Upgrady softwaru jsou obtížné, obzvláště pokud se jedná o poštovní službu, na které závisí celá vaše firma. Bez ohledu na to, jestli používáte lokální server, cloudovou službu nebo hybridní řešení pošty, musíte činit náročná rozhodnutí týkající se dlouhodobé údržby, upgradů a předplatného. V tomto roce musí uživatelé služby Microsoft Exchange Server učinit obzvláště obtížné rozhodnutí.
Na podzim tohoto roku by měla společnost Microsoft vydat nejnovější verzi svého rozšířeného řešení poštovního serveru a v rámci tohoto upgradu služba Exchange Server poprvé přejde na model na bázi předplatného. Dříve byla platnost licencí serverů a licencí pro klientský přístup (CLA) neomezená (bezpečnostní aktualizace byly k dispozici do konce podpory jednotlivých verzí), ale nyní je bude nutné pravidelně obnovovat, a to i v případě lokálního serveru.
Přestože jsou stále k dispozici verze Exchange Server 2013, 2016 a 2019, rychle se blíží datum ukončení jejich podpory a správci, kteří nechtějí přejít na software na bázi předplatného, tak mají pouze omezenou dobu na nalezení nového řešení. Pokud se vám nepodaří nějaké řešení včas najít a svůj firemní poštovní server do něj migrovat, může to ohrozit vaši důležitou korespondenci, kontakty a informace, protože se pro jednotlivé verze služby Exchange postupně přestanou vydávat aktualizace zabezpečení.
Obrázek 1: V období od dubna 2023 do října 2025 se budou muset miliony stávajících uživatelů služby Exchange Server rozhodnout, jestli převedou svůj poštovní server na model na bázi předplatného nebo přejdou na nějaké lokální řešení pošty.
Je jasné, že některé organizace se časově náročný a nákladný upgrade svých poštovních serverů rozhodnou odložit. Nicméně další používání zastaralého lokálního poštovního řešení je spojeno s celou řadou problémů v oblasti funkčnosti, bezpečnosti a zabezpečení. Bude docházet k chybám při doručování e-mailů, protože poštovní servery příjemců nebudou považovat zdroj za bezpečný. Vlna kybernetických útoků na více než 250 000 serverů Exchange Server 2010, 2013, 2016 a 2019 v roce 2021 znovu zdůraznila význam instalace oprav. I mnoho let po vydání softwaru se mohou projevit zranitelnosti, které vystaví organizace vážnému nebezpečí útoků malwarem a narušení zabezpečení dat.
Bez ohledu na to, jestli v současnosti používáte novou nebo starší verzi služby Exchange Server, je nejvyšší čas začít přemýšlet o tom, jestli a kdy provést upgrade – na další verzi nebo na transparentnější a cenově výhodnější řešení. Abychom vám pomohli s rozhodováním, porovnáme možnosti upgradu na novou verzi služby Exchange, migraci do cloudové alternativy a investici do služby Synology MailPlus.
Složitější struktura nákladů
Výše zmíněný upgrade služby Exchange Server přinese nejen vyšší cenu, ale také složitější cenovou strukturu. Podle oznámení společnosti Microsoft bude další vydání obsahovat model na bázi předplatného. Jelikož bude roční cena vycházet z počtu předplatitelů, nebude stačit jednoduše přidat trvalou licenci pro klientský přístup každého nového uživatelů. S růstem firmy budou také vzrůstat celkové náklady na vlastnictví, protože se budou zvyšovat roční poplatky, které tak budou představovat neustále se opakující finanční zátěž.
V rámci hledání alternativ se některé malé a střední firmy obrátí na poskytovatele cloudové pošty, jako jsou Google Workspace, Microsoft 365 nebo Exchange Online. Tyto služby účtují vysoké částky za měsíční předplatné, ale ani v jejich případě nelze říci, že by dlouhodobá cena byla předvídatelná. Například při využívání služby Gmail, ve které je měsíční poplatek za jednoho uživatele 6 USD, by společnost se 100 zaměstnanci zaplatila za jeden rok používání této služby 7200 USD. Navíc neustále existuje riziko potenciálního zvýšení ceny ze strany poskytovatele služby.
Nepředvídatelná cena ale není jediný problém. Existují obory, ve kterých není možné poskytovatelům cloudové pošty data svěřit. Firmy působící v oblasti poskytování finančních služeb a zdravotní péče potřebují lepší kontrolu nad infrastrukturou, ve které jejich poštovní služby běží. Provádění auditů a další právní požadavky lze v těchto oblastech nejlépe splnit zajistit, jestliže mají organizace svá data v úplném vlastnictví, což ale omezuje možností hostování, ze kterých si mohou vybírat.
Upgrade lokální infrastruktury Exchange i migrace nasazení do cloudu jsou tedy spojeny se závažnými problémy v oblasti struktury nákladů, správy a ochrany dat. Proto ve společnosti Synology každý den odpovídáme na velké množství dotazů uživatelů poštovních služeb Exchange a SaaS týkajících se poštovního serveru Synology MailPlus.
Synology MailPlus je privátní cloudová poštovní služba určená k používání na serverech Synology. Přináší výhody v oblasti celkových nákladů, zabezpečení dat a vlastnictví dat.
Transparentní celoživotní investice
Podívejme se nejprve na otázku celkových nákladů na vlastnictví. Při použití modelu na bázi jedné platby jsou dlouhodobé náklady libovolného řešení mnohem transparentnější. Služba Synology MailPlus nevyžaduje licence pro poštovní server a pro jednotlivé poštovní schránky jsou k dispozici trvalé licence. Chcete-li tedy implementovat dlouhodobé řešení pošty, potřebujete pouze jednotku Synology NAS podporovanou službou MailPlus, pevné disky, které odpovídají vašim požadavkům na výkon a objem úložiště, a licence MailPlus pro jednotlivé uživatele.
