Gestire progetti, monitorare i progressi e comunicare le attività sono essenziali quotidiani per le organizzazioni, con molte che si rivolgono a soluzioni di produttività SaaS per abilitare la collaborazione in tempo reale e stimolare la crescita aziendale. Tuttavia, l’uso di più servizi può disperdere i file, ridurre l’efficienza e aumentare il rischio di perdite di dati. Inoltre, mantenere varie piattaforme è costoso in termini di tempo e risorse per i team IT.
Secondo un rapporto di Varonis, oltre l’80% delle organizzazioni ha esposto involontariamente dati sensibili attraverso strumenti di produttività SaaS. Questa statistica allarmante rivela che le perdite di dati potrebbero portare a perdite superiori a 28 milioni di dollari per una singola azienda, evidenziando una vulnerabilità critica alla sicurezza che non può essere ignorata. Di conseguenza, molte aziende stanno rivalutando la loro dipendenza dai servizi SaaS. Ad esempio, Disney è stata recentemente hackerata da un gruppo di cybercriminali che ha rubato oltre 1TB di messaggi e file da Slack, spingendo l’azienda a interrompere il servizio.
Autorizzazioni decentralizzate e gestione inadeguata degli strumenti di produttività SaaS possono portare a vulnerabilità alla sicurezza
L’uso non sicuro degli strumenti SaaS è la principale causa di esposizione dei dati sensibili delle aziende, come la mancanza di autenticazione a più fattori (MFA) e impostazioni di autorizzazione dettagliate. Queste lacune possono lasciare i dati cloud dell’azienda completamente aperti a minacce esterne, portando a una grave violazione delle difese di cybersecurity.
Dal punto di vista degli strumenti SaaS stessi, essi migliorano la collaborazione del team e a distanza, consentendo ai dipendenti di condividere e accedere facilmente ai dati aziendali. Tuttavia, questa comodità porta spesso a shadow IT, dove i dipartimenti adottano indipendentemente più strumenti SaaS senza informare il team IT. Di conseguenza, molte applicazioni di terzi aggirano le politiche di sicurezza dell’azienda. Sebbene gli strumenti SaaS includano funzionalità di sicurezza integrate, gli utenti regolari possono mancare della competenza tecnica dei professionisti IT per configurare correttamente queste impostazioni, esponendo l’organizzazione a potenziali vulnerabilità e rischi di cybersecurity.
Inoltre, molti lavoratori non sono consapevoli dei tipi di dati appropriati per l’archiviazione nelle piattaforme SaaS, delle autorizzazioni di accesso e della gestione dei processi, portando a vulnerabilità di sicurezza e perdite di dati. Scenari di esempio includono la condivisione di documenti interni ed esterni senza impostare password per i file, autorizzazioni di download e modifica, o date di scadenza dei link, consentendo l’accesso malevolo ai dati sensibili.
Tuttavia, gli strumenti di produttività continuano a svolgere un ruolo fondamentale nelle operazioni organizzative. Synology Office Suite, costruito su un’architettura cloud privata, offre la soluzione ideale che combina sicurezza ed efficienza, liberando le capacità di collaborazione del team mentre offre all’impresa il controllo al 100% dei dati.
Distribuire strumenti di produttività cloud privati può migliorare la sicurezza e l’efficienza per le imprese
L’utilizzo della distribuzione cloud privata per strumenti di produttività all’interno di un’organizzazione è più adatto per settori che gestiscono grandi quantità di dati sensibili, come finanza, sanità ed educazione. Synology Office Suite fornisce soluzioni di produttività che vanno dalla gestione dei file con Synology Drive, piattaforme di collaborazione come Synology Office, sistemi di posta elettronica come Synology MailPlus, alla comunicazione in tempo reale con Synology Chat, offrendo quattro vantaggi principali per le imprese:
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Riconquistare il controllo al 100% dei dati: tutti gli strumenti di produttività operano all’interno di un cloud privato, consentendo ai team di avere la stessa comodità, ma con completa privacy attraverso la rete locale dell’organizzazione. Questo garantisce che i file riservati non vengano caricati su cloud pubblici esterni, riducendo il rischio di perdita di dati.
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Esperienza di gestione IT centralizzata: Synology Office Suite offre una piattaforma di gestione centralizzata che semplifica la configurazione e il monitoraggio delle attività degli utenti per il personale IT. Questo affronta le sfide della gestione degli strumenti SaaS decentralizzati e delle loro complessità associate. Ad esempio, in Synology Drive Admin Console, il personale IT può visualizzare lo stato attuale del file server, controllare i file con un numero anormalmente elevato di condivisioni o accessi, rimuovere da remoto i dispositivi connessi in modo sospetto e eliminare i file sincronizzati scaricati localmente.
In MailPlus Server, gli amministratori IT possono monitorare la salute del server di posta tramite una dashboard e individuare rapidamente eventi anomali utilizzando registri di audit dettagliati, aiutando il personale IT a garantire operazioni quotidiane fluide con il minimo tempo e sforzo.
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Controllo granulare delle autorizzazioni sui file: Synology offre autorizzazioni di accesso ai file complete. I dipendenti possono modificare, eliminare e condividere file configurati secondo le politiche aziendali. Inoltre, i log di accesso e di eliminazione di ciascun file possono essere monitorati ed esportati per garantire la conformità agli audit. Quando si condividono file esterni, i dipendenti possono impostare password personalizzate e date di scadenza, nonché aggiungere filigrane e limitare i download per file o cartelle sensibili.
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Aggiunta di un ulteriore livello di protezione con i backup: Oltre a migliorare la sicurezza e l’usabilità degli strumenti di produttività stessi, i file archiviati su Synology Office Suite sono naturalmente protetti dal servizio di backup integrato di Synology. Che il personale IT debba eseguire il backup su un altro server o scegliere il backup cloud per il backup remoto, può fare affidamento sugli strumenti integrati per garantire una protezione robusta dei dati operativi critici.
Inoltre, la maggior parte dei fornitori di servizi cloud addebitano in base al numero di utenti, e le aziende devono essere attente agli improvvisi aumenti di prezzo nei piani di abbonamento SaaS. Soprattutto per le organizzazioni più grandi, le spese possono aumentare significativamente in un attimo, ponendo una sfida scomoda per la rivalutazione del budget. I vantaggi dell’adozione della soluzione di produttività cloud privata di Synology Office Suite includono un costo di implementazione hardware una tantum, senza costi di abbonamento ricorrenti. Anche quando è necessaria un’espansione dell’infrastruttura, il budget può essere pianificato in anticipo, riducendo significativamente le fluttuazioni dei costi.
Pertanto, Synology Office Suite rappresenta l’intersezione tra sicurezza, efficienza e convenienza economica per le imprese moderne, fidato da aziende leader in vari settori come l’istruzione, la sanità e la finanza a livello globale. Attualmente, ci sono oltre 13 milioni di utenti attivi in tutto il mondo che godono di servizi di collaborazione sicuri ed efficienti con Synology Office Suite, dimostrando che migliora significativamente la produttività dei team aziendali, sia per la collaborazione interna che esterna.
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