A medida que las empresas trasladan cada vez más sus cargas de trabajo a la nube, más organizaciones toman conciencia de la importancia de proteger los datos en entornos cloud. De hecho, según Infrascale, el 76 % de las empresas de servicios TI en Estados Unidos ya se centra en realizar copias de seguridad de aplicaciones en la nube para sus clientes. Entre todas ellas, Microsoft 365 sigue siendo el servicio más habitual cuya protección los clientes delegan en estos proveedores.
Hoy en día, la mayoría de las empresas de servicios TI ya ha desplegado soluciones consolidadas de backup para Microsoft 365. Aunque estas soluciones suelen cubrir lo básico, a menudo carecen de la profundidad necesaria y suponen un coste total elevado. Es momento de replantearse si el backup actual de Microsoft 365 realmente ayuda a proteger mejor los datos y a mejorar la rentabilidad del servicio.
Capacidades clave en una solución de backup para Microsoft 365
La mayoría de las soluciones de backup para Microsoft 365 cubren funciones fundamentales, como la protección de datos de Exchange, OneDrive y SharePoint, además de ofrecer opciones básicas de recuperación, como restauraciones en la misma cuenta o en otra distinta, con recuperación granular o autoservicio.
Sin embargo, aunque estas funciones cubren lo esencial, muchas empresas de servicios TI pasan por alto capacidades clave que influyen directamente en la calidad del servicio, la resiliencia de la seguridad y el cumplimiento normativo.
1. Copia de seguridad de chats privados 1:1 de Microsoft Teams
En el entorno de trabajo digital, Microsoft Teams se ha convertido en el centro de la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones diarias. Proteger sus datos —especialmente los chats privados uno a uno— es fundamental, ya que estos registros suelen utilizarse como evidencia digital en auditorías internas, investigaciones o procesos legales.
Además, los mensajes de Teams pueden editarse o eliminarse, y Microsoft 365 solo conserva los datos durante un periodo limitado. Por ello, contar con copias de seguridad fiables es clave para garantizar la autenticidad de la información.
Algunos proveedores afirman ofrecer backup de Teams, pero en la práctica solo protegen el contenido de los canales o dependen de configuraciones adicionales mediante la API Graph de Microsoft.
2. Funciones de ciberresiliencia
La inmutabilidad es imprescindible, ya que protege los datos de backup frente a modificaciones o eliminaciones. No obstante, es importante que esta inmutabilidad esté integrada de forma nativa. Cualquier fallo de configuración o de integración puede dejar los datos expuestos a eliminaciones accidentales. Por ejemplo, sin un bloqueo automático de retención, los backups podrían desbloquearse antes de que finalice el periodo establecido.
Además de la inmutabilidad, muchas organizaciones pasan por alto la importancia de la protección mediante air gap. Juntas, estas dos capas forman una defensa doble: la inmutabilidad garantiza la integridad de los datos y el air gap añade una barrera adicional, asegurando que incluso si el acceso se ve comprometido, los datos permanezcan intactos y siempre recuperables.
3. Un único proveedor
Trabajar con múltiples proveedores suele generar una gran carga operativa. Durante la adquisición, es necesario comprobar compatibilidades entre hardware y software, y la implementación puede implicar configuraciones complejas que ralentizan la puesta en marcha.
A medida que crece la base de clientes y cada uno utiliza combinaciones distintas de herramientas y hardware la gestión se vuelve cada vez más exigente. Este entorno fragmentado no solo incrementa los costes de formación en TI, sino que también complica la resolución de incidencias, obligando a los técnicos a coordinarse con varios proveedores.
4. Ubicación preferida de los datos
Según una encuesta de MSP Success, el 73 % de las empresas de servicios TI ha detectado un aumento en la demanda de servicios relacionados con el cumplimiento normativo, lo que convierte la preparación para el cumplimiento en un factor clave para captar y retener clientes. Uno de los requisitos más comunes es la residencia de los datos, es decir, mantener la información dentro de regiones específicas según normativas como el RGPD, HIPAA u otras leyes locales.
Para las empresas de servicios TI que trabajan con clientes globales, poder decidir dónde se almacenan los backups es esencial. Sin embargo, algunos proveedores ofrecen opciones limitadas de centros de datos, lo que restringe la capacidad de cumplir con estos requisitos.
ActiveProtect potencia a los servicios TI en cuatro áreas clave
A continuación se muestra cómo Synology ActiveProtect, un appliance de backup todo en uno diseñado específicamente, permite a las empresas de servicios TI ofrecer servicios más sólidos y eficientes.
1. Backup completo de chats 1:1 de Teams
ActiveProtect permite realizar copias de seguridad de los chats privados 1:1 de Teams sin configuraciones adicionales, incluyendo participantes, mensajes, stickers y enlaces integrados de OneDrive que permanecen accesibles.
Durante la restauración, la búsqueda de texto completo facilita localizar mensajes específicos en todos los chats, con la opción de filtrar por rango de fechas. Los mensajes seleccionados o conversaciones completas pueden exportarse en formato HTML para su revisión y cumplimiento normativo.
2. Ciberresiliencia
ActiveProtect incorpora tecnología WORM nativa. Una vez que los datos se respaldan en el appliance, el sistema los bloquea automáticamente para impedir que sean modificados o eliminados. Además, integra un mecanismo automático de air gap que aísla los servidores de backup de la red y refuerza la seguridad.
3. Proveedor unificado
ActiveProtect es un appliance de backup diseñado específicamente que combina hardware preconfigurado y software optimizado en una sola plataforma. Su interfaz web intuitiva y la configuración guiada facilitan la puesta en marcha.
Este diseño integrado garantiza un rendimiento constante, una implementación más rápida y un mantenimiento más sencillo.
4. Ubicación preferida de los datos
ActiveProtect permite elegir dónde se almacenan los datos mediante la implementación de appliances en distintas regiones. Funciona de forma nativa con Microsoft 365 Multi-Geo, detectando automáticamente la región de los datos de cada usuario y asegurando que los backups se almacenen en el servidor local adecuado.
Ahorra hasta 5× en costes con el modelo de precios de ActiveProtect
La mayoría de las soluciones de backup para Microsoft 365 utiliza un modelo de suscripción por usuario, lo que puede generar ineficiencias. Incluso si algunas cuentas están inactivas o tienen poco uso, se sigue pagando la misma licencia mes a mes.
ActiveProtect adopta un enfoque diferente: su precio no se basa en el número de usuarios. Solo se paga por el appliance, y las licencias de software solo son necesarias cuando se gestionan más de tres servidores de backup dentro del mismo clúster.
Además, ActiveProtect no incluye costes ocultos. A diferencia de otros proveedores que imponen límites de almacenamiento por cuenta y cobran cargos adicionales al superarlos, ActiveProtect ofrece total transparencia en los costes.
Según casos reales, proteger alrededor de 3.000 cuentas de Microsoft 365 con ActiveProtect puede reducir los costes hasta 5 veces frente a soluciones SaaS de backup basadas en licencias por usuario.