Si bien muchas empresas dependen en gran medida de Microsoft 365, anteriormente denominado «Office 365», para sus operaciones diarias, no se pueden pasar por alto los riesgos potenciales de este sistema. Una vez comprendas los riesgos y la necesidad crítica de la copia de seguridad de Microsoft 365, podrás tomar medidas proactivas para proteger sus datos y garantizar la continuidad del negocio.
¿Qué es la copia de seguridad de Microsoft 365 y por qué la necesitas?
Aunque Microsoft 365 proporciona un cierto nivel de protección de datos integrada, no es suficiente para garantizar la seguridad y la recuperación completas de los datos en caso de eventos inesperados. Por lo tanto, necesitarás una solución de copia de seguridad de Microsoft 365 dedicada para protegerte contra eliminaciones accidentales, errores humanos y ataques informáticos.
La solución de copia de seguridad de Microsoft 365 te ayuda a cumplir los requisitos normativos y de cumplimiento. Muchas industrias tienen regulaciones específicas de retención de datos y privacidad que las empresas deben cumplir. Al implementar una solución de copia de seguridad que cumpla con estos requisitos, aseguras que sus datos se almacenen correctamente y se puedan recuperar cuando sea necesario.
Además, el Acuerdo de Servicios de Microsoft 365 establece explícitamente que «todos los servicios en línea sufren interrupciones e interrupciones ocasionales, y Microsoft no es responsable de ninguna interrupción o pérdida que usted (los clientes) pueda sufrir como resultado» y Microsoft recomienda encarecidamente el uso de servicios de terceros para realizar copias de seguridad del contenido y los datos almacenados en Microsoft 365.
Implementación de los procedimientos recomendados de copia de seguridad de Microsoft 365
Evaluación de los requisitos de copia de seguridad de datos
Microsoft 365 está equipado con características de supervisión que ayudan a identificar las cuentas de usuario activas y el espacio de almacenamiento adquirido. A través de su extrapolación y la priorización de los datos según su importancia, se puede estimar lo que requiere copias de seguridad diarias, semanales o mensuales. Además, en función del cumplimiento normativo aplicado a su sector, puede definir sus requisitos de retención.
Programación de copias de seguridad automatizadas
La automatización de las copias de seguridad reduce el riesgo de error humano y garantiza que las copias de seguridad se realicen de forma regular y coherente. Programa copias de seguridad durante períodos de baja actividad para minimizar el impacto en el ancho de banda de la red y el rendimiento del sistema.
Recuperación granular
Elija una solución de copia de seguridad que permita una recuperación granular, como un solo archivo o un mensaje de correo electrónico individual. Ahorra tiempo y es más flexible restaurar archivos o datos específicos a partir de una copia de seguridad.
Almacenamiento externo de copias de seguridad
También es importante tener en cuenta la ubicación de las copias de seguridad. Almacenar copias de seguridad en una ubicación independiente del entorno de Microsoft 365 y en una ubicación externa, como servicios basados en la nube, para protegerse contra errores o desastres locales.
Realizar pruebas de restauración periódicas
Prueba periódicamente el proceso de restauración para asegurarte de que las copias de seguridad se pueden restaurar correctamente y no se hayan dañado.
Elegir la solución de copia de seguridad de Microsoft 365 adecuada
A la hora de seleccionar la solución de copia de seguridad de Microsoft 365 adecuada, hay varios factores que debes tener en cuenta:
- Seguridad y encriptación de datos: busca una solución de copia de seguridad que implemente protocolos de cifrado sólidos, tanto durante la transmisión como el almacenamiento de datos, para evitar el acceso no autorizado.
- Conformidad: elige una solución de copia de seguridad que cumpla con las normativas de protección de datos y las políticas de retención pertinentes, y la capacidad de buscar y exportar datos rápidamente con fines legales y de cumplimiento. Esto garantiza que su organización siga cumpliendo con los estándares de la industria.
- Frecuencia de copia de seguridad: ten en cuenta los requisitos específicos de su organización en cuanto a la frecuencia y la retención de las copias de seguridad. Algunas soluciones de copia de seguridad ofrecen programas de copia de seguridad personalizables, lo que le permite configurar copias de seguridad automáticas a intervalos regulares.
- Escalabilidad y rendimiento: selecciona una solución de copia de seguridad que puedas escalar sin problemas para satisfacer tus necesidades de almacenamiento en expansión. Ten en cuenta las capacidades de rendimiento de la solución, incluidas las velocidades de copia de seguridad y su capacidad para manejar de manera eficiente grandes conjuntos de datos.
- Eficiencia de almacenamiento: prioriza el uso eficiente del almacenamiento a través de funciones como la deduplicación y las copias de seguridad incrementales. Estas medidas ayudan a optimizar el espacio de almacenamiento, lo que te permite aprovechar al máximo tus recursos disponibles.
- Facilidad de uso y gestión: busca una solución que ofrezca un proceso de configuración sencillo, una interfaz de usuario intuitiva y opciones de configuración sencillas. Esto le ahorrará tiempo y esfuerzo en la administración y monitoreo de sus copias de seguridad de manera efectiva.
