SaaS 服務成公司資安隱憂？私有雲生產力方案更能兼具安全及效率

同事共同編輯一份企劃案、團隊以試算表管理專案進度，和跨部門溝通工作事項，當前組織日常的營運，幾乎脫離不了使用多種 SaaS 解決方案，協作的順暢度和即時性已經成為企業成長的關鍵。然而，現代組織協作流程日漸複雜，使用多種 SaaS 服務意味團隊成員得在各平台之間切換作業，且檔案勢必會分散各處，不只影響工作效率，同時容易因人員疏失而提升關鍵資料外流風險，更遑論 IT 維護多平台服務的時間與人力成本。

根據資料安全平台 Varonis 的報告指出，超過 8 成組織曾因 SaaS 生產力工具暴露敏感資料，並且據統計，敏感資料外洩對於單間公司而言，恐造成超過新台幣 8 億元以上的潛在損失風險，可說是無法輕視的資安漏洞，對此許多企業轉而離開 SaaS 服務。例如迪士尼（Disney）近期遭到駭客組織竊取 Slack 上超過 1TB 的訊息、檔案，並決定停用該服務。

然而，一間公司要持續營運，自然不能輕易捨去生產力工具，對此 Synology 旗下基於私有雲架構下打造的 Synology Office Suite 生產力工具，就是兼具安全及效率的最佳解方，釋放團隊協作產能，更能賦予企業 100% 資料掌控權。

SaaS 生產力工具權限分散、難以集中管理，恐成資安漏洞

不安全地使用 SaaS 工具，是企業暴露敏感資料的首要原因，像是缺乏多重身份驗證（MFA）、精細權限設定等，進而使得整間公司的雲端資料都對外敞開大門，成為資安防線上的一大破口。

從 SaaS 工具本身來看，儘管其強化了團隊及遠端協作，員工能輕鬆分享和共用企業資料，但經常會出現影子 IT 的問題：各部門自行啟用多種 SaaS 工具，卻未告知 IT 部門，導致許多第三方應用程式沒納入公司的安全規範中。這麼一來即便各 SaaS 應用程式都有安全措施，一般使用者卻不如 IT 人員專業，不一定懂得完整設置，就容易出現漏洞並面臨資安風險。

再者，除了工具本身的安全性，許多工作者缺乏對 SaaS 平台中適宜存放的資料類型、存取權限與流程管理等安全性意識，這種認知差距可能導致安全漏洞和資料洩漏。舉例來說，內外部共用文件時，大多會用到共享連結的功能，但如果沒有設置檔案密碼、下載與編輯權限或連結有效期限，就可能讓有心人士存取甚至不法利用機敏資料。

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部署私有雲生產力工具，企業可安全提升營運效率

利用私有雲部署於組織內部的生產力工具，相較之下更適合擁有許多敏感資料的產業，例如金融、醫療保健和教育行業。Synology Office Suite 提供協作與溝通兩大領域的生產力解決方案，從檔案管理服務 Drive、協作平台 Office，到電子郵件系統 MailPlus 與即時溝通軟體 Chat，皆能為企業帶來以下四大優勢：

重拾 100% 資料主控權：所有生產力工具都在私有雲中運作，團隊能享受同樣的操作便利性，亦可接收來自組織本地網路的完整隱私保護，確保機密檔案無需上傳至外部公有雲，增加資料洩露的風險。
集中化的 IT 管理體驗：Synology Office Suite 中的套件多配有集中化管理平台，便於 IT 人員設定、監控所有使用者活動，降低前述 SaaS 過度分散、難以管理的問題。像是 Synology Drive 主控台中，IT 便可一覽當前檔案伺服器的狀態、查看有大量分享或存取的檔案，還能遠端移除可疑的連線裝置，一併刪除已下載到本地端的同步檔案；而在 MailPlus Server 可透過圖像化介面輕鬆監控郵件伺服器安全性，並利用詳細稽核日誌，快速查看員工收發郵件的異常事件，有助於 IT 人員以最少人力和時間，確保日常順暢營運。

Synology Drive 管理主控台可以一覽所有裝置資訊，並提供多種管理功能，便於 IT 人員掌握檔案狀態。

Synology Drive 管理主控台可以一覽所有裝置資訊，並提供多種管理功能，便於 IT 人員掌握檔案狀態。

Synology MailPlus Server 便於 IT 人員在單一介面中掌握各種資訊，包含針對電子郵件伺服器的威脅等，可迅速制定相關應對策略。

Synology MailPlus Server 便於 IT 人員在單一介面中掌握各種資訊，包含針對電子郵件伺服器的威脅等，可迅速制定相關應對策略。

完整的檔案權限控管：Synology 設計相當精細的檔案存取權限，以 Office 協作平台來說，內部人員可否編輯、刪除、分享 IT 都能視組織規範設定，並能掌握每個檔案的存取或刪除狀況，確保達成組織稽核標準。面向外部檔案共享時，Office 則可自訂密碼和有效期限，還可替團隊資料開啟浮水印和限制下載功能，未來還預計支援 Synology C2 Transfer 高安全性的純雲端檔案服務，經由此服務生成分享連結後，團隊即可用端對端加密的方式對外傳送檔案，杜絕有心人士輕易獲取檔案的風險。

以備份增添多一層保障：不只強化生產力工具本身的安全性和管理易用性，存放於 Synology Office Suite 上的檔案，自然也受到 Synology 伺服器內建的備份服務所保護，無論 IT 人員要備份至另一台伺服器中，還是選擇上雲達成異地備份，都有原生工具支援，為重要的營運資料築起最堅固的防護。

另外，多數雲端服務供應商採使用者人數計價，企業還得留心 SaaS 訂閱方案價格突然調漲，尤其規模愈大的組織，整體支出成長會愈顯著，對需謹慎評估預算的 IT 部門來說，形同不定時炸彈。採用 Synology Office Suite 私有雲生產力解決方案的好處，在於只需前期一次性硬體導入成本，無需支付訂閱費用，即便有擴充需求也能提早編列，大幅減少成本波動隱憂。

因此，Synology Office Suite 可說是現代企業對在安全、效率與成本效益的交集點，廣受全球教育、醫療、金融等產業的龍頭公司信任，當前全球各國已有 1.3 億的活躍使用者，正透過 Office Suite 享有安全高效的協作服務，證明無論在內部合作或外部協作，都能大幅增進企業團隊的產能。