Obrázek 2: Na uživatele služby Synology MailPlus se nevztahují žádné licenční poplatky za server, klientské licence lze přenášet a navíc jsou trvalé.
Podívejme se na celkové náklady za provoz poštovní služby Exchange Server za období třech let ve společnosti se 100 zaměstnanci a porovnejme ho s ekvivalentním provozem služby Synology MailPlus.
V případě služeb Microsoft Exchange musí společnost platit za hardware, licenci na operační systém a licenční poplatky za klientský přístup, které vycházejí z počtu účtů. Celkové náklady na provoz tohoto systému za dobu 3 let jsou 29 500 USD s tím, že v této částce nejsou započítány náklady upgradování na nejnovější verzi služby Exchange Server.
Pokud by společnost o stejné velikosti přešla na službu Synology MailPlus, bude muset učinit pouze jednorázové výdaje za hardware (například zařízení DS1621xs+, což je univerzální jednotka určená pro malé a střední podniky) a za balíčky trvalých licencí pro přístup klientů (prodávají se po pěti účtech). Celkové náklady na řešení MailPlus by tedy dosáhly pouze částky 6 650 USD a již by se dále nezvyšovaly žádnými opakovanými částkami za předplatné nebo za obnovování platnosti licencí.
V tomto případě by se použitím služby Synology MailPlus za nasazení a provoz poštovního serveru uspořilo významných 77 %.
Obrázek 3: Porovnání nákladů na vlastnictví služeb Microsoft Exchange Server a Synology MailPlus pro 100 uživatelů za dobu tří let, bez ceny za disky.
Další informace o licenčních balíčcích Synology MailPlus
Aktualizace funkcí a zabezpečení jedním kliknutím
Při výběru řešení poštovního serveru je jednoduchá správa stejně důležitá jako náklady. Velkou výhodou služby Synology MailPlus je rychlost a snadnost její správy a údržby. Služba MailPlus nabízí velice intuitivní rozhraní pro správu, ve kterém jsou všechny možnosti konfigurace a správy soustředěny na jednom místě.
Aktualizace zabezpečení lze spouštět jedním kliknutím, jsou zcela bezplatné a přímo ze stejné nabídky lze například nastavit také protokol DomainKeys Identified Mail (DKIM). Díky podpoře správy účtů prostřednictvím různých řešení LDAP a AD je služba Synology MailPlus Server flexibilnější než Exchange, kterou lze používat pouze se službou Windows AD.
Obrázek 4: Služba MailPlus Server umožňuje nastavit protokol DKIM přímo z hlavní nabídky, zatímco služba Exchange Server vyžaduje aplikaci jiné společnosti.
Vestavěná ochrana dat a auditování
Centralizovaná správa služby Synology MailPlus Server významně usnadňuje práci s informacemi týkajícími se citlivých operací a nabízí všechny potřebné nástroje k zajištění dodržování právních požadavků nebo požadavků na interní zabezpečení, řízení a zálohování.
Například v oblasti zdravotnictví lze službu MailPlus Server nastavit tak, aby implementovala řešení používající více domén. Citlivá data lze bezpečně uchovávat a vyměňovat v místní síti a před zabezpečeným odesláním důvěryhodným příjemcům je lze zašifrovat. Místní správci mohou svůj poštovní systém snadno auditovat a podle potřeby spouštět jeho zálohování pomocí nativních nástrojů pro správu vestavěných v operačním systému DiskStation Manager (DSM) společnosti Synology.
Systém Synology DSM obsahuje řešení zálohování bez licencí, například balíčky Synology Hyper Backup, Snapshot Replication a Active Backup for Business, která efektivně pomáhají vytvářet kopie důležitých aplikací a systémových dat použitelné k rychlému obnovení nasazení v případě havárie.
Služba Synology MailPlus pomáhá zajistit vlastnictví dat a dodržovat právní požadavky, ale dokáže také výrazně prodloužit dobu provozu a dostupnost systému.
Upgradování probíhá ve službě MailPlus Server jediným kliknutím a váš systém je tak možné vylepšit a chránit s odstávkou kratší než 1 hodinu – ve službě Exchange Server může tento proces trvat několik hodin. Pro případ výpadku serveru nebo plánované údržby lze provoz firmy zajistit pomocí služby MailPlus High Availability nebo Synology High Availability, které propojí dva systémy Synology do clusteru s vysokou dostupností, ve kterém dokáže jeden server v řádu minut převzít služby nedostupného serveru a přímo tak obnovit přístup ke všem poštovním službám.
Služba MailPlus představuje přirozenou možnost pro malé a střední podniky, ať již se jedná o první implementaci poštovního serveru ve vaší organizaci, nebo když hledáte řešení pro migraci ze služby Microsoft Exchange. Díky výkonným nástrojům pro zajištění bezpečnosti, zabezpečení a správy, zabudovaným do jediného intuitivního rozhraní, nabízí řešení pošty od společnosti Synology nejjednodušší způsob, jak ve vaší firmě nastavit spolehlivou, předpisům odpovídající, bezpečnou a snadnou použitelnou poštu. Díky přírůstkovými cenám, které umožňují přidávání účtů s růstem firmy a které neobsahují žádné roční ani měsíční poplatky, ani žádné poplatky za upgradování, jsou celkové náklady na vlastnictví velice transparentní.