Para los centros escolares que llevan años utilizando soluciones de SaaS de productividad, es un momento crucial para volver a evaluar las necesidades a largo plazo y explorar alternativas que ofrezcan mayor estabilidad, flexibilidad y control. Debido a la expansión de la adopción de la nube, los planes de SaaS de productividad siguen evolucionando. Con el fin del almacenamiento ilimitado gratuito de Google Workspace for Education en 2022 y las actualizaciones recientes de Microsoft en las ofertas de 365 Education, las instituciones con miles de docentes y estudiantes se enfrentan a un impacto importante en los costes y los recursos.
¿Cómo afectan estos planes a las instituciones educativas?
En enero de 2025, Microsoft realizará cambios importantes en sus planes de Microsoft 365 Education, que incluyen la retirada del plan Office 365 A1 Plus, la reducción de los grupos de almacenamiento a 100 TB por inquilino y la restricción de algunas licencias a aplicaciones únicamente web sin sus correspondientes versiones de escritorio, lo que incluye Word, Excel o PowerPoint.
Estos ajustes pueden hacer que los centros escolares recurran a planes de pago con un coste mayor o reasignen los recursos para mantener la funcionalidad, lo que llevará a muchos a volver a evaluar su uso de las soluciones de SaaS. La suscripción a aplicaciones de productividad de SaaS plantea desafíos en tres áreas críticas:
1. Presiones de costes
La transición a licencias de mayor coste que se adapten a la funcionalidad y el almacenamiento originales representa una carga financiera importante para muchas instituciones. Debido al poco control de los futuros cambios en las ofertas, la imprevisibilidad continua se suma a la inestabilidad financiera, lo que es probable que conlleve también costes adicionales de tiempo de inactividad, migración y readaptación de los docentes y estudiantes.
2. Cuestiones de privacidad de datos
Casi un 80 % de las instituciones educativas son víctimas de ciberataques cada año, ya que son objetivos principales dada la naturaleza confidencial de los datos que gestionan: expedientes de estudiantes, información financiera e investigaciones propias. La dependencia del almacenamiento en la nube de terceros puede suponer un importante riesgo para la seguridad, ya que los centros escolares tienen un menor control de cómo y dónde se almacenan sus datos.
3. Desafíos de cumplimiento:
Las normativas específicas de educación, como la FERPA y el RGPD, imponen estrictos requisitos para la gestión de datos personales. Las instituciones deben asegurarse de que sus sistemas sean seguros, privados y auditables; estándares que a las soluciones de productividad públicas les cuesta cumplir.
Cómo Synology Office Suite se adapta a los educadores
En respuesta a estos cambios, las instituciones que buscan estabilidad a largo plazo pueden recurrir a paquetes de productividad alojados localmente, como Synology Office Suite. Las soluciones locales ofrecen una mayor flexibilidad de almacenamiento, control de datos, privacidad y estabilidad de costes, lo que ayuda a las instituciones a seguir cumpliendo las normativas. Synology Office Suite ofrece una plataforma todo en uno fácil de usar con herramientas como Drive, Office, MailPlus, Chat, Calendar, Contacts y Note Station, para que tanto los docentes como los estudiantes puedan ponerse en marcha fácilmente.
Los estudiantes pueden acceder a los materiales de aprendizaje y las aplicaciones desde cualquier lugar en portátiles, tabletas o smartphones utilizando Synology Drive, Chat y MailPlus. Los educadores también pueden usarlo para compartir archivos del curso y organizar los encargos sin esfuerzo. Además, los estudiantes pueden colaborar en tiempo real con documentos, hojas de cálculo y diapositivas de Synology, y compartir los archivos a través de Synology Chat para disfrutar de una comunicación más fluida.
Más información: Cómo instituciones educativas como la Universidad de Washington y la Universidad de Houston mantienen sus datos protegidos y conforme a las normativas con Synology Office Suite.
A continuación se indican 5 formas en las que las soluciones de productividad de Synology pueden ayudar a las instituciones educativas a satisfacer sus requisitos:
1. Flexibilidad de almacenamiento
Con Synology Office Suite, los centros escolares pueden ampliar el almacenamiento para satisfacer sus necesidades concretas. A medida que crezca la demanda, las instituciones pueden ampliar y adaptar fácilmente su grupo de almacenamiento, lo que la convierte en una solución flexible y preparada para el futuro.
2. Rentabilidad y estabilidad
Al eliminar las tarifas de suscripción recurrentes y minimizar el riesgo de cambios de proveedor impredecibles, Synology Office Suite ofrece una alternativa fiable y estable. Con una compra única, los centros escolares pueden acceder a un complejo paquete de productividad que ofrece valor y control de los gastos a largo plazo.
3. Herramientas de productividad integradas
Synology Office Suite incluye herramientas de colaboración integradas, como Drive, MailPlus, Chat y Calendar, que permiten a los educadores y estudiantes trabajar juntos en tiempo real. Estas herramientas se incluyen con el Synology NAS, proporcionando un paquete de productividad todo en uno que garantiza flujos de trabajo fluidos.
4. Seguridad y privacidad de datos avanzadas
Las soluciones locales de Synology garantizan una propiedad y un control totales de los datos, minimizando el riesgo de filtraciones o tiempo de inactividad del servicio, y facilitando también que las instituciones sigan cumpliendo las normativas. Gracias a funciones como el cifrado de datos y la autenticación multifactor, ayudan a proteger la información confidencial, como los documentos de investigaciones o los datos personales de los docentes y estudiantes.
5. Administración y mantenimiento simplificados
Con una interfaz similar a las soluciones de productividad convencionales, Synology Office Suite garantiza una transición fácil para los usuarios. Los administradores pueden gestionar eficazmente los dispositivos, los usuarios y las políticas de seguridad a través de consolas centralizadas, como la Consola de administración de Synology Drive y Synology MailPlus Server, que ofrecen funciones esenciales como registros de auditoría de clientes y servidores que se pueden exportar con fines de cumplimiento normativo, permisos de acceso granulares para optimizar la administración y herramientas de migración para simplificar el cambio a las soluciones de Synology.
Creación de una infraestructura resiliente para el futuro
Los cambios en los planes de SaaS pueden interrumpir las operaciones de los educadores, pero también pueden ser una oportunidad para que las instituciones vuelvan a evaluar sus sistemas actuales y se planteen alternativas más fiables, seguras y flexibles.
Synology Office Suite ofrece una alternativa asequible y fiable para satisfacer estas necesidades, y capacita a los centros escolares para que mantengan la productividad sin sacrificar el control ni pasarse del presupuesto.
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