- Opciones de recuperación flexibles: elija una solución flexible que proporcione una restauración completa flexible, así como una recuperación granular. Esto implica la capacidad de recuperar rápidamente correos electrónicos, archivos u otros elementos de datos individuales, minimizando el tiempo de inactividad y asegurando una restauración eficiente de los datos.
- Soporte integral: asegúrate de que la solución elegida puede realizar una copia de seguridad de las aplicaciones y servicios más utilizados en Microsoft 365, incluidos, entre otros: aplicaciones de Office, OneDrive, SharePoint, Exchange y Microsoft Teams.
- Copia de seguridad y programación automáticas: la automatización de las copias de seguridad reduce el riesgo de error humano y garantiza que las copias de seguridad se realicen de forma regular y coherente. También es deseable la opción de programar copias de seguridad en momentos convenientes, como durante las horas no pico.
- Copia de seguridad selectiva: la capacidad de realizar copias de seguridad selectivas de conjuntos de datos o aplicaciones específicas es crucial. Al adoptar la copia de seguridad selectiva, puedes reducir eficazmente los costos de almacenamiento de copia de seguridad y optimizar el rendimiento de la copia de seguridad.
- Soporte y servicio al cliente: busca un proveedor de soluciones de copia de seguridad que ofrezca soporte técnico y asistencia integrales. Esto garantiza que tenga acceso a asistencia rápida siempre que encuentre problemas o necesite orientación durante la configuración o el funcionamiento.
La diferencia entre la solución de copia de seguridad local y la solución de copia de seguridad en la nube
Aunque hay varias opciones de copia de seguridad disponibles para Microsoft 365, es esencial comprender las distinciones clave entre las soluciones de copia de seguridad locales y las soluciones de copia de seguridad en la nube.
Soluciones de copia de seguridad en las instalaciones
- Autonomía de los datos: con una solución de copia de seguridad local, las empresas tienen control directo y propiedad sobre sus datos.
- Seguridad: las soluciones de copia de seguridad locales proporcionan a las empresas un control total sobre las medidas de seguridad que implementan. Esto incluye controles de acceso físico, seguridad de red y protocolos de cifrado.
- Acceso sin conexión: las copias de seguridad locales permiten a las empresas mantener el acceso a sus datos incluso durante interrupciones o interrupciones de Internet.
- Ahorro de licencias: la solución de copia de seguridad local permite a las empresas evitar los costos de suscripción recurrentes asociados con las soluciones de copia de seguridad en la nube.
Soluciones de copia de seguridad en la nube
- Escalabilidad y flexibilidad: las soluciones de copia de seguridad en la nube permiten a las empresas ampliar fácilmente su capacidad de almacenamiento a medida que crecen los volúmenes de datos.
- Menor costo de entrada: a diferencia de las soluciones locales que requieren invertir en infraestructura, las soluciones en la nube eliminan la necesidad de una inversión inicial.
- Ahorre costos de mantenimiento: las soluciones de copia de seguridad en la nube eliminan la necesidad de que las organizaciones gestionen el mantenimiento del hardware y las actualizaciones de software, ya que los proveedores de servicios se encargan de estas tareas.
¿Cómo puede ayudarle Synology con sus necesidades de copia de seguridad de Microsoft 365?
Synology ofrece soluciones de copia de seguridad locales o basadas en la nube para proteger los datos almacenados en Microsoft 365 desde las consolas de administración centrales. Sus características clave incluyen:
- Copia de seguridad completa: proteja los datos en OneDrive for Business, SharePoint Online, Exchange Online y Teams.
- Copias de seguridad automatizadas: ejecuta copias de seguridad programadas automáticas para garantizar el objetivo de punto de recuperación (OPR) y el objetivo de tiempo de recuperación (OTR) óptimos.
- Búsqueda, vista previa y recuperación granulares: busca datos de copia de seguridad utilizando palabras clave y otros campos. Obtenga una vista previa de las publicaciones del canal de Teams, los correos electrónicos y los archivos adjuntos de correo electrónico antes de restaurarlos. Restaure buzones de correo granulares, carpetas de correo electrónico, correos electrónicos, sitios de SharePoint, bibliotecas de documentos o listas.
- Restauración de autoservicio: proporciona un portal de recuperación de autoservicio donde los empleados puedan buscar copias de seguridad y recuperar archivos por sí mismos.
Copia de seguridad activa local para Microsoft 365
Active Backup para Microsoft 365 es un complemento gratuito para Synology NAS y ofrece a las organizaciones una solución de copia de seguridad local para Microsoft 365. No requiere licencia y te permite realizar copias de seguridad de un número ilimitado de cuentas de Microsoft 365, siempre que el almacenamiento de Synology NAS lo permita.
Obtenga más información sobre cómo organizaciones como Idea Bank, Het Streek, Polaris Pharmeceutical, Investortools han estado usando Active Backup for Microsoft 365 para ahorrar tarifas de licencia y mejorar la eficiencia.
Obtenga más información sobre Active Backup para Microsoft 365.
Copia de seguridad C2 basada en la nube para empresas
C2 Backup for Business permite a los usuarios realizar copias de seguridad de sus datos en la nube de Synology C2 para la protección de datos y la recuperación ante desastres. Protege los datos almacenados en Microsoft 365, PC y servidores con Windows y dispositivos Mac desde una plataforma segura en la nube.
Pruebe C2 Backup for Business de forma gratuita durante 30 días.