Official Blog
Попрощайтесь с абонентской платой за почтовые услуги
anastasiaanil
24 сентября, 2021

Попрощайтесь с абонентской платой за почтовые услуги

Synology MailPlus помогает компаниям восстановить автономность почты за 1/3 от общей стоимости

Для большинства компаний услуги электронной почты используются не только для внутренней информационной коммуникации, но и являются основным каналом для размещения заказов клиентами и ведения переговоров с сотрудничающими поставщиками. Можно сказать, что это одна из ключевых ИТ-структур, определяющих операционную эффективность организации. Обычные варианты почтовых служб для малых и средних предприятий включают аппаратные почтовые серверы, облачные службы по подписке или настройку служб Microsoft Exchange… и т.д. Однако, с быстрым развитием организации и стремительным увеличением числа пользователей, растущие компании начинают сталкиваться с недостаточной производительностью оригинального оборудования, недостаточной гибкостью расширения или высокой стоимостью обслуживания услуг по подписке при взрывном увеличении числа учетных записей, и даже вытеснением других важных проектов и ограничением возможностей развития компании. Поэтому вопрос о том, как выбрать решение для почтового сервера, которое подходит для контекста приложения в соответствии с имеющимися ресурсами компании, также стал новой темой, над которой необходимо задуматься ИТ-специалистам.

Почтовый сервис MailPlus на базе NAS от Synology позволяет компаниям приобретать подходящие NAS-серверы и жесткие диски, исходя из требований к производительности и емкости, а также приобретать постоянные лицензии, исходя из фактического количества пользователей. То есть, они могут единовременно импортировать затраты и построить самостоятельный набор. Ожидается, что постоянное использование архитектуры почтовых служб предоставит компаниям с ограниченными ИТ-ресурсами еще один вариант, более соответствующий условиям бюджета и трудовых ресурсов для обслуживания.

Полные функции и миграция стоят всего 1/3, что экономичнее, чем SaaS и Microsoft Exchange

Многие компании используют публичные облачные службы электронной почты на начальном этапе своего создания. Однако по мере расширения организации механизм подписки, взимающий плату в зависимости от количества пользователей, приводит к огромным ежегодным платежам. RISE FX GmbH, известная крупномасштабная компания по производству визуальных эффектов в Германии, столкнулась с этой проблемой. Роберт Пинноу, генеральный директор RISE, отметил: «Наша оригинальная почтовая служба имеет ограниченное пространство для хранения. Расширение стоит дорого, поэтому мы всегда ищем экономичные почтовые решения».

С проблемами затрат также столкнулась группа компаний Zhonghuan Group, хорошо известная на Тайване в сфере культуры, творчества и досуга. Первоначально Zhonghuan Group использовала Microsoft Exchange 2003. Поскольку компания Microsoft прекратила поддержку, она больше не предоставляет обновления системы. Если вы хотите обновить почтовое решение, вы должны обновить его вместе с AD и Office. С другой стороны, Zhonghuan Group имеет много аффилированных компаний, и почтовая система должна нести данные приложений более 600 пользователей. Общая стоимость обновления очень значительна.

Учитывая стоимость, простоту использования и масштабируемость, RISE и Zhonghuan Group решили перейти на Synology MailPlus. Роберт Пинноу сказал: «MailPlus обеспечивает доступную стоимость лицензии и интуитивно понятный и простой в использовании интерфейс. Кроме того, каждый NAS Synology поставляется с пятью пользовательскими лицензиями бесплатно». Перед миграцией мы проведем полное тестирование и подтвердим, что функции соответствуют организации. После запроса план миграции MailPlus будет выполнен в короткие сроки». Цзэн Ивэнь, ИТ-директор Zhonghuan Group, также сказал: “Стоимость миграции — самый важный вопрос для предприятий. Synology MailPlus имеет большое преимущество по стоимости по сравнению с предыдущей почтовой службой, которая требовала больше работы. С точки зрения затрат на обслуживание и обновление, MailPlus требует только одну треть затрат на строительство, обеспечивая безопасную и стабильную почтовую службу для более чем 600 сотрудников, а масштабируемость также удовлетворяет.”

По сравнению с обычными почтовыми решениями, MailPlus может сэкономить компании 63%-70% от стоимости создание почты

Расширенное понимание|Как Synology MailPlus может помочь вашей компании создать собственную почтовую систему с бюджетом 30%….

Интегрируя в себе полноценное приложение для корпоротивной электронной почты и простоту управления ИТ, MailPlus помогает компаниям вернуть себе самостоятельность в управлении электронной почтой

Корпоративная электронная почта часто содержит конфиденциальные документы, такие как информация о продукции и контракты, связанные с деятельностью организации. Аудит электронной почты, резервное копирование и хранение данных — одно из необходимых примененных решений для коммерческой электронной почты. Однако распространенные на рынке облачные почтовые сервисы не могут удовлетворить корпоративный уровень приложений. Цю Ваньлин, технический консультант Synology MailPlus, отметил, что в прошлом, многие компании приходили за консультацией по поводу функций приложения MailPlus. Именно потому, что в почтовом решении SaaS отсутствуют функции резервного копирования и аудита электронной почты. Важные электронные письма не могут быть восстановлены после случайного удаления или в случае споров. Быстрый поиск для того чтобы найти связанные письма, можно искать только по дате вручную. Synology MailPlus — это служба деловой почты, работающая на NAS Synology. Управление и обслуживание легко осуществляется с помощью интуитивно понятного и простого графического веб-интерфейса, что помогает компаниям с ограниченными ИТ значительно снизить нагрузку на обслуживание. Все функции управления деловой почтой встроены в NAS, ИТ-специалисты могут включать аудит, резервное копирование и другие приложения управления по требованию.

