Pro školy, které se po řadu let spoléhaly na řešení SaaS pro produktivitu nastává klíčový moment. Nyní totiž musejí přehodnotit dlouhodobé potřeby a hledat alternativy nabízející vyšší stabilitu, flexibilitu a kontrolu. Ukončení bezplatného neomezeného úložiště ve službě Google Workspace for Education v roce 2022 a nedávné aktualizace nabídek společností Microsoft na službu 365 Education vedly u institucí s tisícovkami pedagogických pracovníků a studentů k výrazně vyšším nákladům a nárokům na zdroje.
Jaký mají tyto plány vliv na vzdělávací instituce?
V lednu 2025 provede společnost Microsoft významné změny v plánech Microsoft 365 Education, mezi které patří vyřazení plánu Office 365 A1 Plus, snížení velikosti fondů úložiště na 100 TB na tenanta a omezení některých licencí pouze na webové aplikace bez odpovídajících desktopových verzí, a to včetně aplikací Word, Excel nebo PowerPoint.
Aby zachovaly dosavadní funkčnost, musejí teď školy buď využívat dražší plány, nebo přesunout zdroje jinam. Řada z nich tak přehodnocuje rozsah nasazení SaaS řešení pro produktivitu. Závislost na předplatných aplikací SaaS pro produktivitu totiž přináší problémy hlavně ve třech důležitých oblastech:
1. Tlak na náklady
Přechod na dražší licence kvůli zachování původní velikost úložiště a funkcí představuje pro většinu organizací významnou finanční zátěž. Absence kontroly nad budoucími změnami ceníků a dlouhodobá nepředvídatelnost zvyšují finanční nejistotu. Tu navíc budou s velkou pravděpodobností doprovázet i další náklady spojené s výpadky, migrací a přeškolením pedagogických pracovníků i studentů.
2. Obavy o ochranu osobních údajů
Každý rok je téměř 80 % vzdělávacích institucí cílem kybernetických útoků. Vzdělávací instituce jsou oblíbenými cíli vzhledem k citlivé povaze dat, která spravují, např. záznamy o studentech, finanční informace a výsledky vlastních výzkumů. Závislost na cloudovém úložišti třetí strany proto může představovat významné bezpečnostní riziko. Školy tak totiž mají velmi malou kontrolu nad způsobem ukládání i umístěním svých dat.
3. Problémy spojené s dodržováním předpisů:
Předpisy zaměřené na vzdělávání, například FERPA a GDPR, obsahují přísné požadavky týkající se správy osobních údajů. Každá instituce je zodpovědná za to, aby byly její systémy zabezpečené, privátní a auditovatelné – při použití veřejných řešení produktivity může být obtížné požadavky těchto standardů splnit.
Jakým způsobem je sada Synology Office Suite přizpůsobena pro vzdělávací instituce?
V reakci na tyto změny mohou instituce požadující dlouhodobou stabilitu začít používat lokálně hostované sady pro zvýšení produktivity, například sadu Synology Office Suite. Lokální řešení poskytují vyšší flexibilitu úložiště, lepší správu dat, ochranu soukromí a předvídatelné náklady – a v neposlední řadě institucím pomáhají s dodržováním předpisů. Sada Synology Office Suite nabízí komplexní, uživatelsky přívětivou platformu skládající se např. z nástrojů Drive, Office, MailPlus, Chat, Calendar, Contacts a Note Station, se kterými se pedagogičtí pracovníci i studenti naučí snadno pracovat.
Prostřednictvím služeb Synology Drive, Chat a MailPlus mají studenti na svých laptopech, tabletech nebo smartphonech přístup k výukovým materiálům a aplikacím zcela odkudkoli. Učitelé je také mohou používat ke sdílení souborů pro kurzy a k bezpracné organizaci zadání. Prostřednictvím služeb Synology Documents, Spreadsheets a Slides zvládnou studenti navíc v reálném čase spolupracovat. Aplikace Synology Chat jim umožňuje kromě posílání zpráv také sdílet soubory, což opět zjednodušuje komunikaci.
Níže najdete 5 způsobů, jakými řešení Synology pro produktivitu mohou vzdělávacím institucím pomoci s plněním svých požadavků:
1. Flexibilita úložiště
Pomocí sady Synology Office Suite mohou školy přesně přizpůsobovat velikost úložiště svým potřebám. Až se požadavky na úložiště zvýší, instituce svůj fond úložiště jednoduše rozšíří. Jde o flexibilní řešení připravené na budoucnost.
2. Efektivita a stabilní náklady
Sada Synology Office Suite představuje spolehlivou a stabilní alternativu, protože eliminuje opakované poplatky za předplatné a minimalizuje riziko nepředvídatelných změn ze strany poskytovatele. Prostřednictvím jednorázového nákupu získají školy komplexní sadu pro zvýšení produktivity zajišťující dlouhodobou hodnotu a kontrolu nad náklady.
3. Integrované nástroje pro zvýšení produktivity
Sada Synology Office Suite obsahuje integrované nástroje pro spolupráci Drive, MailPlus, Chat a Calendar. Tyto nástroje umožňují pedagogickým pracovníkům a studentům spolupracovat v reálném čase. Tyto nástroje jsou bezplatnou součástí zařízení Synology NAS.
4. Pokročilé zabezpečení a ochrana soukromí
Lokální řešení Synology zaručují úplné vlastnictví a řízení dat, minimalizují riziko úniku informací nebo výpadku služeb a usnadňují institucím dodržování předpisů. Prostřednictvím funkcí jako je šifrování dat a vícefaktorové ověření pomáhají chránit citlivé informace, např. výsledky výzkumu nebo osobní údaje studentů a pedagogických pracovníků.
5. Zjednodušená správa a údržba
Uživatelské prostředí sady Synology Office Suite je velmi podobné běžně používaným řešením kancelářských balíčků. To uživatelům výrazně usnadňuje přechod na toto řešení. Administrátoři mohou efektivně spravovat zařízení, uživatele a zásady zabezpečení prostřednictvím centralizovaných konzolí jako je konzole správce Synology Drive nebo konzole Synology MailPlus Server. Ty nabízejí standardní funkce jako protokoly pro audit klientů i serverů, které lze exportovat. Dále poskytuje granulární přístupová oprávnění usnadňující zprávu a nástroje pro migraci zjednodušující přechod na řešení Synology.
Budování odolné infrastruktury pro budoucnost
Změny v plánech SaaS pro produktivitu možná naruší provoz vzdělávacích institucí, zároveň však představují příležitost k přehodnocení systémů, které tyto instituce v současné době používají. Je to vhodný moment ke zvážení přechodu na spolehlivější, bezpečnější a flexibilnější alternativy.
Sada Synology Office Suite představuje cenově dostupnou a spolehlivou alternativu splňující všechny tyto potřeby – umožňuje školám zachovat si produktivitu, aniž by přišly o kontrolu nad svými daty nebo byly nuceny navyšovat rozpočty.
Obraťte se na naše obchodní oddělení, vyžádejte si odbornou konzultaci a podnikněte první krok k zabezpečení své instituce před budoucími změnami.