí mismas, los archivos almacenados en Synology Office Suite están naturalmente protegidos por el servicio de copia de seguridad integrado de Synology. Ya sea que el personal de TI necesite hacer una copia de seguridad en otro servidor o elija la copia de seguridad en la nube para una copia de seguridad remota, pueden confiar en las herramientas integradas para asegurar una protección robusta para los datos operativos críticos.
Además, la mayoría de los proveedores de servicios de nube cobran según el número de usuarios, y las empresas deben tener cuidado con los aumentos repentinos de precios en los planes de suscripción SaaS. Especialmente para organizaciones más grandes, los gastos pueden aumentar significativamente de un momento a otro, planteando un desafío inconveniente para la reevaluación del presupuesto. Los beneficios de adoptar la solución de productividad en la nube privada de Synology Office Suite incluyen un costo de implementación de hardware único, sin tarifas de suscripción recurrentes. Incluso cuando se requiere una expansión de infraestructura, el presupuesto se puede planificar con anticipación, reduciendo significativamente las fluctuaciones de costos.
Por lo tanto, Synology Office Suite representa la intersección de seguridad, eficiencia y rentabilidad para las empresas modernas, confiado por empresas líderes en diversas industrias como la educación, la salud y las finanzas a nivel mundial. Actualmente, hay más de 13 millones de usuarios activos en todo el mundo que disfrutan de servicios de colaboración seguros y eficientes con Synology Office Suite, demostrando que mejora significativamente la productividad de los equipos empresariales, tanto para la colaboración interna como externa.
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