Official Blog
被迫升級 Microsoft Exchange 前,你應該先認識 Synology MailPlus
Ann Tsai
2021-12-23

被迫升級 Microsoft Exchange 前,你應該先認識 Synology MailPlus

郵件伺服器的版本更新對企業 IT 來說往往是一大挑戰,今年 11 月,許多企業會採用的郵件系統 Microsoft Exchange 新版即將上線,但這可能是 IT 人員頭痛的開始。

如果企業選擇不升級 Exchange 繼續使用舊版,可能會遇到郵件伺服器版本的安全性問題。受限於 Exchange 每 10 年會淘汰舊版的版本規則,舊有版本一旦過了支援階段,將不再修正其安全性問題,使用者可能會遇到舊版 Exchange 的信件被其他伺服器認為是不安全的來源,導致無法寄送的情況。甚至也可能有更棘手的問題,如今年 2021 年 3 月 Exchange 爆發的多個高危險漏洞。若此時遇到舊版本無提供安全性更新,可能使企業郵件伺服器暴露在危險的網路環境中,造成企業機密信件與資料的外洩。

在實際案場經驗中,類似情境屢見不鮮。舉例來說,上市公司中環集團過去採用微軟舊版 Microsoft Exchange 郵件系統,當時剛好碰到微軟官方停止修補安全性漏洞,導致過去寄給客戶的信件常常被退件。中環集團綜合考量整體升級維護的鉅額成本和郵件伺服器功能需求,最終選擇以 Synology MailPlus 郵件伺服器取代原有系統。

企業升級或上雲後,都須面對更沉重的成本結構

當然,遇到類似挑戰,企業首先評估的一定是升級新版 Exchange,讓企業持續採取 Exchange 的 On-prem 架構,然而這也將使企業面臨另一種挑戰。根據 Exchange 的官方公告,新版將調整原本的買斷制為訂閱制,對現有採用 Exchange 2013、2016、2019 版本的企業組織來說,首先要考量的就是要如何重新規劃整體成本,重新盤點準備升級或是升級後的相關預算。因為訂閱機制多依使用人數收費,對於不斷成長中的企業來說,隨著組織擴編,需使用的帳號持續增加,每年需支付的費用也會不斷增加,長期訂閱成本形成財務負擔。

(圖說:現有採用 Exchange 的企業,都將陸續遇到需升級新版 Exchange,或是改採其他郵件方案的選擇題 。)

除了升級 On-prem 的 Exchange 新版以外,您還有第二個升級的選項,是直接升級到 M365 的雲端郵件伺服器架構。不過,目前市面常見的雲端或是 SaaS 郵件系統解決方案,通常也不完全能適用企業級應用情境。例如, SaaS 郵件方案缺乏郵件備份與稽核功能,在重要郵件遭誤刪後無法復原;或是發生爭議事件時,無法快速搜尋查找相關信件,只能依日期手動查找,難以滿足 IT 事後稽核需求,且雲端按使用者數訂閱的成本結構,很可能會隨著公司規模成長而快速增生為巨大負擔。以 Google 郵件方案採每名使用者每月 6 美元計價為例,一間有 100 名使用者的企業,一年就要負擔 7200 美元的高價,且須面臨 Google 可能無預警漲價的風險。

除此之外,並不是所有產業都有上雲的選項可選。像是金融業、醫療產業這類機敏產業,系統上雲相當於將服務委外,較難滿足各項合規作業所需要的稽核流程要求,也難以掌握對於資料的所有權。

由此可見,企業的 Exchange 伺服器,無論是要採取 On-prem 的架構升級,或是轉移至雲端郵件方案都會遇到成本結構、管理功能、資料隱私性等許多關卡。這也是為什麼在諮詢 Synology MailPlus 郵件伺服器的企業中,有很大一部份來自原先使用 Exchange 或雲端 SaaS 郵件服務的情境。

Synology MailPlus 是 Synology 基於 NAS 所推出的私有雲郵件系統,針對上述討論到的整體升級費用、安全性,資料所有權等等考量,通通可以迎刃而解。

一次性採購成本,擺脫訂閱制費用

首先,是解決最讓企業頭痛的成本問題。 Synology MailPlus 採取一台機器終身授權,企業僅需依效能及容量需求選購合適的 NAS 伺服器及硬碟,再按照實際使用人數採購永久性授權,即可以一次性導入成本,自建一套可永久使用的郵件服務架構。

(圖說:Synology MailPlus 是一套結合伺服器以及軟體授權的郵件解決方案 。)

舉例來說,以一間 100 名員工的企業,要建置三年期的郵件伺服器來計算整體費用。若採用 Microsoft Exchange 伺服器,除了硬體採購費用,還會需要作業系統的授權費用,以及依據帳號人數的訂閱費用,總價是 2 萬 9500 美元的建置費用,還要考量到後續若要升級伺服器,也得計入升級的可能預算。

但若轉換至 Synology MailPlus,由於省去帳號的訂閱費用,企業只需要一開始伺服器的建置費(以使用一台企業級機種 DS1621xs+ 來計算,就是 1900 美元),加上採購永久性授權(100 名員工減去 MailPlus 預設的 5 名免費授權),總價僅僅有 6,650 美元的費用,相較於 Exchange 可大幅節省 77 % 費用。

延伸了解 | Synology MailPlus 授權計劃

一鍵升級不麻煩,終身享有新功能與安全性更新

企業除了需掌握升級費用外,還要考量到後續升級程序的便利性。 Synology MailPlus 系統的優勢還包括後續升級僅需於系統內一鍵升級,不再受到系統版本更新的手續以及費用所擾。

除此之外, Synology MailPlus Server 支援 LDAP 與 AD 帳號系統,不像 Exchange 必須綁訂 Windows AD,在管理上也更為彈性。再加上 MailPlus 在操作介面也更加平易近人,Server 所有功能在 UI 上即可完成。例如,MailPlus Server 可在 UI 上直接設定 DKIM,但 Exchange 要透過第三方的工具才能做到。

(圖說:MailPlus Server 可在 UI 上直接設定 DKIM,不像 Exchange 要透過第三方的工具才能做到。)

為企業把關隱私與可用性,同時最大化服務時間

對企業來說,Synology MailPlus 的單一系統管理,也更適合用於處理核心營運流程以及合規性的安全、控制及備份要求。例如,以醫療產業來看, MailPlus Server 提供集中化的多網域管理,能將資料儲存在本地端,並安全地傳輸機密的病患資訊。此外, Synology MailPlus 所有商務郵件管理功能均內建於 NAS,IT 可以按需啟用稽核、備份等管理應用。

除了遵守所有資料保護法規,讓企業完整掌握資料主權外, MailPlus 也能滿足企業提高服務可用性的需求,除了可搭配 Synology 備份相關套件,讓信件備份更有彈性外,透過 Synology MailPlus 套件中心的一鍵升級,系統停機(downtime)時間不超過一小時,甚至更短,不像 Exchange 動輒需停機數小時。此外,透過部署 Synology MailPlus High Availability 或 Synology High Availability (SHA) 或 兩種高可用性架構,將服務中斷機率降至最低,並最大化郵件服務時間,確保業務正常營運。

目前,中小企業常見的郵件服務選擇除了架設 Microsoft Exchange 以外,還包括硬體式的郵件伺服器、訂閱雲端服務。但隨著組織規模持續擴張,企業需要一套無論在預算或是管理上都更有彈性的郵件系統,當您還在煩惱自家的 Microsoft Exchange 該如何升級時,不妨考慮採用 Synology MailPlus 來滿足所需吧。