Цю Ваньлин добавил, что одним из примеров является китайская компания Beijing Zhuzong Technology and Trade Holding Group. Из-за неполноты функций публичных облачных почтовых сервисов механизм проверки почты не может удовлетворить потребности организации. Использование самостоятельно созданной почтовой службы MailPlus не только позволяет значительно сэкономить на абонентской плате, но и успешно решить управленческие задачи. «Что касается механизма проверки почты, то функция глобального поиска, предоставляемая через MailPlus, помогает нам реализовать полное управление аудитом. Мы можем задать несколько условий, таких как ключевые слова, отправитель и дата, для быстрого поиска электронных писем. Вы также можете предварительно просмотреть содержание письма, прежде чем принять решение о его отправке. И значительно повысить эффективность управления ИТ», — говорит Цю Бэйлэй, директор по информатизации Beijing Zhuzong Technology and Trade Holding Group. С другой стороны, при выборе нового решения для электронной почты, в дополнение к проверке соответствия функции внутреннего управления потребностям организации, ИТ-персоналу также необходимо фактически протестировать и использовать интерфейс внутреннего управления, чтобы убедиться, что процесс обслуживания соответствует привычкам использования ИТ, чтобы минимизировать бремя управления ИТ, чтобы выделить ресурсы для более важных задач.

В качестве примера можно привести опыт бельгийской спасательной организации Zone NAGE. Первоначальная ИТ-структура организации была разрозненной и не имела системы электронной почты, которую можно было бы использовать для совместной работы и общения с более чем 370 коллегами. При ограниченных ресурсах ИТ-персонала трудно поддерживать и управлять системой до тех пор, пока сотрудники не смогут в полной мере испытать и протестировать ее. В настоящее время организация использует MailPlus. Управление веб-интерфейсом интуитивно понятно и соответствует привычкам пользователей ИТ, поэтому они решили внедрить его сразу после тестирования. «Установка и управление решением Synology очень интуитивно понятны. Мы можем легко и быстро настроить архитектуру электронной почты в частном облаке, чтобы обеспечить максимальную доступность почтовой службы и предоставить коллегам наиболее безопасную и надежную коммуникационную платформу», — добавил директор по ИТ Арно Бруверс (Arnaud Brouwers).

MailPlus предоставляет интуитивно понятный и простой в использовании веб-интерфейс управления, помогая многим организациям с ограниченным персоналом ИТ-управления, таким как Zone NAGE, легко настраивать параметры системы.На рисунке показан интерфейс настроек высокой доступности HA

Пользовательский интерфейс интуитивно понятен и прост в использовании, поддерживает мобильные приложения и облегчает удаленную работу

Система почтового обслуживания охватывает всех пользователей в организации. Помимо того, что «стоимость миграции» и «простота управления сервисом» являются основными целями компании, также важно, сможет ли он после внедрения беспрепятственно распространяться внутри компании. Простота использования очень важна. Доступ к операционному интерфейсу MailPlus можно получить в любое время через такие браузеры, как Chrome и Firefox, также поддерживаются мобильные приложения для iOS и Android. Опыт сопоставим с тем, что предлагают SaaS на рынке. Сотрудники компании могут быстро адаптироваться, не меняя своих привычек, и улучшить управление электронной почтой. 

MailPlus предоставляет интуитивно понятный и простой в использовании интерфейс, доступный через браузер, который помогает сотрудникам компании быстро адаптироваться, снизить бремя обучения ИТ и эффективно повысить эффективность совместной работы в команде

Известная тайваньская компания в пищевой промышленности, Yizhixuan, имела такой же опыт. В начале создания компании был внедрен основанный на подписке публичный облачный сервис электронной почты. По мере роста компании долгосрочная стоимость подписки стала финансовым бременем. В целях экономии бюджета было решено заменить его на более доступное почтовое решение. Высказывались опасения по поводу того, легко ли будет импортировать новую почтовую службу для поддержки 600 сослуживцев. Интуитивно понятный и плавный интерфейс клиента Synology MailPlus отвечает потребностям и ожиданиям компании Yizhixuan. Информационный менеджер Yizhixuan Сунь Вэньтин сказал: «Дизайн интерфейса MailPlus более интуитивно понятен, чем у других систем. Помимо эффективного снижения нагрузки на ИТ-персонал, большинство сотрудников могут быстро приступить к работе, что значительно снижает нагрузку на обучение ИТ-специалистов, а также повышает эффективность продвижения услуг электронной почты».

Известная тайваньская компания в пищевой промышленности, Yizhixuan, использует MailPlus для создания архитектуры службы электронной почты для 600 пользователей.

MailPlus создает почтовую службу с гибким бюджетом и минимизирует бремя обслуживания и эксплуатации, чтобы полностью раскрыть операционный потенциал команды

Многие растущие компании вынуждены адаптироваться к базовой ИТ-архитектуре из-за ограниченных ресурсов, что приводит к ограничению возможностей роста. Synology MailPlus — это частное облачное решение электронной почты, предназначенное для предприятий с ограниченными ресурсами. В соответствии с бюджетом вашей организации, количеством пользователей, объемом дискового пространства и т.д., вы можете настроить службу электронной почты, которая наилучшим образом соответствует ситуации использования, оптимизировать рабочий процесс вашей команды и повысить производительность вашей организации. Если существующая почтовая служба публичного облака или почтовое решение Exchange не полностью функциональны, а огромная абонентская плата сильно влияет на работу и ограничивает средства, которые вы могли бы потратить на дополнительный персонал по управлению ИТ, Synology MailPlus — это альтернатива, которую стоит рассмотреть.